Lyhyt kuvaus
Kaakkois-Suomen Tieto Oy (myöhemmin Kymijoen ICT) kilpailuttaa AV-ratkaisujen ja palvelujen hankinnan. Hankinnan kohteena ovat erilaiset AV-laitteet (tavarat) ja näihin liittyvät palvelut. Hankinnan tavoitteena on saada Kymijoen ICT:n ja sen asiakkaiden (eritelty tarjouspyynnön liitteellä 1 Hankinnan kohde) käyttöön erilaiset AV-ratkaisut "avaimet käteen" -periaatteella. AV-palveluissa sopimuskaudella huomioitavaa on teknologian kehitys, skaalautuvuus, asiakaskohtaiset tarpeet sekä nykyinen hajanainen olemassa oleva AV-laitteiden kanta. Kymijoen ICT:n asiakkaat ovat aikaisemmin hankkineet AV-ratkaisuja erikseen, kukin tahollaan eri sopimuksien kautta. Tämän hankinnan tavoitteena on keskittää laitehankinnat, -hallinta sekä AV-palvelut Kymijoen ICT:lle siten, että Kymijoen ICT:n asiakkaat saavat yhtenäisen ja Kymijoen ICT:n hallitseman AV-ratkaisujen ympäristön.
Tämän AV-ratkaisuja koskevan hankinnan kautta hankitaan Kymijoen ICT:n asiakkaille kustannustehokkaita, laadukkaita, aina ajantasaisia AV-laitteita sekä näiden erilaisia ylläpito-, tuki- ja huoltopalveluita. Tuki laiteympäristöihin ja AV-ratkaisujen sovelluksiin toteutetaan joko etänä etätyökaluja käyttäen ja/tai paikan päällä loppukäyttäjän luona. AV-ratkaisuja hankitaan uusiin tiloihin, nykyisiin olemassa oleviin tiloihin uusiin käyttötarpeisiin tai olemassa olevien vanhentuneiden laitteiden tilalle. Lisäksi AV-ratkaisuja voidaan hankkia olemassa olevien rikkoutuneiden laitteiden tilalle.
AV-ratkaisujen hankintaan sisältyy tiiviisti erilaisia AV-palveluita, kuten esim. tilakartoitukset, tarvekartoitukset, suunnittelu, konsultointi, koulutus, dokumentaatio, toimitus, asennus, käyttökuntoon kytkeminen, ohjelmointityö, vanhojen laitteiden poisto jne. Palveluita tilataan tapauskohtaisesti eli niitä ei välttämättä tilata jokaisen laitehankinnan yhteydessä.
Kymijoen ICT ja sen asiakkaat eivät sitoudu ostomääriin sopimuskaudella. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) tarjoaja.
Tarjoajalla tulee olla kyky toteuttaa isoja ja mittavia AV-kokonaisuuksia räätälöityinä ratkaisuina (esim. oppilaitos- ja sairaalakokonaisuudet, auditoriot, valtuustosalit jne.)
Sopimuskausi on 18kk (1,5 vuotta), jota on mahdollista jatkaa yhdellä 18kk (1,5 vuotta) ja/tai yhdellä 12kk (1 vuosi) optiokaudella. Yhteensä enintään 48kk eli 4 vuotta. Optiokauden tai -kausien käyttöönotosta päätetään 6kk ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.
AV-ratkaisuja hankitaan pääasiassa kunta-alan asiakkaille, jotka toimivat hallinnon, opetuksen ja terveydenhuollon toimialueilla. Tyypilliset tilat joihin AV-ratkaisuja hankintaan ja missä tukea tarvitaan ovat erikokoiset kokoustilat, luokkatilat ja yleiset tilat (esim. aulat). Räätälöityjä ratkaisuja tarvitaan auditorioissa, liikunta-, valtuusto- ja juhlasaleissa.
Hankinnan sisältö koostuu pääosin näytöistä, projektoreista, interaktiivisista monikosketusnäytöistä, dokumenttikameroista, erilaisista AV-oheislaitteista sekä näihin rinnastettavissa olevista laitteista tarjouspyynnön mukaisesti. AV-ratkaisuissa voi tapahtua muutoksia sopimuskaudella ja niistä sovitaan tarjoajan ja Kymijoen ICT:n välisin neuvotteluin.
Kaikkiin tarjottuihin laitteisiin tulee sisältyä vähintään 36kk on-site takuu (pl. kaapelit, joissa valmistajan takuun mukainen takuuaika).
Palvelu toteutetaan pääsääntöisesti arkisin klo 8-16, mutta tarvittaessa erikseen sovittuna normaalityöajan ulkopuolella klo 16-18 välisenä aikana.
Tarjoaja sitoutuu käyttämään Kymijoen ICT:n toiminnanohjausjärjestelmää tilausten ja muiden tikettien käsittelyssä (tarjoajalle annetaan tunnukset Kymijoen ICT:n toimesta sopimuskaudella).
Lisätietoja tarjouspyynnön liitteissä.