Hankinnan kuvaus
Palvelu pitää sisällään puhtaiden mattojen toimituksen kohteisiin, käytettyjen mattojen noudon tilaajan kanssa sovituin vaihtovälein sekä vaihtomattojen kunnon tarkastuksen, vaihtomattojen pesun ja kuivatuksen. Tilaaja ei osta omaksi vaihtopalveluun kuuluvia mattoja, vaan vuokraa ne palveluntuottajalta.
Syntyvä palvelusopimus koskee nitriilikumipohjaisten nylonmattojen vaihtopalvelua. Sopimustoimittajalla tulee olla valikoimissaan myös design-mattoja. Näiden mattojen tarve on vähäinen, ja niiden mahdollisesta hankinnasta sovitaan aina erikseen.
Tilaukset:
Toimituspaikat ovat tällä hetkellä Mikkelin kaupungin toimipisteissä. Paikkoja voidaan myös lisätä tai vähentää sopimuskauden aikana.
Mattojen koot, värit, määrät ja vaihtovälit kohteittain sovitaan kunkin tilauksen yhteydessä. Tällä hetkellä käytössä olevat koot senttimetreinä: 85x150, 115x200, 115 x 240, 85x250 ja 150x250.
Tilaajalla on oikeus muuttaa kohteissa olevien mattojen kokoja, vaihtovälejä ja värejä sekä lisätä tai vähentää eri toimipisteisiin toimitettavien mattojen määrää. Yksittäisten vaihtomattojen muutokset tapahtuvat ilman irtisanomisaikaa. Kiireellisissä tapauksissa, jolloin vaihtomatto on likaantunut runsaasti, matolle voidaan tilata ylimääräinen vaihto normaalista vaihtovälistä poiketen. Palvelu voidaan veloituksetta keskeyttää esim. koulujen ja päiväkotien lomien ajaksi. Keskeytyksen aikana mattoja ei vaihdeta eikä niistä peritä vuokrahintaa. Koulujen loma-ajat ovat nähtävissä kaupungin internetsivuilla.
Vaihtomattopalveluun voivat liittyä tilaajan mahdolliset uudet toimipisteet. Mahdolliset lisätilaukset tai tilauksiin liittyvät muutokset tilaaja pyrkii tekemään vähintään kaksi (2) viikkoa ennen toimituksen toivottua alkamista. Palvelun tulee sisältää maksuton kohdekartoitus tarkoituksenmukaisen matotusvaihtoehdon löytymiseksi palvelutilauksen yhteydessä. Mattoja tulee olla saatavilla myös lyhytaikaiseen käyttöön esim. juhliin.
Toimitustapa:
Palveluntuottaja suorittaa mattojen vaihdon tilaajan kanssa sovituissa paikoissa Mikkelin kaupungin eri toimipisteissä normaaleina aukioloaikoina. Eri toimipisteiden aukioloajat poikkeavat toisistaan, ja palveluntuottajan on kyettävä suorittamaan mattojen vaihdot myös virka-ajan ulkopuolella esim. laitoksissa. Osa kohteista on lukittuna ja tarjoajan on sovittava käytäntö mattojen vaihdon toteuttamisesta kohteen yhteyshenkilön kanssa. Kohteen yhteyshenkilö voidaan joutua kutsumaan puhelimitse paikalle avaamaan ovet. Tilaaja ei ole velvollinen korvaamaan mahdollisesta odotteluajasta koituvia kustannuksia. Kohteiden yhteyshenkilöt puhelinnumeroineen ilmoitetaan tilauksen yhteydessä.
Toimitusehto:
TOP tilaajan eri yksiköiden ja yhtiöiden toimipisteet, Mikkeli, Etelä-Savon alue. Toimitettava tilaajan myöhemmin esittämiin kohteisiin matot paikoilleen vaihdettuna. Kohdeluettelo on tarjouspyynnön liitteenä, tämänhetkisillä tiedoilla.
Toimitusaika:
Matot on toimitettava kohteisiin viikon kuluessa tilauksesta. Tilaaja edellyttää palveluntuottajan toimittavan myös mahdolliset lisätilaukset kohteeseen viikon kuluessa tilauksesta. Kiireellisissä tapauksissa puhdas matto on toimitettava yhden—kahden (1—2) vuorokauden kuluessa ilmoituksesta. Palvelun tulee sisältää maksuton kohdekartoitus tarkoituksenmukaisen matotusvaihtoehdon löytymiseksi palvelutilauksen yhteydessä. Mattoja tulee olla saatavilla myös lyhytaikaiseen käyttöön esim. juhliin.
Hinnat:
Tarjoajan tulee ilmoittaa arvonlisäverottomat hinnat. Hinnat ovat voimassa koko sopimuskauden ajan, mikäli niitä ei muuteta. Hintoja voidaan tarkistaa ensimmäisen kahden (2) sopimusvuoden jälkeen. Hinnantarkistusesitys on tultava kolme (3) kk ennen kuin hinnantarkistuspäätöstä. Tarjoaja sitoutuu tarjouslomakkeelle annettuihin hintoihin.