Tila- ja resurssihallintajärjestelmän hankinta

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena olevan tila- ja resurssihallintajärjestelmän on sisällettävä vähintään toimisto-, vastaanotto-, ym. tilojen tietotekniseen hallintaan käytettävät järjestelmät ja mahdolliset laitteet.

Järjestelmän on tuotettava raportointi tilojen tai kiinnitettyjen yksiköiden varauksista sekä mahdollistettava mobiilikäyttö. Laatupisteytyksellä korostetaan mm. palveluntuottajan kyvykkyyttä, tilaajalle soveltuvia integraatioita ja tilavarausautomaatiota. Hankinnan kohteena olevan tila- ja resurssihallintajärjestelmän on sisällettävä vähintään toimisto-, vastaanotto-, ym. tilojen tietotekniseen hallintaan käytettävät järjestelmät ja mahdolliset laitteet.

Järjestelmän on otettava huomioon tilaajan toiminnan ominaispiirteitä sekä tilojen erilaiset varustelut, käyttötarkoitus ja sopivuus tarvittavaan toimintaan tai palvelun tuottamiseen. Tilojen käyttötarkoituksia ovat mm. toimistohuoneet, työpisteet, vastaanottotilat, kokous-/ryhmätilat ym. tukitilat. Järjestelmän tulee toimia toimistoympäristössä ja sosiaali- ja terveydenhuollon erilaisissa toimitiloissa. Kuntayhtymällä on tiloja käytössään n. 275 000 bm² Siun soten alueella. Järjestelmää otetaan käyttöön ensisijaisesti uudis- ja muutoskohteissa ja sitä laajennetaan kuntayhtymässä tarpeen ja käyttökokemuksen perusteella.

Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä on pyytänyt tarjouksia tila- ja resurssihallintajärjestelmästä tehostamaan tilojen käyttöä teknologisin ratkaisuin. Sopimuskausi 1.2.2022 alkaen ja jatkuen toistaiseksi voimassa olevana.

Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo 1 000 000 eur (alv 0 %) ylittää EU-kynnysarvon. Ennakoitu kokonaisarvo on laskettu sopimuskauden ajalle toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen kyseessä ollessa 48 kk:n ajalle.

Hankinnasta julkaistiin markkinakartoitustietopyyntö 5.-18.10.2021 väliseksi ajaksi julkisten hankintojen ilmoituskanavalla Hilmassa. Tietopyyntöön saatiin viisi (5) vastausta. Hankinta valmisteltiin huolellisesti ja huomioitiin tietopyynnöissä saadut vastaukset hankintayksikön tarpeen mukaisesti.

Hankinta on aloitettu omana toimintana sähköistä Cloudia -kilpailutusjärjestelmää käyttäen. Tarjouspyyntö on julkaistu 16.11.2021 julkisten hankintojen ilmoituskanavalla Hilmassa, EU-komission julkaisutoimiston ylläpitämässä TED-palvelussa sekä Siun soten Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa.

Hankintamenettelynä on käytetty hankintalain (1397/2016) 32 §:n mukaista avointa menettelyä. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole olleet sallittuja. Hankintamalli on yhden (1) palveluntuottajan hankintasopimus. Tarjoukset tuli jättää 20.12.2021 klo 09.00 mennessä.

Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi hankintayksikkö on päätynyt keskeyttämään hankinnan 9.12.2021. Tarjouspyyntö on osoittautunut tulkinnanvaraiseksi. Esitettyjen lisätietokysymysten perusteella hankintayksikkö on todennut, että sillä ei ole ollut riittävän laajaa tietämystä markkinoiden tilanteesta ja päätynyt ratkaisuun, jossa hankinta palautetaan uudelleen valmisteltavaksi. Yhtään tarjousta ei ollut jätetty hankinnan keskeyttämisilmoitukseen mennessä. Esitettyihin lisätietokysymyksiin ei vastattu, vaan ne jäävät sellaisenaan hankintayksikön käyttöön uutta hankintaa valmisteltaessa.

Lisätietoja

Kilpailutusprosessi on keskeytetty. Kilpailutus oli valmisteltu hankintayksiköllä olleen parhaan mahdollisen tiedon valossa, suurta huolellisuutta käyttäen. Esitettyjen lisätietokysymysten perusteella hankintayksikkö on päätynyt ratkaisuun, että tarjouspyyntö on osoittautunut tulkinnanvaraiseksi. Hankinta keskeytetään tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi sekä palautetaan uudelleen valmisteltavaksi. Hankintayksikkö pyrkii aloittamaan uuden hankintamenettelyn mahdollisimman pian.

Hankinnan keskeyttäminen tarkoittaa, ettei jo aloitettua hankintaprosessia saateta loppuun, vaan prosessi keskeytetään ja käynnistetään täysin uusi hankintaprosessi. Hankinta voidaan keskeyttää hankintalain 125 §:n perusteella vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintayksikkö on kohdellut kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toiminut suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.