Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohde on Turun kaupungin digitaalisten tietoaineistojen (asiakirjat, rekisterit ja muu aineisto metatietoineen) säilyttämiseen ja tietopalveluun soveltuva järjestelmä.
Järjestelmä mahdollistaa useiden erillisten loogisten aineistokonaisuuksien tallentamisen, säilyttämiseen, hallinnoinnin ja käyttämisen. Esimerkkejä kokonaisuuksista ovat tehtäväluokkakohtaiset ja/tai muulla perusteella (muun muassa käyttötapa, alkuperä, omistaja, sisältö) rajatut säilytyskokonaisuudet.
Säilytettävä aineisto voi olla sähkösyntyistä tai digitoitua, ja säilytysjärjestelmässä voidaan hallita aineiston koko säilytyksenaikainen elinkaari. Aineistot pysyvät säilytysjärjestelmässä säilytyksen aikana muuttumattomina ja todistuskelpoisina. Aineistosta voidaan tehdä monipuolisia hakuja, ja sitä voidaan koostaa julkaistaviksi ja jaettavaksi järjestelmän kautta. Aineistot voidaan hävittää (tuhota) järjestelmästä, kun niille määritelty säilytysaika umpeutuu tai siirtää pitkäaikaissäilytykseen esimerkiksi kansalliseen pitkäaikaissäilytys- tai arkistopalveluun.
Järjestelmässä tulee huomioida kansalliset pitkäaikaissäilytyksen ja tiedonhallinnan standardit. Kansallisista normeista Kansallisarkiston SÄHKE2-normi on arkistolain mukaan mukaan kuntia velvoittava. Säilytysjärjestelmän tulee olla SÄHKE2-sertifioitu.
Nykytila
Turun kaupungin asiankäsittely- ja palveluprosessien tietoaineistoja luodaan, vastaanotetaan ja käsitellään useissa eri järjestelmissä. Aineisto on muodoltaan vaihtelevaa (tekstiasiakirjat, kartta-aineistot, valokuvat, videot, äänitteet, tietomallit sekä rekisteritieto). Aineistoja käsitellään syntyjärjestelmässään (jatkossa operatiivinen järjestelmä), joista ne on tarve siirtää säilytysjärjestelmään, kun:
— tietojen säilyminen on vaarantunut
— operatiivisesta järjestelmästä luovutaan
— tietoaineiston säilytysaika on niin pitkä (pysyvästi tai kymmeniä tai satoja vuosia), että se ylittää yksittäisen järjestelmän eliniän
— aineistot halutaan muusta syystä tallentaa säilytysjärjestelmään joko käsittelyprosessin aikana tai heti sen päätyttyä.
Tarkempi hankinnan kuvaus liite 7.