Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymän asianhallinta- ja dokumentinhallintaratkaisut

Lyhyt kuvaus

Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymä pyytää tarjouksia Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymän asianhallintaratkaisusta ja dokumentinhallintaratkaisusta.
Hankinnan kohteena on valmisohjelmistoon perustuva asianhallintaratkaisu ja dokumentinhallintaratkaisu, joka toteutetaan palveluna. Ratkaisu sisältää kaikki tarjouspyyntödokumentaatiossa määritellyt toiminnallisuudet, kuten asiankäsittelyn, asianhallinnan ja asiakirjanhallinnan.

Hankinnan kuvaus

Vuoden 2022 alussa toimintansa aloittavassa Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymässä on tunnistettu hallinnollisten palveluiden prosessien ja tiedonhallinnan sähköistämisen ja tehostamisen tarve. Kuntayhtymä tarvitsee nykyaikaiset sähköiset järjestelmät, joilla asian- ja tiedonhallintaa toteutettaisiin nykyaikaisin sähköisin järjestelmin ja toimintatavoin.
Asianhallinta toteutetaan tällä hetkellä manuaalisena toimintona, jolloin asiankäsittelyvaiheita ei voida seurata ja asiankäsittely vaatii paljon manuaalista työtä. Dokumenttien tallennuskäytänteet ovat kirjavia. Tällä hetkellä käytössä on useita eri operatiivisia järjestelmiä, joilla on toisistaan eriäviä käyttökohteita.
Tavoitteena on saada manuaalisten toimintojen tilalle sähköinen järjestelmäratkaisu, joka mahdollistaa sähköiset asianhallinnan prosessit, asiakirjahallinnan, arkistoinnin, hävittämisen sekä muita sähköisiä toimintoja (mm. kokoushallinta, sähköinen allekirjoitus ja sähköinen sopimusarkisto).
Hankinnan kohteena on tilaajan asianhallintaratkaisu (myöhemmin ratkaisu). Hankinnan tarkoituksena on hankkia ja käyttöönottaa toimittajan tuottama ja toimittama valmis palvelu (SaaS-palvelu), jonka käyttöönottoon, asiakaskohtaiseen sovittamiseen ja ohjeistukseen sekä koulutukseen liittyvät aineistot ovat saatavilla vähäisellä asiakaskohtaisella sovittamisella.
Hankinnan tavoitteena on hankkia asianhallinnan yhtenäinen, integroitu ja helppokäyttöinen järjestelmäkokonaisuus, joka tukee asiankäsittelyn koko elinkaarta tietojärjestelmästä riippumatta. Ratkaisu on jokaiselle käyttäjälle helppokäyttöinen (mm. käyttö vaatii mahdollisimman vähän klikkailuja ja käyttönäkymät avautuvat kerralla), päivittäistä asianhallinnan työtä tukeva väline. Ratkaisu tukee tilaajan asianhallinnan prosesseihin sisältyvien asioiden käsittelyn aktiivivaihetta sekä sähköistä säilyttämistä.
Ratkaisun tulee olla SÄHKE2-sertifioitu tuote. Sen tulee sisältää asianhallintajärjestelmä ja siihen liittyvät, vaatimusmäärittelyn mukaiset, toiminnalliset osakokonaisuudet, niihin liittyvät lisenssit sekä käyttöoikeudet ja jatkuva palvelu.
Ratkaisun toiminnalliset vaatimukset on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnössä. Ratkaisulle asetettuja pakollisia ja tavoiteltavia vaatimuksia on kuvattu lisäksi tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyliitteessä. Hankinnan kohteen kuvaus on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Ratkaisun käyttö aloitetaan ns. puhtaalta pöydältä. Järjestelmäkokonaisuuden käyttöönoton tavoitteena on asiakirjojen ja asioiden käsittely sekä säilyttäminen ainoastaan sähköisesti.
Tilaajan toimialue on maantieteellisesti määritelty seuraavasti: https://www.vaasankeskussairaala.fi/vaasan-sairaanhoitopiiri/toiminta/yleisesittely/omistajakunnat-ja-alueen-terveyskeskukset/
Mahdolliset organisaatiomuutokset eivät vaikuta hankintasopimuksen mukaiseen palvelun käyttöön. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistuksesta tai muista sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä koskevista uudistuksista tai sopimuksista saattaa seurata muutoksia sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioihin. Jos muutosten seurauksena tilaajan tai sen sijaan tulevan organisaation toiminta-alue laajenee esimerkiksi tilaajaan kohdistuvien organisaatiomuutosten tai muiden vastaavien järjestelyjen seurauksena, tilaajalla tai sen sijaan tulevalla organisaatiolla on tarjouspyynnön mukaisesti oikeus vastaavasti laajentaa sopimuksen kohdetta ja käyttöä.

Hankinnan kuvaus

Vuoden 2022 alussa toimintansa aloittavassa Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymässä on tunnistettu hallinnollisten palveluiden prosessien ja tiedonhallinnan sähköistämisen ja tehostamisen tarve. Kuntayhtymä tarvitsee nykyaikaiset sähköiset järjestelmät, joilla asian- ja tiedonhallintaa toteutettaisiin nykyaikaisin sähköisin järjestelmin ja toimintatavoin.
Asianhallinta toteutetaan tällä hetkellä manuaalisena toimintona, jolloin asiankäsittelyvaiheita ei voida seurata ja asiankäsittely vaatii paljon manuaalista työtä. Dokumenttien tallennuskäytänteet ovat kirjavia. Tällä hetkellä käytössä on useita eri operatiivisia järjestelmiä, joilla on toisistaan eriäviä käyttökohteita.
Tavoitteena on saada manuaalisten toimintojen tilalle sähköinen järjestelmäratkaisu, joka mahdollistaa sähköisen asianhallinnan prosessit: dokumenttien luomisen, muokkaamisen, tarkistamisen/hyväksymisen, julkaisemisen, haun ja katselemisen, säilyttämisen ja hävittämisen/poistamisen.
Hankinnan kohteena on tilaajan dokumenttienhallintaratkaisu (myöhemmin ratkaisu). Hankinnan tarkoituksena on hankkia ja käyttöönottaa toimittajan tuottama ja toimittama valmis palvelu (SaaS-palvelu), jonka käyttöönottoon, asiakaskohtaiseen sovittamiseen ja ohjeistukseen sekä koulutukseen liittyvät aineistot ovat saatavilla vähäisellä asiakaskohtaisella sovittamisella.
Hankinnan tavoitteena on hankkia dokumenttienhallinnan yhtenäinen, integroitu ja helppokäyttöinen järjestelmäkokonaisuus, joka tukee dokumenttien koko elinkaaren käsittelyä tietojärjestelmästä riippumatta. Ratkaisu on jokaiselle käyttäjälle helppokäyttöinen (mm. käyttö vaatii mahdollisimman vähän klikkailuja ja käyttönäkymät avautuvat kerralla), päivittäistä dokumentinhallinnan työtä tukeva väline. Ratkaisu tukee tilaajan dokumentinhallinnan prosesseihin sisältyvien asioiden käsittelyn aktiivivaihetta sekä sähköistä säilyttämistä.
Ratkaisun tulee olla SÄHKE2-sertifioitu tuote. Sen tulee sisältää dokumentinhallintajärjestelmä ja siihen liittyvät, vaatimusmäärittelyn mukaiset, toiminnalliset osakokonaisuudet, niihin liittyvät lisenssit sekä käyttöoikeudet ja jatkuva palvelu.
Ratkaisun toiminnalliset vaatimukset on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnössä. Ratkaisulle asetettuja pakollisia ja tavoiteltavia vaatimuksia on kuvattu lisäksi tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyliitteessä. Hankinnan kohteen kuvaus on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Ratkaisun käyttö aloitetaan ns. puhtaalta pöydältä. Järjestelmäkokonaisuuden käyttöönoton tavoitteena on asiakirjojen ja asioiden käsittely sekä säilyttäminen ainoastaan sähköisesti.
Tilaajan toimialue on maantieteellisesti määritelty seuraavasti: https://www.vaasankeskussairaala.fi/vaasan-sairaanhoitopiiri/toiminta/yleisesittely/omistajakunnat-ja-alueen-terveyskeskukset/
Mahdolliset organisaatiomuutokset eivät vaikuta hankintasopimuksen mukaiseen palvelun käyttöön. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistuksesta tai muista sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä koskevista uudistuksista tai sopimuksista saattaa seurata muutoksia sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioihin. Jos muutosten seurauksena tilaajan tai sen sijaan tulevan organisaation toiminta-alue laajenee esimerkiksi tilaajaan kohdistuvien organisaatiomuutosten tai muiden vastaavien järjestelyjen seurauksena, tilaajalla tai sen sijaan tulevalla organisaatiolla on tarjouspyynnön mukaisesti oikeus vastaavasti laajentaa sopimuksen kohdetta ja käyttöä.