Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymän asianhallinta- ja dokumentinhallintaratkaisut

Vasa sjukvårdsdistrikt samkommun – Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymä pyytää tarjouksia Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymän asianhallintaratkaisusta ja dokumentinhallintaratkaisusta.
Hankinnan kohteena on valmisohjelmistoon perustuva asianhallintaratkaisu ja dokumentinhallintaratkaisu, joka toteutetaan palveluna. Ratkaisu sisältää kaikki tarjouspyyntödokumentaatiossa määritellyt toiminnallisuudet, kuten asiankäsittelyn, asianhallinnan ja asiakirjanhallinnan.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-03-12. Hankinta julkaistiin 2021-02-08.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Innofactor Software Oy

Kuka?

• Vasa sjukvårdsdistrikt samkommun – Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

Mitä?

Missä?

• Länsi-Suomi › Pohjanmaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2021-02-08	hankintailmoitus
2021-05-14	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2021-02-08)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: HANK21/NT029
Lyhyt kuvaus:

Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymä pyytää tarjouksia Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymän asianhallintaratkaisusta ja dokumentinhallintaratkaisusta. Hankinnan kohteena on valmisohjelmistoon perustuva asianhallintaratkaisu ja dokumentinhallintaratkaisu, joka toteutetaan palveluna. Ratkaisu sisältää kaikki tarjouspyyntödokumentaatiossa määritellyt toiminnallisuudet, kuten asiankäsittelyn, asianhallinnan ja asiakirjanhallinnan.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Pohjanmaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Vasa sjukvårdsdistrikt samkommun – Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
Postiosoite: Hietalahdenkatu 2–4
Postinumero: FI-65130
Postitoimipaikka: Vaasa
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.vaasankeskussairaala.fi 🌏
Sähköposti: niklas.teir@vshp.fi 📧
Puhelin: +358 62131714 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/vshp?id=333206&tpk=8b34693c-d610-4338-b939-5c0a73c78b57 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/vshp?id=333206&tpk=8b34693c-d610-4338-b939-5c0a73c78b57 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-02-08 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2021-03-12 📅
Julkaisupäivä: 2021-02-12 📅
Aloituspäivä: 2021-04-30 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 030-073348
EUVL-S-numero: 30
Lisätietoja

Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/47456/notice/64332

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymä pyytää tarjouksia Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymän asianhallintaratkaisusta ja dokumentinhallintaratkaisusta.

Hankinnan kohteena on valmisohjelmistoon perustuva asianhallintaratkaisu ja dokumentinhallintaratkaisu, joka toteutetaan palveluna. Ratkaisu sisältää kaikki tarjouspyyntödokumentaatiossa määritellyt toiminnallisuudet, kuten asiankäsittelyn, asianhallinnan ja asiakirjanhallinnan.

Osan nimi: Asianhallintaratkaisu
Osan numero: 1
Lyhyt kuvaus:

Vuoden 2022 alussa toimintansa aloittavassa Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymässä on tunnistettu hallinnollisten palveluiden prosessien ja tiedonhallinnan sähköistämisen ja tehostamisen tarve. Kuntayhtymä tarvitsee nykyaikaiset sähköiset järjestelmät, joilla asian- ja tiedonhallintaa toteutettaisiin nykyaikaisin sähköisin järjestelmin ja toimintatavoin.

Asianhallinta toteutetaan tällä hetkellä manuaalisena toimintona, jolloin asiankäsittelyvaiheita ei voida seurata ja asiankäsittely vaatii paljon manuaalista työtä. Dokumenttien tallennuskäytänteet ovat kirjavia. Tällä hetkellä käytössä on useita eri operatiivisia järjestelmiä, joilla on toisistaan eriäviä käyttökohteita.

Tavoitteena on saada manuaalisten toimintojen tilalle sähköinen järjestelmäratkaisu, joka mahdollistaa sähköiset asianhallinnan prosessit, asiakirjahallinnan, arkistoinnin, hävittämisen sekä muita sähköisiä toimintoja (mm. kokoushallinta, sähköinen allekirjoitus ja sähköinen sopimusarkisto).

Hankinnan kohteena on tilaajan asianhallintaratkaisu (myöhemmin ratkaisu). Hankinnan tarkoituksena on hankkia ja käyttöönottaa toimittajan tuottama ja toimittama valmis palvelu (SaaS-palvelu), jonka käyttöönottoon, asiakaskohtaiseen sovittamiseen ja ohjeistukseen sekä koulutukseen liittyvät aineistot ovat saatavilla vähäisellä asiakaskohtaisella sovittamisella.

Hankinnan tavoitteena on hankkia asianhallinnan yhtenäinen, integroitu ja helppokäyttöinen järjestelmäkokonaisuus, joka tukee asiankäsittelyn koko elinkaarta tietojärjestelmästä riippumatta. Ratkaisu on jokaiselle käyttäjälle helppokäyttöinen (mm. käyttö vaatii mahdollisimman vähän klikkailuja ja käyttönäkymät avautuvat kerralla), päivittäistä asianhallinnan työtä tukeva väline. Ratkaisu tukee tilaajan asianhallinnan prosesseihin sisältyvien asioiden käsittelyn aktiivivaihetta sekä sähköistä säilyttämistä.

Ratkaisun tulee olla SÄHKE2-sertifioitu tuote. Sen tulee sisältää asianhallintajärjestelmä ja siihen liittyvät, vaatimusmäärittelyn mukaiset, toiminnalliset osakokonaisuudet, niihin liittyvät lisenssit sekä käyttöoikeudet ja jatkuva palvelu.

Ratkaisun toiminnalliset vaatimukset on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnössä. Ratkaisulle asetettuja pakollisia ja tavoiteltavia vaatimuksia on kuvattu lisäksi tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyliitteessä. Hankinnan kohteen kuvaus on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Ratkaisun käyttö aloitetaan ns. puhtaalta pöydältä. Järjestelmäkokonaisuuden käyttöönoton tavoitteena on asiakirjojen ja asioiden käsittely sekä säilyttäminen ainoastaan sähköisesti.

Tilaajan toimialue on maantieteellisesti määritelty seuraavasti: https://www.vaasankeskussairaala.fi/vaasan-sairaanhoitopiiri/toiminta/yleisesittely/omistajakunnat-ja-alueen-terveyskeskukset/

Mahdolliset organisaatiomuutokset eivät vaikuta hankintasopimuksen mukaiseen palvelun käyttöön. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistuksesta tai muista sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä koskevista uudistuksista tai sopimuksista saattaa seurata muutoksia sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioihin. Jos muutosten seurauksena tilaajan tai sen sijaan tulevan organisaation toiminta-alue laajenee esimerkiksi tilaajaan kohdistuvien organisaatiomuutosten tai muiden vastaavien järjestelyjen seurauksena, tilaajalla tai sen sijaan tulevalla organisaatiolla on tarjouspyynnön mukaisesti oikeus vastaavasti laajentaa sopimuksen kohdetta ja käyttöä.

Vaihtoehtojen kuvaus: Lisähankintamahdollisuudet eli optiot on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä.
Osan nimi: Dokumentinhallintaratkaisu
Osan numero: 2
Lyhyt kuvaus:

Tavoitteena on saada manuaalisten toimintojen tilalle sähköinen järjestelmäratkaisu, joka mahdollistaa sähköisen asianhallinnan prosessit: dokumenttien luomisen, muokkaamisen, tarkistamisen/hyväksymisen, julkaisemisen, haun ja katselemisen, säilyttämisen ja hävittämisen/poistamisen.

Hankinnan kohteena on tilaajan dokumenttienhallintaratkaisu (myöhemmin ratkaisu). Hankinnan tarkoituksena on hankkia ja käyttöönottaa toimittajan tuottama ja toimittama valmis palvelu (SaaS-palvelu), jonka käyttöönottoon, asiakaskohtaiseen sovittamiseen ja ohjeistukseen sekä koulutukseen liittyvät aineistot ovat saatavilla vähäisellä asiakaskohtaisella sovittamisella.

Hankinnan tavoitteena on hankkia dokumenttienhallinnan yhtenäinen, integroitu ja helppokäyttöinen järjestelmäkokonaisuus, joka tukee dokumenttien koko elinkaaren käsittelyä tietojärjestelmästä riippumatta. Ratkaisu on jokaiselle käyttäjälle helppokäyttöinen (mm. käyttö vaatii mahdollisimman vähän klikkailuja ja käyttönäkymät avautuvat kerralla), päivittäistä dokumentinhallinnan työtä tukeva väline. Ratkaisu tukee tilaajan dokumentinhallinnan prosesseihin sisältyvien asioiden käsittelyn aktiivivaihetta sekä sähköistä säilyttämistä.

Ratkaisun tulee olla SÄHKE2-sertifioitu tuote. Sen tulee sisältää dokumentinhallintajärjestelmä ja siihen liittyvät, vaatimusmäärittelyn mukaiset, toiminnalliset osakokonaisuudet, niihin liittyvät lisenssit sekä käyttöoikeudet ja jatkuva palvelu.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 15:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: ruotsi 🗣️
suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 3 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2021-03-15 📅
Tarjousten avausaika: 09:00
Paikka: Vaasan keskussairaalan hankintayksikkö.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0349388-3
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Niklas Teir
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/vshp?id=333206&tpk=8b34693c-d610-4338-b939-5c0a73c78b57 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2021/S 030-073348 (2021-02-08)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2021-05-14)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 860 240 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-05-14 📅
Julkaisupäivä: 2021-05-19 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 096-251366
Viittaa ilmoitukseen: 2021/S 030-073348
EUVL-S-numero: 96

Kohde
Hankinnan laajuus
Osan nimi: Toimitussopimus_Asianhallintaratkaisu
Vaihtoehtojen kuvaus:

— Sähköiseen asiointiin liittyvä tunnistautuminen

— Sähköinen kokouspalvelu

— Sopimushallinta

— Sähköinen allekirjoitus

— Etäkäyttö ja mobiilikäyttö

Osan nimi: Toimitussopimus_Dokumentinhallintaratkaisu
Vaihtoehtojen kuvaus: — Sähköisen alustan ja sähköisen arkiston hyödyntäminen

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Toiminnalliset ansiot
Laatukriteeri (painotus): 30
Laatukriteeri (nimi): Suunnittelu- ja toimitusprojektin tehokkuus
Hinta (painotus): 40

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2021-05-05 📅
Nimi: Innofactor Software Oy
Kansallinen rekisterinumero: 1639021-8
Postiosoite: Keilaranta 9
Postitoimipaikka: Espoo
Postinumero: FI-02150
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 443 920 EUR 💰
416 320 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 3
1
Lähde: OJS 2021/S 096-251366 (2021-05-14)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)