Matkatoimistopalvelut

Sarastia Oy

Sarastia Oy pyytää tarjoustanne matkatoimistopaveluista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan. Kilpailutus suoritetaan avoimena menettelynä, jonka perusteella laaditaan yhden (1) toimittajan puitejärjestely. Puitejärjestely on kestoltaan määräaikainen neljä (4) vuotta sisältäen kuuden (6) kuukauden irtisanomisajan koskien hankintayksikköä, palveluntuottajaa sekä puitesopimusta käyttäviä Sarastian asiakasyhteisöjä (tilaajia).
Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hinta-laatusuhde. Tarjousten laadullinen vertailu sisältää varsinaisen tarjousajan päätyttyä toteutettavan demotilaisuuden, jonka tarkoituksena on arvioida ja pisteyttää tarjoajan onlinepalveluiden toimivuus. Tarkemmat tiedot tarjousten vertailuperusteista, pisteytyksestä ja demotilaisuudesta on esitetty tarjouspyynnössä.
Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyynnön vastaiset tai muutoin virheellisesti toimitetut tarjoukset suljetaan hankintamenettelystä.
Huom.: Tarjouspalvelun käyttöön liittyvissä ongelmissa tarjoajan tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen: tuki@cloudia.fi / p. +358 207661077. Sarastia Oy ei vastaa tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalista.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-03-11. Hankinta julkaistiin 2021-02-08.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Elämys Travel Design Oy

Kuka?

• Sarastia Oy

Mitä?

• Matkatoimistojen ja matkanjärjestäjien palvelut ja muut matkailupalvelut › Matkatoimistopalvelut ja vastaavat palvelut

Missä?

• Etelä-Suomi › Päijät-Häme
• Manner-Suomi › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2021-02-08	hankintailmoitus
2021-06-23	Vapaaehtoista ex ante avoimuutta koskeva ilmoitus

hankintailmoitus (2021-02-08)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Matkatoimistopalvelut ja vastaavat palvelut
Lyhyt kuvaus:

Sarastia Oy pyytää tarjoustanne matkatoimistopaveluista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan. Kilpailutus suoritetaan avoimena menettelynä, jonka perusteella laaditaan yhden (1) toimittajan puitejärjestely. Puitejärjestely on kestoltaan määräaikainen neljä (4) vuotta sisältäen kuuden (6) kuukauden irtisanomisajan koskien hankintayksikköä, palveluntuottajaa sekä puitesopimusta käyttäviä Sarastian asiakasyhteisöjä (tilaajia). Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hinta-laatusuhde. Tarjousten laadullinen vertailu sisältää varsinaisen tarjousajan päätyttyä toteutettavan demotilaisuuden, jonka tarkoituksena on arvioida ja pisteyttää tarjoajan onlinepalveluiden toimivuus. Tarkemmat tiedot tarjousten vertailuperusteista, pisteytyksestä ja demotilaisuudesta on esitetty tarjouspyynnössä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyynnön vastaiset tai muutoin virheellisesti toimitetut tarjoukset suljetaan hankintamenettelystä. Huom.: Tarjouspalvelun käyttöön liittyvissä ongelmissa tarjoajan tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen: tuki@cloudia.fi / p. +358 207661077. Sarastia Oy ei vastaa tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalista.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Matkatoimistopalvelut ja vastaavat palvelut 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Manner-Suomi 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Julkisoikeudellinen yhteisö
Hankintaviranomaisen nimi: Sarastia Oy
Postiosoite: Palokunnankatu 26
Postinumero: FI-13100
Postitoimipaikka: Hämeenlinna
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.sarastia.fi 🌏
Sähköposti: hankinta@sarastia.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/taitoa?id=303780&tpk=2a6d42cb-ec38-4479-b8f8-d25330d5429d 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/taitoa?id=303780&tpk=2a6d42cb-ec38-4479-b8f8-d25330d5429d 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-02-08 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2021-03-11 📅
Julkaisupäivä: 2021-02-12 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 030-073286
EUVL-S-numero: 30
Lisätietoja

Hankinta toteutetaan valtakunnallisena yhteishankintana, jota ei ole jaettu osakokonaisuuksiin. Hankintayksikkö perustelee ratkaisun seuraavasti: matkatoimistopalveluiden luonne, hankintavolyymit ja käytännön toteutus palveluntuottajan toimesta eivät edellytä useamman toimittajan mallia, eikä se hankintayksikön arvion mukaan lisäisi kilpailua tai tuottaisi muuta lisäarvoa.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hinta-laatusuhde. Tarjousten laadullinen vertailu sisältää varsinaisen tarjousajan päätyttyä toteutettavan demotilaisuuden, jonka tarkoituksena on arvioida ja pisteyttää tarjoajan onlinepalveluiden toimivuus. Tarkemmat tiedot tarjousten vertailuperusteista, pisteytyksestä ja demotilaisuudesta on esitetty tarjouspyynnössä.

Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyynnön vastaiset tai muutoin virheellisesti toimitetut tarjoukset suljetaan hankintamenettelystä.

Huom.: Tarjouspalvelun käyttöön liittyvissä ongelmissa tarjoajan tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen: tuki@cloudia.fi / p. +358 207661077. Sarastia Oy ei vastaa tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalista.

Arvioitu kokonaisarvo: 1 425 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Kilpailutuksen perusteella valitaan palveluoperaattori, joka vastaa tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittujen palveluiden tuottamisesta ja välittämisestä sopimusta käyttäville asiakkaille. Hankinta sisältää liikematkustuksen ja ryhmä- ja kokousmatkojen matkatoimistopalvelut sekä tapahtumajärjestämisen palvelut. Hankinta kattaa palveluoperaattorin repertuaarista valittavat varsinaisten matkapalvelutuottajien, kuten lentoyhtiöt ja hotellit, käytön palveluoperaattorin välityksellä. Sopimusta käyttävien asiakkaiden ei näin ollen tarvitse kilpailuttaa erikseen hotelleja, lentoja yms. Hankinnan ennakoidussa arvossa on huomioitu matkatoimistopalveluiden tuottajalle maksettavien korvausten lisäksi myös varsinaisten matkojen ennakoidut arvot.

Palveluntuottaja tarjoaa asiakkailleen nimetyt sopimusvastuuhenkilöt, 24/7-asiakaspalvelun, pilvipalveluna toimivan Online-varausportaalin sekä mobiililaitteissa toimivan mobiilikäyttöliittymän varausten tekoon ja hallinnointiin. Hankintayksikkö voi käyttää pilvipalveluna toteutettavasta ratkaisusta nimityksiä "pilvipalvelu", "asiakasportaali" ja "online-varauskanava". Kaikilla nimityksillä tarkoitetaan kuitenkin tarjoajan ratkaisun mukaista pilvipalvelua, joka täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset. Palvelu sisältää lisäksi kriisi- ja poikkeustilanteiden hallinnan palvelut sekä optioina erikseen sovittavat matkanjohtajapalvelut ja lähettipalvelut.

Palveluntuottaja laatii hankintaan sitoutuneiden asiakkaiden kanssa keskinäiset palvelusopimukset, jotka noudattavat reunaehdoiltaan aina varsinaista puitesopimusta. Palveluntuottaja vastaa asiakaskohtaisten palvelusopimusten laadinnasta ja niiden mukaisen palvelukokonaisuuden käyttöönotosta. Palveluntuottaja järjestää asiakkaille tarvittavat koulutukset välittömästi sopimuskauden alussa palvelun käyttöönoton yhteydessä. Palvelusopimukset ovat kestoltaan määräaikaisia kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen ne jatkuvat toistaiseksi voimassaolevina. Määräaikaisten ja toistaiseksi voimassa olevien palvelusopimusten kesto rajoitetaan päättymään viimeistään vuoden kuluttua varsinaisen puitesopimuksen päättymisestä. Mikäli asiakkaalla on ainoastaan yksi (1) palvelusopimus, sen irtisanomisaika on asiakkaan ja palveluntuottajan osalta kuusi (6) kuukautta määräaikaisuudesta huolimatta. Mikäli asiakkaalla on useampia palvelusopimuksia, yksittäisen palvelusopimuksen irtisanomisaika on asiakkaan osalta kolme (3) kuukautta ja palveluntuottajan osalta kuusi (6) kuukautta määräaikaisuudesta huolimatta.

Asiakkailla on oikeus hankkia palveluntuottajalta vähäisissä määrin myös muita sellaisia matkatoimistopalveluita, joita ei ole pystytty etukäteen yksilöimään tarjouspyyntöasiakirjoissa. Kyseiset palvelut on huomioitu hankinnan kokonaisarvossa. Edellä mainittuja palveluita hankittaessa asiakkaalla on oikeus pyytää palveluntuottajalta erillistä tarjousta palvelun hinnoittelusta. Palvelut kytketään palveluntuottajan ja asiakkaan välisiin palvelusopimuksiin, mikäli kyse on toistuvaisluonteisesta palvelusta.

Esimerkki:

Asiakas voi pyytää erillistä tarjousta tapahtumakokonaisuuden järjestämisestä ja kytkeä siihen edellytyksen tapahtumajärjestäjän kokemuksesta, tai mahdollisen matkanjohtajan tai muun henkilön henkilökohtaisesta osaamisesta ja kokemuksesta. Vastaavasti asiakas voi pyytää tarjouksen ja sopia jostain tarjoajan lisäpalvelusta, joka kytketään kiinteäksi osaksi tarjoajan ja asiakkaan välistä palvelusopimusta (esim. erinäiset raportointiin liittyvät palvelut).

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 1 425 000 EUR 💰
Kesto: 48 kuukautta
Vaihtoehtojen kuvaus:

Sopimuksessa on lisähankintamahdollisuutena (optiona) lähettipalvelut ja matkanjohtajapalvelut. Palveluiden sisällöt on kuvattu lyhyesti tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa. Sopimusta käyttävät asiakkaat päättävät option hyödyntämisestä tapauskohtaisesti ja itsenäisesti. Tarjoaja on velvollinen tuottamaan palvelut asiakkaan hyödyntäessä optiota.

Lisätietoja:

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 9 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2021-03-11 📅
Tarjousten avausaika: 12:01
Paikka: Sarastia Oy Hankintapalvelut, Hämeenlinna
Lisätietoja:

Tarjousten avaus ei ole julkinen tilaisuus. Tarjousten avaamisesta vastaa Sarastia Oy:n Hankintapalvelut.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2360731-5
Hankintaviranomaisen nimi: Lahden kaupunki
Kansallinen rekisterinumero: 0149669-3
Postitoimipaikka: Lahti
Maa: Päijät-Häme 🏙️
Hankintaviranomaisen nimi: Lahden Seudun Kehitys LADEC Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0855115-7
Hankintaviranomaisen nimi: Työterveys Wellamo Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2306525-3
Hankintaviranomaisen nimi: Keski-Uudenmaan sotekuntayhtymä
Kansallinen rekisterinumero: 2844969-4
Postitoimipaikka: Hyvinkää
Maa: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Yhteystiedot
Sähköposti: tarina.ringvall@lahti.fi 📧
Internetosoite: https://www.lahti.fi/ 🌏
Sähköposti: sari.heikkila@ladec.fi 📧
Internetosoite: https://www.ladec.fi/ 🌏
Sähköposti: kirsi.korttila@tyoterveyswellamo.fi 📧
Internetosoite: https://www.tyoterveyswellamo.fi/ 🌏
Sähköposti: paivi.klami@keusote.fi 📧
Internetosoite: https://www.keski-uudenmaansote.fi/ 🌏
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/taitoa?id=303780&tpk=2a6d42cb-ec38-4479-b8f8-d25330d5429d 🌏

Viite
Lisätietoja

Hankintamenettelyyn sisältyvä demotilaisuus

Hankintamenettely sisältää tarjoajan pilvipalveluna toimivaa asiakasportaalia / itsevarausjärjestelmää koskevan demotilaisuuden, josta tarjoajalla on mahdollisuus ansaita tarjoukseensa maksimissaan 20 laatupistettä. Demotilaisuus pidetään varsinaisen tarjousajan päätyttyä. Tilaisuuteen kutsutaan kaikki hyväksytyn tarjouksen jättäneet tarjoajat, jotka ovat antaneet alustavan vakuutuksensa siitä, että täyttävät kaikki hankintalain mukaiset pakolliset ja harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet sekä hankintayksikön asettamat muut tarjoajayritykseen kohdistuvat soveltuvuusvaatimukset. Demotilaisuudet järjestetään etäyhteyden välityksellä, ja niihin osallistuu aina yksi (1) tarjoaja kerrallaan. Demotilaisuuden sisältö, toteutus, arviointikohteet ja -kriteerit ym. käytännön ohjeet on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa dokumentissa Demotilaisuus.

Tarjoajia pyydetään huomioimaan, että hankintayksikön tavoitteena on saada mahdollisimman valmis ratkaisu, joka on käyttöönotettavissa välittömästi sopimuskauden alussa asiakkaiden ja valitun palveluntuottajan välisen palvelusopimuksen käyttöönottosuunnitelman mukaisessa aikataulussa. Hankintayksikkö ei hyväksy ratkaisuja, jotka eivät ole valmiita käyttöönotettaviksi tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyssä aikataulussa ja/tai jotka edellyttävät tilaajalta tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittua laajempaa osallistumisvelvoitetta käyttöönottoprojektiin.

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2021/S 030-073286 (2021-02-08)

Vapaaehtoista ex ante avoimuutta koskeva ilmoitus (2021-06-23)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Sarastia Oy ilmoittaa matkatoimistopalveluiden suorahankinnasta hankintalain mukaisin perustein. Suorahankinnalla perustetaan yhden (1) toimittajan valtakunnallinen puitejärjestely, joka on kestoltaan määräaikainen neljä (4) vuotta sisältäen kuuden (6) kuukauden irtisanomisajan koskien hankintayksikköä, palveluntuottajaa sekä puitesopimusta käyttäviä Sarastian asiakasyhteisöjä (tilaajia).

Hankinnan kokonaisarvo: 1 425 000 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Vapaaehtoista ex ante avoimuutta koskeva ilmoitus

Menettely
Menettelyn tyyppi: V: Hankintasopimuksen teko julkaisematta ilmoitusta ennakolta
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta
Myöntämisperusteet
Ei määritelty

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Sähköposti: juhani.torni@sarastia.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-06-23 📅
Julkaisupäivä: 2021-06-28 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 122-324378
Viittaa ilmoitukseen: 2021/S 030-073286
EUVL-S-numero: 122

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Palveluntuottaja toimii palveluoperaattorin roolissa vastaten palveluiden tuottamisesta, järjestämisestä sekä välittämisestä sopimusta käyttäville asiakkaille. Hankinta sisältää liikematkustuksen ja ryhmä- ja kokousmatkojen matkatoimistopalvelut sekä tapahtumajärjestämisen palvelut.

Hankinta kattaa palveluoperaattorin repertuaarista valittavat varsinaisten matkapalvelutuottajien, kuten lentoyhtiöt ja hotellit, käytön palveluoperaattorin välityksellä. Sopimusta käyttävien asiakkaiden ei näin ollen tarvitse kilpailuttaa erikseen hotelleja, lentoja yms. Hankinnan ennakoidussa arvossa on huomioitu matkatoimistopalveluiden tuottajalle maksettavien korvausten lisäksi myös varsinaisten matkojen ennakoidut arvot.

Palveluntuottaja tarjoaa asiakkailleen nimetyt sopimusvastuuhenkilöt, 24/7-asiakaspalvelun, pilvipalveluna toimivan online-varausportaalin sekä mobiililaitteissa toimivan mobiilikäyttöliittymän varausten tekoon ja hallinnointiin. Palvelu sisältää lisäksi kriisi- ja poikkeustilanteiden hallinnan palvelut sekä optioina erikseen sovittavat matkanjohtajapalvelut ja lähettipalvelut.

Asiakas voi pyytää erillistä tarjousta tapahtumakokonaisuuden järjestämisestä ja kytkeä siihen edellytyksen tapahtumajärjestäjän kokemuksesta tai mahdollisen matkanjohtajan tai muun henkilön henkilökohtaisesta osaamisesta ja kokemuksesta. Vastaavasti asiakas voi pyytää tarjouksen ja sopia jostain tarjoajan lisäpalvelusta, joka kytketään kiinteäksi osaksi tarjoajan ja asiakkaan välistä palvelusopimusta (esim. erinäiset raportointiin liittyvät palvelut).

Vaihtoehtojen kuvaus:

Sopimuksessa on lisähankintamahdollisuutena (optiona) lähettipalvelut ja matkanjohtajapalvelut. Sopimusta käyttävät asiakkaat päättävät option hyödyntämisestä tapauskohtaisesti ja itsenäisesti. Palveluntuottaja on velvollinen tuottamaan palvelut asiakkaan hyödyntäessä optiota.

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2021-06-23 📅
Nimi: Elämys Travel Design Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2803098-1
Postitoimipaikka: Helsinki
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 1 425 000 EUR 💰

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Juhani Törni
Lähde: OJS 2021/S 122-324378 (2021-06-23)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Kuljetusten tuki- ja apupalvelut; matkatoimistopalvelut (3 uudet hankinnat)

Matkatoimistojen ja matkanjärjestäjien palvelut ja muut matkailupalvelut (1)

Matkatoimistopalvelut ja vastaavat palvelut (1)