Järjestelmä- ja asiantuntijapalveluiden tuottaminen

Lyhyt kuvaus

Istekki tuottaa järjestelmäpalvelua omistaja-asiakkalleen Pirkanmaan sairaanhoitopiirille, mukaan luettuna tytäryhtiöt ja liikelaitokset. Istekki tuottaa osan palvelusta itse ja osan alihankintana. Nykyinen alihankintasopimus on päättymässä 31.12.2021, minkä vuoksi Istekki kilpailuttaa tällä tarjouspyynnöllä osaksi omaa palveluntuotantoaan järjestelmäpalvelua. Järjestelmäpalvelulla tarkoitetaan sovelluksen tuki- ja ylläpitopalvelua (sovelluspalvelu) sekä kapasiteettipalvelua yhdessä. Järjestelmäpalvelu on kuukausiveloitteinen jatkuva palvelu. Jatkuvan palvelun lisäksi sopimuskaudella voidaan hankkia asiantuntijapalvelua esimerkiksi jatkokehitykseen ja muihin järjestelmäpalveluun liittyviin projektiluontoisiin tehtäviin.
Pirkanmaan sairaanhoitopiiriin sekä sen tytäryhtiöihin ja/tai liikelaitoksiin viitataan tässä tarjouspyynnössä joko Pirkanmaan sairaanhoitopiirinä tai loppuasiakkaana. Tilaaja tarkoittaa Istekkiä. Tarjoajaan viitataan termeillä tarjoja tai toimittaja.
Palvelut kohdistuvat järjestelmiin, joiden häiriötön toiminta on potilasturvallisuuden vuoksi äärimmäisen tärkeää. Tarjoajalta odotetaan kokemusta vastaavien palvelujen tuottamisesta terveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon kehittyvässä ja muuttuvassa 24/7-periaatteella toimivassa toimintaympäristössä. Tarjoajalla tulee olla käytössään palvelun- ja laadunhallintamenetelmät, joilla tarjoaja varmistaa palvelun saatavuuden, käytettävyyden, korkean tietoturvan sekä hyvän asiakaspalvelun. Tarjoajalla tulee olla riittävät resurssit palvelun tuottamiseksi ja tarjoajan toiminnan tulee olla taloudellisesti vakaalla pohjalla jatkuvuuden turvaamiseksi. Tarkat tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset on esitetty tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjouspyynnön kohdassa "Päätöksenteon perusteet" on kerrottu mistä dokumenteista löytyvät pakolliset vaatimukset, sekä miten tarjoukset vertaillaan.
Järjestelmät, joiden käyttöä varten palvelua tuotetaan, on jaettu kolmeen luokkaan: kriittiset, normaalit ja muut. Kullakin luokalla on omat vaatimuksensa koskien mm. järjestelmien saatavuutta ja tukipalvelun palvelutasoa.
Tarjouspyynnöstä tehdään yksi hankintapäätös sekä sopimus valitun toimittajan kanssa.

Hankinnan kuvaus

HANKITTAVAT PALVELUT
Järjestelmäpalvelu koostuu seuraavista osa-alueista:
o Palvelinkapasiteettipalvelu
o Levykapasiteettipalvelu
o Varmistuskapasiteettipalvelu
o Palvelimen tukipalvelu
o Tietokantapalvelu
o Sovelluksen 2. tason tukipalvelu
o Sovelluksen ylläpitopalvelu
o Sovellusalustan tuki
o Sovellusvalvonta
o Asiantuntijapalvelut
o Muutoshallinta
Järjestelmäpalvelun kohteena on lähes 300 järjestelmää, joiden kriittisyys määrittää vaadittavan palvelutason. Ensimmäisen asteen loppukäyttäjätuesta vastaa Istekki.
Kriittiset palvelut
Palvelun kohteena on noin 100 kriittistä järjestelmää, joissa ilmenevät häiriöt uhkaavat joko suoraan tai välillisesti potilasturvallisuutta, tai jotka ovat liiketoimintakriittisiä. Kriittisyys asettaa järjestelmille ja niiden alustoille korkeita vaatimuksia jatkuvuuden ja palautumisen turvaamiseksi ja vaatii 24/7 häiriönhallinnan ja valvonnan.
Kriittisiin järjestelmiin kuuluvat mm. potilastieto- ja potilashallintojärjestelmät, laboratoriojärjestelmät, kuvantamisen ja apteekkilaitoksen järjestelmät, anestesian- ja tehohoidon järjestelmät, leikkaussalijärjestelmät, henkilötietokanta, sanomanvälitys, välinehuollon järjestelmät ja sydäntietojärjestelmät.
Normaalit palvelut
Palvelun kohteena on noin 150 järjestelmää. Normaaleiden järjestelmäpalveluiden piiriin kuuluu mm. asianhallinta- ja arkistointijärjestelmiä, talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä, intra- ja extranet-työkaluja, analysointityökaluja ja osa laaturekistereistä. Normaaleihin palveluihin sovelletaan laajennettua tukipalveluaikaa eli arkipäivinä työajan lisäksi iltaisin, ja viikonloppuna sovittujen kellonaikojen puitteissa.
Muut palvelut
Muut järjestelmäpalvelut kohdistuvat sekalaisiin, liiketoiminnalle ei-kriittisiin järjestelmiin. Tähän osaan kuuluu lähes 40 järjestelmää, mm. osa laaturekistereistä, graafisia raportointisovelluksia sekä työryhmien yhteistoiminnassa käytettyjä sovelluksia. Tukipalveluiden tulee olla käytettävissä arkisin toimistoaikana.
HANKINTA-ASIAKIRJAT
Tarjouspyyntö koostuu seuraavista asiakirjoista:
• Tarjouspyyntö Tarjouspalvelussa
• Palvelukuvaus sovelluspalvelut
• Palvelukuvaus kapasiteettipalvelut
• Vaatimukset sovelluspalvelut
• Vaatimukset kapasiteettipalvelut (salassapitosopimuksen alainen)
• Palvelutasovaatimukset
• Ylätason vastuunjakotaulukko
• Nyky-ympäristön kuvaus (salassapitosopimuksen alainen)
• Listaus järjestelmistä, joille palvelua tuotetaan (salassapitosopimuksen alainen)
• Listaus nyky-ympäristön palvelimista (salassapitosopimuksen alainen)
• Hinnoittelupohja (liitettävä täytettynä tarjoukseen)
• Siirtoprojektin työmäärä- ja kustannusarvio
• Osaamisvaatimukset
• Referenssilomake
• Hankintasopimusluonnos
• Hankintasopimuksen liitteet:
o Tietoturvaliite
o Palvelunhallintamalli
o Eettiset periaatteet toimittajille
o JIT 2015 –Erityisehtoja palveluista
o JIT 2015 – Erityisehtoja konsultointipalveluista
o JIT 2015 –Yleiset sopimusehdot
• Tietojenkäsittelysopimus
SALASSAPITOSOPIMUKSEN ALAISET TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJAT
Tarjoajan tulee allekirjoittaa salassapitosopimus (malli on tarjouspyynnön liitteenä) saadakseen seuraavat asiakirjat: "Listaus järjestelmistä", "Nykyinen palvelinlista", "Nyky-ympäristön kuvaus" ja"Vaatimukset kapasiteettipalvelut". Salassapitosopimuksen allekirjoituksen jälkeen Istekki toimittaa tarjoajalle kyseiset asiakirjat.
Salassapitosopimuksen allekirjoituksesta tulee sopia sähköpostilla: hankinnat@istekki.fi. Kopiokenttään tulee laittaa sähköpostiosoite saila.pekkarinen@istekki.fi. Salassapitosopimus allekirjoitetaan sähköisesti niissä maissa missä se on teknisesti mahdollista. Istekki lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi.
Mikäli salassapidon alaisiin dokumenttiin tulee kysymyksiä, vastaukset toimitetaan sähköpostitse salassapitosopimuksen allekirjoittaneille yrityksille (ei muille).

Vaihtoehtojen kuvaus

Sopimuksessa on seuraavat optiot, joiden käytöstä Tilaaja päättää:
(1) Konesalitila. Tarjouspyynnössä on pyydetty tarjoamaan kapasiteettipalvelu Tilaajan osoittamasta konesalista käsin. Sopimuskauden aikana Tilaaja ja Toimittaja voivat sopia, että kapasiteettipalvelu tuotetaan sovittavin osin Toimittajan konesalista. Tätä varten Tarjojan tulee antaa hinnoittelulomakkeella hinta konesalin käytöstä. Hinnoittelun sisältö on kuvattu tarkemmin hinnoitteluliitteessä.
(2) Nimetyt ohjelmistolisenssit. Lisenssivastuut on kuvattu tarjouspyynnön vastuunjakotaulukossa ja hankintasopimuksen kohdassa hinnat. Tarjojan tulee tarjota hinnoittelulomakkeella pyydetyt lisenssihinnat. Tilaaja voi harkintansa mukaan hankkia lisenssejä Toimittajalta sopimuskauden aikana.
(3) Sovellusvalvonta (APM, Application Performance Management). Mikäli Toimittaja pystyy tarjoamaan sovellusvalvontaa, Toimittaja voi liittää tarjoukseensa sovellusvalvonnan ratkaisukuvauksen ja hinnastonsa. Tilaaja päättää ottaako käyttöönsä tarjottua sovellusvalvontaa ja missä määrin. Sovellusvalvontaa ei ole pakko tarjota.