Huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmä (järjestelmähankinta)

Hämeenlinnan kaupunki

Hankinnan kohteena on joko huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmäkokonaisuus yhdessä taikka erillisen huoltokirjajärjestelmän ja erillisen kulutusseurantajärjestelmän muodostama kokonaisuus. Hankittavien järjestelmien tulee olla palveluna (SaaS) toimivia valmisohjelmistoja. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 10 hlö), ulkopuoliset palveluntuottajat (n. 100 hlö) sekä kiinteistöjen käyttäjät osin (n. 1 000 hlö).
Hankinta on jaettu seuraaviin osiin ja tarjoukset voivat koskea yhtä tai useampaa osaa:
- OSA 1 - Huoltokirjajärjestelmä palveluna (SaaS)
- OSA 2 - Kulutusseurantajärjestelmä palveluna (SaaS)
- OSA 3 - Huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmä palveluna (SaaS)
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksia vertaillaan kahdessa vaiheessa siten, että osien 1 ja 2 kokonaistaloudellisesti edullisimmista erillistarjouksista kootaan tarjousten yhdistelmä, jota verrataan osan 3 kokonaistaloudellisesti edullisimpaan tarjoukseen. Tarjouskilpailun ratkaisemisen periaatteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä: 00_TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMISEN PERIAATTEET

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2022-01-03. Hankinta julkaistiin 2021-11-29.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Granlund Oy

Kuka?

• Hämeenlinnan kaupunki

Mitä?

Missä?

• Etelä-Suomi › Kanta-Häme

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2021-11-29	hankintailmoitus
2022-08-18	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2021-11-29)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on joko huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmäkokonaisuus yhdessä taikka erillisen huoltokirjajärjestelmän ja erillisen kulutusseurantajärjestelmän muodostama kokonaisuus. Hankittavien järjestelmien tulee olla palveluna (SaaS) toimivia valmisohjelmistoja. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 10 hlö), ulkopuoliset palveluntuottajat (n. 100 hlö) sekä kiinteistöjen käyttäjät osin (n. 1 000 hlö). Hankinta on jaettu seuraaviin osiin ja tarjoukset voivat koskea yhtä tai useampaa osaa: - OSA 1 - Huoltokirjajärjestelmä palveluna (SaaS) - OSA 2 - Kulutusseurantajärjestelmä palveluna (SaaS) - OSA 3 - Huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmä palveluna (SaaS) Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksia vertaillaan kahdessa vaiheessa siten, että osien 1 ja 2 kokonaistaloudellisesti edullisimmista erillistarjouksista kootaan tarjousten yhdistelmä, jota verrataan osan 3 kokonaistaloudellisesti edullisimpaan tarjoukseen. Tarjouskilpailun ratkaisemisen periaatteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä: 00_TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMISEN PERIAATTEET

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Kanta-Häme 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Hämeenlinnan kaupunki
Postiosoite: PL 84
Postinumero: 13101
Postitoimipaikka: Hämeenlinna
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.hameenlinna.fi/ 🌏
Sähköposti: marika.kyrklund@hameenlinna.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna?id=364165&tpk=33c35273-7b14-4e1f-86fc-5c7cf63f34a5 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna?id=364165&tpk=33c35273-7b14-4e1f-86fc-5c7cf63f34a5 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-11-29 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2022-01-03 📅
Julkaisupäivä: 2021-12-03 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 235-617794
EUVL-S-numero: 235

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinta on jaettu seuraaviin osiin ja tarjoukset voivat koskea yhtä tai useampaa osaa:

- OSA 1 - Huoltokirjajärjestelmä palveluna (SaaS)

- OSA 2 - Kulutusseurantajärjestelmä palveluna (SaaS)

- OSA 3 - Huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmä palveluna (SaaS)

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksia vertaillaan kahdessa vaiheessa siten, että osien 1 ja 2 kokonaistaloudellisesti edullisimmista erillistarjouksista kootaan tarjousten yhdistelmä, jota verrataan osan 3 kokonaistaloudellisesti edullisimpaan tarjoukseen. Tarjouskilpailun ratkaisemisen periaatteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä: 00_TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMISEN PERIAATTEET

Osan nimi: OSA 1 - Huoltokirjajärjestelmä
Osan numero: 1
Lyhyt kuvaus:

Huoltokirjajärjestelmän tulee täyttää Suomen rakentamismääräyskokoelman asettamat vaatimukset rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeelle. Järjestelmä voi olla kiinteä osa kulutusseurantajärjestelmää taikka erillinen kukutusseurantajärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Järjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökannan ylläpidon ja kunnossapidon suunnitteluun ja seurantaan sekä ulkopuolisten palveluntuottajien hallintaan. Järjestelmän ominaisuuksia ovat mm. kohderekisteri, yhteystiedot, laiterekisteri, huolto-ohjelma, huoltopäiväkirja, palvelupyynnöt, korjausohjelma ja dokumentit. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 10 hlö), ulkopuoliset palveluntuottajat (n. 100 hlö) sekä kiinteistöjen käyttäjät osin (n. 1 000 hlö, esim. vikailmoitusten laatijoina).

Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä konvertoidaan nykyisistä järjestelmistä lähtötiedoksi kohdeluettelo perustietoineen (Liite 99_KOHDELUETTELO.xlsx). Kohteet ja kohdetiedot tuodaan jatkossa integraation kautta tulevasta kohderekisterijärjestelmästä, jonka hankinta käynnistyy huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmähankinnan jälkeen.

Käyttöönottoprojekti alkaa hankintasopimuksen tultua voimaan helmikuussa. Järjestelmän tulee olla tuotantokäyttövalmiudessa 1.5.2022. Tilaajan erikseen kilpailuttamat uudet kiinteistönhoitosopimukset tulevat voimaan 1.6.2022 ja palveluntuottajien toiminnanohjaus tulee tapahtumaan huoltokirjajärjestelmän kautta. Käyttöönottoprojektin yhteydessä järjestelmään perustetaan erillisenä projektina laiterekisteri sekä huolto- ja korjausohjelmat.

Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimuksen on tarkoitus olla määräaikainen neljä (4) vuotta ja jatkua sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Sopimuksen olisi tarkoitus alkaa 2/2022

Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankintaan sisältyy optio toiminnallisissa vaatimuksissa esitetyistä ei-pakollisista integraatioista, jotka on eritelty myös hintalomakkeella

Kyseessä on tilaajan optio. Tilaaja päättää option käytöstä sopimuskaudella.

Osan nimi: OSA 2 - Kulutusseurantajärjestelmä
Osan numero: 2
Lyhyt kuvaus:

Kulutusseurantajärjestelmällä tavoitellaan kulutusseurannan ja energiajohtamisen järjestelmällisetä kehittämistä sekä energiatehokkuustavoitteiden saavuttamista. Järjestelmä voi olla kiinteä osa huoltokirjajärjestelmää taikka erillinen huoltokirjajärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Järjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökantaan liittyvien kulutustietojen seurantaan ja hallintaan sekä analysointiin. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 10 hlö) sekä ulkopuoliset palveluntuottajat osin (n. 100 hlö, esim. mittarilukemien kirjaajina).

Lisäksi järjestelmään perustetaan erillisen mittariluettelon (Liite 99_MITTARILUETTELO.xlsx) mukaiset automaattiset luennat. Automaattiluennan käynnistämisen yhteydessä tuodaan järjestelmään historiatietona kulutustiedot 1.1.2018 alkaen siltä osin, kun se kolmansien osapuolien (esim. energia- ja verkkoyhtiöt) puolesta onnistuu. Tähän liittyviä mahdollisia kolmasien osapuolien lisäveloituksia tilaajalle ei tarvitse huomioida tarjoushinnassa.

Käyttöönottoprojekti alkaa hankintasopimuksen tultua voimaan helmikuussa. Järjestelmän tulee olla tuotantokäytössä automaattiluennan osalta 1.6.2022 (toiminnallisten vaatimusten mukaiset pakolliset integraatiot) ja manuaalisen luennan osalta 1.9.2022. Manuaalisen luennan lähtötiedot kerätään erillisenä projektina käyttöönottoprojektin yhteydessä.

Osan nimi: OSA 3 - Huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmä
Osan numero: 3
Lyhyt kuvaus:

Huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmän muodostaman kokonaisuuden vaatimukset, tavoitteet, toiminnot, käyttäjät ja aikataulu muodostuvat osien 1 ja 2 edellä kuvattujen tietojen mukaisesta yhdistelmästä. Huoltokirjajärjestelmän tulee olla kiinteä osa kulutusseurantajärjestelmää taikka saumattomasti kulutusseurantajärjestelmään integroitu järjestelmä.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2022-01-03 📅
Tarjousten avausaika: 12:15

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0146921-4
Yhteystiedot
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna?id=364165&tpk=33c35273-7b14-4e1f-86fc-5c7cf63f34a5 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2021/S 235-617794 (2021-11-29)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2022-08-18)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 203 862 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-08-18 📅
Julkaisupäivä: 2022-08-23 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 161-459334
Viittaa ilmoitukseen: 2021/S 235-617794
EUVL-S-numero: 161

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on joko huoltokirja- ja kulutusseurantajärjestelmäkokonaisuus

yhdessä taikka erillisen huoltokirjajärjestelmän ja erillisen

kulutusseurantajärjestelmän muodostama kokonaisuus. Hankittavien järjestelmien

tulee olla palveluna (SaaS) toimivia valmisohjelmistoja. Järjestelmän käyttäjiä ovat

tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 10 hlö), ulkopuoliset

palveluntuottajat (n. 100 hlö) sekä kiinteistöjen käyttäjät osin (n. 1 000 hlö).

Hankinta on jaettu seuraaviin osiin ja tarjoukset voivat koskea yhtä tai useampaa

osaa:

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankintaan sisältyy optio toiminnallisissa vaatimuksissa esitetyistä ei-pakollisista

integraatioista, jotka on eritelty myös hintalomakkeella

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 60
Hinta (painotus): 40

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2022-04-20 📅
Nimi: Granlund Oy
Kansallinen rekisterinumero: 1704694-5
Postiosoite: Malminkaari 21
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00701
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 203 862 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 7
Lähde: OJS 2022/S 161-459334 (2022-08-18)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)