Hankinnan kuvaus
Hankittavalla suomenkielisellä erikoissairaanhoidon sanelunpurkupalvelulla tarkoitetaan lääkärin tai muun terveydenhuollon ammattihenkilön saneleman äänitallenteen purkamista kirjoitettuun muotoon ja tallentamista tilaajan potilastietojärjestelmään. Sanelunpurkupalvelu on tilaajan potilasturvallisuuden ja potilaan hoitoprosessin kannalta merkittävä palvelu. Purettavat sanelut sisältävät lääketieteen sanastoa, saneluiden asiayhteyteen liittyviä vierasperäisiä sanoja ja termejä sekä potilashallinnollisten tehtävien, kuten lähetteiden, lausuntojen ja muiden lomakkeiden täyttämiseksi potilastietojärjestelmässä annettuja ohjeistuksia. Sanelunpurkupalvelua hankitaan ylivuotopalveluna tilanteissa, joissa tilaajan oma resurssi ei riitä täyttämään saneluiden purulle asetettuja aikatauluvaatimuksia.
Lapin sairaanhoitopiirissä tällä hetkellä käytössä olevat tietojärjestelmät ovat:
- ESKO -potilastietojärjestelmä
- Kanta-arkisto
- Diktamen -sanelunhallintajärjestelmä.
Palveluntuottajan tulee tallentaa puretut sanelut tilaajan potilastietojärjestelmään tilaajan ohjeiden mukaisesti. Palveluntuottajaksi valittavan tarjoajan tulee järjestää työntekijöilleen riittävä perehdytys tilaajan potilastieto- ja muiden sanelun purussa tarvittavien järjestelmien käyttöön, jotta he kykenevät tuottamaan sanelunpurkua potilasturvallisesti ja potilaan hoidon kannalta tarkoitetulla tavalla luotettavasti ja sovitun aikataulun mukaisesti.
Lapin sairaanhoitopiirissä tehdään vuosittain noin 150 tuhatta sanelua, joista noin neljännes kohdentuu hankittavan sanelunpurkupalvelun purettaviksi. Palveluntuottajalle kohdentuvista saneluista noin 90 prosenttia on kiireettömiä ja noin 10 prosenttia kiireellisiä sanelunpurkuja. Määrät ovat arvioita, eivätkä sido tilaajaa.
Sanelunpurkupalvelun tulee olla tuotannossa 1.1.2022 alkaen.
Sanelunpurun aikataulutavoitteet ovat:
1) Kiireettömät sanelut. Purkaminen aloitetaan 36 tunnin kuluessa sanelun tallentamisesta. Sanelut tallennetaan tilaajan potilastietojärjestelmään 72 tunnin kuluessa sanelun tallentamisesta.
2) Kiireelliset sanelut. Purkaminen aloitetaan 20 tunnin kuluessa sanelun tallentamisesta. Sanelut tallennetaan tilaajan potilastietojärjestelmään 36 tunnin kuluessa sanelun tallentamisesta.
3) Pikasaneluiden purkaminen. Pikasaneluiden purkaminen toteutetaan pääsääntöisesti tilaajan toimesta. Tilaaja neuvottelee mahdollisista pikasanelunpurkujen palveluostoista palveluntuottajan kanssa erikseen.
Mikäli kiireettömän sanelun purkuaika osuu viikonloppuun tai palkalliseen vapaapäivään, purkuaikaa pidennetään 24 tuntia kutakin vapaapäivää kohden. Jos purkuaika päättyy tästä huolimatta viikonloppuna tai palkallisena vapaapäivänä, tulee sanelun olla tallennettuna kirjoitetussa muodossa tilaajan potilastietojärjestelmään seuraavana arkipäivänä klo 16 mennessä.
Tilaaja on selvittämässä automaattisen puheentunnistusjärjestelmän käyttöoton mahdollisuuksia. Järjestelmän mahdollinen käyttöönotto tapahtuu vuonna 2022. Järjestelmän käyttöönotolla on vaikutusta tarvittavan sanelunpurkupalvelun määrään. Vaikutuksen suuruutta ei selvityksen tässä vaiheessa voi arvioida.
Tilaaja on lisäksi selvittämässä mahdollisuutta siirtää tekstinkäsittelypalvelunsa liikkeenluovutuksella ulkopuolisen palveluntuottajan tehtäväksi. Mikäli liikkeenluovutus toteutuu, ulkopuolinen palveluntuottaja hankitaan kilpailutuksella, jonka valmistuttua tällä tarjouspyynnöllä hankittava sopimus irtisanotaan. Tämän hetken tiedon mukaan liikkeenluovutus tulee tapahtumaan sote-muutokseen liittyvän hyvinvointialueen muodostamisen jälkeen.
Tilaaja hankkii sanelunpurkupalvelua tarpeensa mukaan. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään, eikä ole korvausvelvollinen hankintamäärän muutoksista sopimuskaudella.