Ateria-, siivous- ja käyttäjäpalvelut / Kalvola ja Renko

Lyhyt kuvaus

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne Kalvolan ja Rengon alueiden ateria-, siivous- ja käyttäjäpalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Sopimuskumppaniksi valitaan yksi (1) tarjoaja.
Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Hankinnan ennakoitu kalenterivuosittainen arvonlisäveroton arvo on noin 1,0—1,2 milj. EUR. Vuoden 2019 toteuman sekä tarjouspyynnössä olevien maksimihintojen ja arvioitujen määrien perusteella ateriapalveluiden osuuden arvioidaan olevan yli puolet hankinnan ennakoidusta arvosta. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä.
Hankintayksikkö tekee tilauksia hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojensa puitteissa. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta hankintayksikölle.
Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska palvelut Kalvolan ja Rengon alueilla muodostavat tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden mm. synergiahyödyn sekä sopimuksen hallinnan ja valvonnan takia.
Hankinnassa ovat optioina optiokausi ja Hämeenlinnan kaupungin tytäryhteisöt tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnassa on myös muita optioita, jotka on ilmoitettu tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Huom.:
Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1—2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Hankinnan kuvaus

Hankinnan tavoitteet
Ateriapalveluiden osalta hankinnan tavoitteena on kohtuuhintainen maistuva ja ravitseva ruoka siten, että ruokailijat saadaan syömään hyvin ja hävikkiä on mahdollisimman vähän. Ruokailijat, esimerkiksi ikäihmiset, saavat välillä syödä toiveruokiaan.
Siivous- ja käyttäjäpalveluiden osalta hankinnan tavoitteena on kohtuuhintainen toimiva ja riittävä palvelu.
Tavoitteena on, että palvelua tuottavan henkilöstön perehdytykseen ja työmotivaatioon panostetaan. Henkilöstön vähäinen vaihtuvuus on suositeltavaa. Lisäksi korostetaan terveyttä edistäviä ravitsemussuosituksia ja Hiilineutraali Hämeenlinna -ohjelman tavoitteita.
Hankinnalla tavoitellaan tarjouspyyntöasiakirjoissa eriteltyä vaikuttavuutta, kustannustehokkaasti tuotettavia palveluita ja taloudellisia säästöjä tilaajalle. Tavoitteena on kumpaakin sopijapuolta hyödyttävä sopimuskausi, jonka aikana sekä tilaaja että palveluntuottaja toimivat hyvän kumppanuuden hengessä. Sopimuskaudella palveluita voidaan yhteisesti sopien kehittää ja tehdä tarvittaessa myös lyhytaikaisia kokeiluja.
Hankinnassa olevat maksimihinnat ovat perusteltuja siksi, että hankintayksikkö ei joudu hyväksymään liian kalliita tarjouksia. Tavoitteena on kuitenkin saada edullisempia tarjouksia kuin maksimihinnat, koska hankinnan tavoitteina ovat mm. kustannustehokkaasti tuotettavat palvelut ja taloudelliset säästöt tilaajalle.
Tutustumiskierrokset
Tarjoajia varten järjestetään tutustumiskierrokset Kalvolaan ja Renkoon, joissa kierretään tarjouksen tekemisen kannalta keskeiset kohteet. Tutustumiskierroksille saa osallistua korkeintaan kaksi (2) henkilöä / tarjoaja, ja niille osallistuminen ei ole edellytys tarjouksen tekemiselle. Tutustumiskierrokset järjestetään koronarajoitusten ja -suositusten puitteissa, joten hankintayksikkö pidättää oikeuden tehdä muutoksia kierroksia koskien hankintailmoituksen julkaisun jälkeen. Edellytyksenä tutustumiskierroksille on kasvomaskin käyttö; sairaana tutustumiskierroksille ei saa osallistua. Osassa kohteista käydään vain aulatiloissa ja vältetään niitä tiloja, joissa on toimintaa.
Tutustumiskierros Rengossa järjestetään aamupäivällä 2.3.2021. Kierros alkaa Rengon kirjastosta (Rengonraitti 7, FI-14300 Renko) klo 9.00. Rengon tutustumiskierrokselle osallistuvien henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet tulee ilmoittaa 28.2.2021 mennessä Rengon kierros -otsikoidulla viestillä osoitteisiin elina.kunnasmaa@hameenlinna.fi ja pasi.korte@hameenlinna.fi Rengon tutustumiskierros on aikataulutettu seuraavasti:
— klo 9.00 Rengon kirjasto
— klo 9.30 Rengon terveysasema
— klo 10.00 Rengon koulu ja päiväkoti sekä päiväkodin keittiö
— klo 10.45 Rengon paloasema.
Tutustumiskierros Kalvolassa järjestetään iltapäivällä 3.3.2021. Kierros alkaa Hukarin nuorisotalolta (Iittalantie 211, FI-14500 Iittala) klo 13.30. Kalvolan tutustumiskierrokselle osallistuvien henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet tulee ilmoittaa 28.2.2021 mennessä Kalvolan kierros -otsikoidulla viestillä osoitteisiin elina.kunnasmaa@hameenlinna.fi ja pasi.korte@hameenlinna.fi Kalvolan tutustumiskierros on aikataulutettu seuraavasti:
— klo 13.30 Hukarin nuorisotalo
— klo 14.00 Iittalan koulu ja koulun keittiö
— klo 14.30 Iittalan päiväkoti ja päiväkodin keittiö
— klo 15.00 Iittalan hyvinvointikeskus Sauvola ja sen keittiö (kirjasto, terveysasema, ikäihmiset)
— klo 15.30 Kalvolan paloasema ja Nuhala.

Myöntämismenettelyn pääpiirteet

Hankintamenettelyn kulku on seuraava:
1. Hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjojen julkaisu
2. Vapaaehtoiset tutustumiskierrokset
3. Kysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen
4. Tarjousten jättäminen määräaikaan mennessä
5. Tarjousten avaaminen
6. Mahdollisten tarkennusten pyytäminen tarjoajilta
7. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
9. Tarjousten vertailu
10. Hankintapäätös.