Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena ovat vesihuoltolaitoksiin kohdistuvat, puhtaan veden ja jäteveden tuotantoon ja käsittelyyn liittyvät sähkö- ja automaatiokunnossapito, vikakorjaukset sekä varallaolo- ja hälytyskäyntipalvelut Napapiirin Vesi Oy:n toiminta-alueella, Rovaniemellä. Hankinnan kohdetta on kuvattu tämän osallistumispyynnön liitteissä. Hankinnan kohdetta voidaan tarkentaa neuvottelumenettelyn kuluessa.
Hankintaan sovelletaan lakia vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016, erityisalojen hankintalaki). Hankinnan ennakoitu arvo, joka on määritelty erityisalojen hankintalain 14 §:n mukaisesti, on 1,2–1,7 milj. EUR (alv 0 %).
Hankintayksikkönä ja palvelujen tilajaana toimii Napapiirin Infra Oy. Palvelut hankitaan kolmeksi (3) vuodeksi, ja lisäksi tilaaja varaa oikeuden jatkaa sopimusta yhdellä (1) optiovuodella.
Hankinnan tarkoituksena on varmistaa vesihuoltolaitosten häiriötön ja kustannustehokas toiminta. Tämä tarkoittaa kyseisten laitosten sähköön ja automaatioon liittyvää ennakkohuoltoa, kunnossapitoa ja vikakorjauksia sekä varallaolojärjestelmän ja siihen liittyvien hälytyskäyntien ylläpitoa katkeamattomana ympäri vuoden.
Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot
Tarjouskilpailu toteutetaan käyttämällä erityisalojen hankintalain 38 §:ssä tarkoitettua neuvottelumenettelyä, joka on kaksivaiheinen hankintamenettely. Hankintamenettelyn ensimmäisessä vaiheessa ehdokkaita pyydetään jättämään osallistumishakemukset neuvottelumenettelyyn hankintaimoituksen ja osallistumispyynnön mukaisesti. Osallistumishakemuksen jättäneistä ehdokkaista, jotka täyttävät pakolliset vaatimukset, valitaan osallistumispyynnön liitteessä esitettyjen pisteytysperusteiden mukaisesti enintään kuusi (6) tarjoajaehdokasta hankintamenettelyn toiseen vaiheeseen. Valituille ehdokkaille toimitetaan neuvottelukutsu, jossa tarkennetaan toisen vaiheen menettely ja aikataulu. Tämän osallistumishakemuksen liitteenä on luonnos alustavaksi tarjouspyynnöksi sisältäen liitteet 6–42, joita ei tässä vaiheessa täytetä. Osallistumispyynnön täytettävät liitteet on merkitty erikseen.
Hankintamenettelyn on alustavasti suunniteltu etenevän seuraavien vaiheiden ja aikataulun mukaisesti:
— Osallistumishakemusten jättö kohdassa IV.2.2) kuvatusti
— Tarjoajien valinta neuvottelumenettelyyn 12/2020
— Valituille tarjoajille toimitetaan kutsu neuvotteluihin 12/2020
— Neuvottelut (kirjallisesti ja/tai suullisesti) 12/2020–1/2021
— Lopulliset tarjoukset 2/2021
— Hankintapäätös 3/2021
— Palvelusopimus 4/2021.
Tilaaja varaa oikeuden muuttaa neuvottelujen toteutustapaa ja hankintamenettelyn aikataulua.
Neuvotteluissa neuvotellaan muun muassa hankinnan laajuudesta, toteutuksesta, palvelujen toimittamisesta, palvelutasoehdoista, hinnoittelusta ja sopimusehdoista. Neuvotteluissa on tarkoituksena mm.:
— Varmistaa hankinnan tavoitteiden toteutuminen
— Varmistaa edellytykset hankittavan palvelun onnistuneelle toimitukselle
— Neuvotella hankinnan sisällöllisestä laajuudesta, palvelujen laadusta, hinnoittelumalleista, hinnoitteluperusteista, sanktioista ja hyvityksistä
— Neuvotella sopimusehdoista
— Varmistaa tarjousten vertailukelpoisuus.
Hankinnan asiakirjat ovat saatavilla vain suomen kielellä. Neuvottelut käydään suomeksi, ja osallistumishakemukset ja tarjouksen tulee jättää suomenkielisinä.
Ehdokas/tarjoaja vastaa siitä, että sillä on asianmukainen suostumus henkilötietojen luovuttamiselle kaikilta sellaisilta luonnollisilta henkilöiltä, joita koskevia henkilötietoja ehdokas/tarjoaja ilmoittaa tilaajalle hankintamenettelyn yhteydessä. Lisäksi ehdokkaan/tarjoajan tulee huolehtia siitä, että se ei syötä sähköiseen kilpailutusjärjestelmään sellaisia henkilötietoja, joita tilaaja ei ole hankintaa koskevissa ilmoituksissa tai tarjousasiakirjoissa pyytänyt.