Hankinnan kuvaus
1. Hankinnan tavoite
Hankinnan tavoitteena on tukea Oulun kaupungin työntekijöiden vapaa-ajan liikunta- ja kulttuuriharrastusta ja hankkia tämän tavoitteen saavuttamiseksi sähköinen liikunta- ja kulttuurietulaskutus- ja hallinnointijärjestelmä (jäljempänä myös järjestelmä) tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyin ehdoin.
Henkilöstöetuuksien tarjoamisessa on tavoitteena saavuttaa yhtenäinen, loppuasiakkaalle helppokäyttöinen, kaupungin hallinnointityötä säästävä ja kokonaistaloudellisesti edullinen ratkaisu, joka mukautuu joustavasti sekä erillisten etuuksien määrittelyjen muuttamiseen että niiden lisäämiseen ja poistamiseen tarpeen mukaan.
Palvelu otetaan käyttöön vuoden 2021 alusta.
2. Hankinnan kohde
Oulun kaupungin henkilöstöä on yhteensä noin 11 600. Yhtä (1) työntekijää kohden tilaajan työntekijöilleen tarjoaman edun määrä on tällä hetkellä 180 EUR per vuosi. Henkilöstöetujärjestelmä hankitaan kokonaispalveluna, jolloin hinnoittelu perustuu etujen käyttöön eli toteutuneisiin ostoihin. Palvelun toimittajalle maksetaan palvelumaksu, joka on osuus käytettyjen etujen arvosta eli toteutumasta edeltävällä tarkastelujaksolla. Sopimus ei sisällä mitään määräostovelvoitetta.
Maksuratkaisuna haetaan mobiilimaksuvälinettä, jolla etujen käyttäminen onnistuu matkapuhelimella ilman sidonnaisuutta kortteihin tms. fyysisiin maksuvälineisiin. Ensisijainen maksuväline on mobiilisovellus, jonka rinnalla käytössä on tekstiviestimaksu ja/tai muu tunnistautumiseen perustuva maksutapa. Etujen sujuvalla käytöllä ja sitä myötä käyttömäärien lisääntymisellä tavoitellaan henkilöstön hyvinvointia. Lisäksi henkilöstöetujen tarjoaminen mobiilipalvelussa tukee Oulun kaupungin työnantajakuvaa ja on ekologisesti kestävä ratkaisu.
Aluksi järjestelmän ja palvelun piirissä on ainoastaan liikunta- ja kulttuurietu ja liikunta- ja kulttuuripalveluita tarjoavat tahot, mutta tilaaja varaa oikeuden laajentaa järjestelmän ja palvelun piiriin myös esimerkiksi työmatka-, lounas- ja/tai hierontasetelit ja näitä tarjoavat tahot haluamanaan ajankohtana varsinaisen sopimuskauden tai optiokauden aikana.
Oulun kaupungilla on valmiit rajapinnat henkilötietojen siirtoon ja menetelmät uusien, muuttuneiden tai poistettujen henkilötietojen päivittämiseen.
3. Kuvaus:
Personec FK:sta ajetaan henkilötiedot csv-tiedostoon, josta vastaanottavan tietojärjestelmän tulee pystyä lukemaan tiedot sisään esim. joka yö. Sarake-erottimena on puolipiste (esim. Sukulainen;Sirpa;Palveluasiantuntija;....). Sarakkeiden tietosisällöstä ja järjestyksestä voidaan sopia tarkemmin käyttöönottovaiheessa. Tiedostot siirretään sftp-ohjelmistolla Personec FK-palvelimeltamme kohdepalvelimelle. Vastaanottavalla palvelimella tulee olla sftp-palvelinohjelmisto. Palvelimen, jolle henkilötiedot siirretään, tulee olla EU:n alueella.
4. Hankinnan vaatimukset
Tilaaja asettaa hankinnan kohteena olevalle järjestelmälle ja palvelulle vaatimukset, jotka on kuvattuna liitteessä 5.
5. Saavutettavuus
Oulun kaupungin verkkosivustoissa ja -palveluissa noudatetaan saavutettavuuskriteereitä. Toimittajalta odotetaan, että tuotoksissa on otettu huomioon saavutettavuuslainsäädännön vaatimukset.
Tilaajan asettamat vaatimukset saavutettavuudelle on kuvattu liitteessä 6.
6. Tietosuoja
Palveluntuottaja noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.
Tilaajalla on oikeus tehdä tai teettää kolmannella osapuolella tietoturva-auditointi.
Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki pyydetyt tiedot.
Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia eikä tarjouspyynnön vastaisia ehtoja.