Rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä

Lappeenrannan Toimitilat Oy

Tällä osallistumispyynnöllä hankintayksikkö hakee ehdokkaita vastaamaan määrittelyjen mukaisen rakennusomaisuuden hallintajärjestelmän hankintaan.
Hankinnan kohteena on rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä, sen tukipalvelu ja kehitystyö, integraatiot, konversiot, koulutukset, ylläpito ja kehittäminen Lappeenrannan Toimitilat Oy:n käyttöön.
Tavoitteena on hankkia käyttäjille järjestelmäkokonaisuus, joka korvaa nykyiset kiinteistörekisteri-, huoltokirja- sekä dokumenttienhallintajärjestelmän ja hankkia uusia osajärjestelmiä seuraavasti järjestelmistä:
– rakennusrekisteri ja kiinteistötalouden hallintajärjestelmä
– kiinteistön ylläpitojärjestelmä
– kulutusraportointijärjestelmä
– dokumentinhallintajärjestelmä
– hankejärjestelmä
– vuokratietojärjestelmä.
Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa tai ryhmittymää toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) osallistumispyynnössä ja myöhemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä maaliskuussa 2021.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2020-09-16. Hankinta julkaistiin 2020-08-13.

Kuka?

• Lappeenrannan Toimitilat Oy

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Etelä-Suomi › Etelä-Karjala

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2020-08-13	hankintailmoitus
2021-01-22	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2020-08-13)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: C16 2020
Lyhyt kuvaus:

Tällä osallistumispyynnöllä hankintayksikkö hakee ehdokkaita vastaamaan määrittelyjen mukaisen rakennusomaisuuden hallintajärjestelmän hankintaan. Hankinnan kohteena on rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä, sen tukipalvelu ja kehitystyö, integraatiot, konversiot, koulutukset, ylläpito ja kehittäminen Lappeenrannan Toimitilat Oy:n käyttöön. Tavoitteena on hankkia käyttäjille järjestelmäkokonaisuus, joka korvaa nykyiset kiinteistörekisteri-, huoltokirja- sekä dokumenttienhallintajärjestelmän ja hankkia uusia osajärjestelmiä seuraavasti järjestelmistä: – rakennusrekisteri ja kiinteistötalouden hallintajärjestelmä – kiinteistön ylläpitojärjestelmä – kulutusraportointijärjestelmä – dokumentinhallintajärjestelmä – hankejärjestelmä – vuokratietojärjestelmä. Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa tai ryhmittymää toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) osallistumispyynnössä ja myöhemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä maaliskuussa 2021.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Etelä-Karjala 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Kilpailullinen neuvottelumenettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Lappeenrannan Toimitilat Oy
Postiosoite: PL 11
Postinumero: FI-53101
Postitoimipaikka: Lappeenranta
Yhteystiedot
Internetosoite: https://www.lappeenrannantoimitilat.fi/Miksi-olemme 🌏
Sähköposti: jaana.pousi@lappeenranta.fi 📧
Puhelin: +358 408359989 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lprhankintapalvelut?id=307970&tpk=ca73816f-20c9-41bd-9279-69d4c9b94b66 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lprhankintapalvelut?id=307970&tpk=ca73816f-20c9-41bd-9279-69d4c9b94b66 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-08-13 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2020-09-16 📅
Julkaisupäivä: 2020-08-18 📅
Aloituspäivä: 2021-02-01 📅
Loppupäivä: 2025-01-31 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 159-388139
EUVL-S-numero: 159

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Tällä osallistumispyynnöllä hankintayksikkö hakee ehdokkaita vastaamaan määrittelyjen mukaisen rakennusomaisuuden hallintajärjestelmän hankintaan.

Hankinnan kohteena on rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä, sen tukipalvelu ja kehitystyö, integraatiot, konversiot, koulutukset, ylläpito ja kehittäminen Lappeenrannan Toimitilat Oy:n käyttöön.

Tavoitteena on hankkia käyttäjille järjestelmäkokonaisuus, joka korvaa nykyiset kiinteistörekisteri-, huoltokirja- sekä dokumenttienhallintajärjestelmän ja hankkia uusia osajärjestelmiä seuraavasti järjestelmistä:

– rakennusrekisteri ja kiinteistötalouden hallintajärjestelmä

– kiinteistön ylläpitojärjestelmä

– kulutusraportointijärjestelmä

– dokumentinhallintajärjestelmä

– hankejärjestelmä

– vuokratietojärjestelmä.

Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa tai ryhmittymää toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) osallistumispyynnössä ja myöhemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä maaliskuussa 2021.

Arvioitu kokonaisarvo: 700 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä, sen tukipalvelu ja kehitystyö, integraatiot, konversiot, koulutukset, ylläpito ja kehittäminen Lappeenrannan kaupungin käyttöön.

Tavoitteena on hankkia käyttäjille järjestelmä, joka korvaa nykyiset kiinteistörekisteri, huoltokirja sekä dokumenttienhallintajärjestelmä ja hankkia uusia osajärjestelmiä seuraavasti järjestelmistä:

Kilpailutettavan järjestelmäkokonaisuuden tulee sisältää kiinteistö- ja rakennustietojen sähköisen käsittelyn ja hallinnan niiden koko elinkaaren ajan. Tämän hankintailmoituksen liitteenä 1 on rakennusomaisuuden hallintajärjestelmän järjestelmävaatimukset. Osa järjestelmävaatimusmäärittelyssä vaadittavista toiminnallisuuksista tai käyttötapauksista tai niiden osakokonaisuuksista ja niitä seuraavista vaatimuksista toteutetaan Lappeenrannan Toimitilat Oy:n tällä hetkellä käytössä olevissa järjestelmissä. Toimialojen operatiiviset tietojärjestelmät tulevat säilymään edelleen ja toimimaan osana sähköisen hallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Tarjoajan tulee esittää paras mahdollinen kokonaisratkaisu ja hinnoitella kaikki kokonaisratkaisuun sisältyvät järjestelmäkomponentit, vaikka jokin järjestelmäkomponenteista olisikin tilaajan käytössä nykyisin. Kilpailutettavan järjestelmän tulee integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta ja yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi.

Uudistusten kuvaus:

Lisäksi hankintayksikkö varaa itselleen mahdollisuuden halutessaan jatkaa sopimusta toistaiseksi voimassa olevana alkuperäisen sopimuskauden jälkeen. Optiomahdollisuuden käytöstä hankintayksikkö päättää varsinaisen sopimuskauden lopulla.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankintayksikkö varaa itselleen mahdollisuuden halutessaan jatkaa sopimusta toistaiseksi voimassa olevana alkuperäisen sopimuskauden jälkeen. Optiomahdollisuuden käytöstä hankintayksikkö päättää varsinaisen sopimuskauden lopulla.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Ehdokkaiden vähimmäismäärä: 3
Ehdokkaiden enimmäismäärä: 5
Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi:

Tilaaja valitsee tarjouskilpailuun osallistumishakemuksensa jättäneistä, soveltuvuutta koskevat vaatimukset täyttävistä ehdokkaista kolmesta viiteen (3–5) ehdokasta.

Mikäli soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin 3–5, käytetään ehdokkaiden valintaperusteena aiempien asiakkaiden palautetta vastaavista järjestelmistä seuraavasti [suluissa painoarvo]:

a) Järjestelmän kokonaislaatu (ml. käytettävyys ja toimivuus) [painoarvo 40 %]

b) Käyttöönottoprojektin aikataulujen hallinta ja aikataulussa pysyminen [painoarvo 20 %]

c) Yhteistyökyky sekä mahdollisten reklamaatiotilanteiden selvittäminen [painoarvo 20 %]

d) Järjestelmän elinkaari [painoarvo 20 %].

Ehdokas toimittaa osallistumishakemuksen tämän hankintailmoituksen liitteenä 2 olevan vertailulomakkeen täytettäväksi referenssikohteiden tilaajien edustajille. Referenssikohteen tilaajan edustaja täyttää ja allekirjoittaa vertailulomakkeen ja palauttaa sen hankintayksikköön os. hankintapalvelut@lappeenranta.fi tämän osallistumispyynnön määräaikaan 16.9.2020 klo 13.00 mennessä. Kutakin referenssihanketta kohden toimitetaan erillinen kappale lomakkeesta.

Kunkin lomakkeen täyttää ja allekirjoittaa referenssihankkeen tilaajan edustaja (vastuullinen projektipäällikkö tai muu vastaavassa roolissa toiminut henkilö) lomakkeessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tilaajien edustajat pisteyttävät ehdokkaan kunkin ominaisuuden osalta asteikolla 0–5. Ominaisuuksia on painotettu eri painoarvoilla.

Ilmoitettujen kolmen (3) referenssihankkeen pisteet (yhteensä enintään 60 pistettä) lasketaan yhteen. Tilaajan harkinnan mukaan kolmesta viiteen (3–5) eniten pisteitä saanutta valitaan hankkeen neuvotteluvaiheeseen. Mikäli tasapisteiden vuoksi ei voida erotella näitä kolmea (3), neljää (4) tai viittä (5) eniten pisteitä saanutta ehdokasta, arpa ratkaisee valinnan tasapisteissä olevien osalta.

Referenssikohteen tulee olla toteutettu hankittavaa järjestelmää sisällöllisesti vastaavaan järjestelmään, ja laajuudeltaan referenssikohteen tulee olla yhtä (1) tai useampaa osakokonaisuutta vastaava ja referenssikohteessa tulee olla kirjattuna vähintään 150 rakennusta.

Tarjousten vastaanottoaika: 13:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 4 kuukautta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0215703-6
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Jaana Pousi
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lprhankintapalvelut?id=307970&tpk=ca73816f-20c9-41bd-9279-69d4c9b94b66 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2020/S 159-388139 (2020-08-13)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2021-01-22)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Osallistumispyynnöllä hankintayksikkö haki ehdokkaita vastaamaan määrittelyjen mukaisen rakennusomaisuuden hallintajärjestelmän hankintaan. Hankinnan kohteena oli rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä, sen tukipalvelu ja kehitystyö, integraatiot, konversiot, koulutukset, ylläpito ja kehittäminen Lappeenrannan Toimitilat Oy:n käyttöön. Tavoitteena oli hankkia käyttäjille järjestelmäkokonaisuus, joka korvaa nykyiset kiinteistörekisteri-, huoltokirja- sekä dokumenttienhallintajärjestelmän, ja hankkia uusia osajärjestelmiä seuraavasti järjestelmistä: — rakennusrekisteri ja kiinteistötalouden hallintajärjestelmä — kiinteistön ylläpitojärjestelmä — kulutusraportointijärjestelmä — dokumentinhallintajärjestelmä — hankejärjestelmä — vuokratietojärjestelmä. Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä haettiin yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa tai ryhmittymää toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) osallistumispyynnössä ja myöhemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä maaliskuussa 2021.

Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-01-22 📅
Julkaisupäivä: 2021-01-27 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 018-041983
Viittaa ilmoitukseen: 2020/S 159-388139
EUVL-S-numero: 18

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Osallistumispyynnöllä hankintayksikkö haki ehdokkaita vastaamaan määrittelyjen mukaisen rakennusomaisuuden hallintajärjestelmän hankintaan.

Hankinnan kohteena oli rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä, sen tukipalvelu ja kehitystyö, integraatiot, konversiot, koulutukset, ylläpito ja kehittäminen Lappeenrannan Toimitilat Oy:n käyttöön.

Tavoitteena oli hankkia käyttäjille järjestelmäkokonaisuus, joka korvaa nykyiset kiinteistörekisteri-, huoltokirja- sekä dokumenttienhallintajärjestelmän, ja hankkia uusia osajärjestelmiä seuraavasti järjestelmistä:

— rakennusrekisteri ja kiinteistötalouden hallintajärjestelmä

— kiinteistön ylläpitojärjestelmä

— kulutusraportointijärjestelmä

— dokumentinhallintajärjestelmä

— hankejärjestelmä

— vuokratietojärjestelmä.

Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä haettiin yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa tai ryhmittymää toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) osallistumispyynnössä ja myöhemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä maaliskuussa 2021.

Hankinnan kohteena oli rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä, sen tukipalvelu ja kehitystyö, integraatiot, konversiot, koulutukset, ylläpito ja kehittäminen Lappeenrannan kaupungin käyttöön.

Tavoitteena oli hankkia käyttäjille järjestelmä, joka korvaa nykyiset kiinteistörekisteri-, huoltokirja- sekä dokumenttienhallintajärjestelmän, ja hankkia uusia osajärjestelmiä seuraavasti järjestelmistä:

Kilpailutettavan järjestelmäkokonaisuuden tuli sisältää kiinteistö- ja rakennustietojen sähköisen käsittelyn ja hallinnan niiden koko elinkaaren ajan. Hankintailmoituksen liitteenä 1 oli rakennusomaisuuden hallintajärjestelmän järjestelmävaatimukset. Osa järjestelmävaatimusmäärittelyssä vaadittavista toiminnallisuuksista tai käyttötapauksista tai niiden osakokonaisuuksista ja niitä seuraavista vaatimuksista toteutetaan Lappeenrannan Toimitilat Oy:n tällä hetkellä käytössä olevissa järjestelmissä. Toimialojen operatiiviset tietojärjestelmät tulevat säilymään edelleen ja toimimaan osana sähköisen hallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Tarjoajan tulee esittää paras mahdollinen kokonaisratkaisu ja hinnoitella kaikki kokonaisratkaisuun sisältyvät järjestelmäkomponentit, vaikka jokin järjestelmäkomponenteista olisikin tilaajan käytössä nykyisin. Kilpailutettavan järjestelmän tulee integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta ja yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankintayksikkö varasi itselleen mahdollisuuden halutessaan jatkaa sopimusta toistaiseksi voimassa olevana alkuperäisen sopimuskauden jälkeen.

Optiomahdollisuuden käytöstä hankintayksikkö päättää varsinaisen sopimuskauden lopulla.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Järjestelmän kokonaislaatu (ml. käytettävyys ja toimivuus)
Laatukriteeri (painotus): 40
Laatukriteeri (nimi): Käyttöönottoprojektin aikataulujen hallinta ja aikataulussa pysyminen
Laatukriteeri (painotus): 20
Laatukriteeri (nimi): Yhteistyökyky sekä mahdollisten reklamaatiotilanteiden selvittäminen
Järjestelmän elinkaari
Hinta (painotus): 0
Lähde: OJS 2021/S 018-041983 (2021-01-22)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)