Vaasan kaupunki pyytää osallistumishakemuksia nopeutetulla neuvottelumenettelyllä toteutettavaan kilpailutukseen, jonka tavoitteena on hankkia ja ottaa käyttöön Vaasan kaupunkikonsernissa uudet ostolaskujen kierrätysjärjestelmä ja arkisto sekä myyntilaskujärjestelmä. Järjestelmät hankitaan SaaS-palveluna.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2020-03-18.
Hankinta julkaistiin 2020-03-02.
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Ostolaskujen kierrätysjärjestelmä ja arkisto sekä myyntilaskujärjestelmä
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki📦
Lyhyt kuvaus:
“Vaasan kaupunki pyytää osallistumishakemuksia nopeutetulla neuvottelumenettelyllä toteutettavaan kilpailutukseen, jonka tavoitteena on hankkia ja ottaa...”
Lyhyt kuvaus
Vaasan kaupunki pyytää osallistumishakemuksia nopeutetulla neuvottelumenettelyllä toteutettavaan kilpailutukseen, jonka tavoitteena on hankkia ja ottaa käyttöön Vaasan kaupunkikonsernissa uudet ostolaskujen kierrätysjärjestelmä ja arkisto sekä myyntilaskujärjestelmä. Järjestelmät hankitaan SaaS-palveluna.
Näytä lisää Tietoa eristä
Tarjouksia voidaan jättää kaikista eristä
Hankinnan laajuus
Hankintaviranomainen pidättää itsellään oikeuden tehdä hankintasopimuksia, joissa yhdistyvät seuraavat erät tai eräryhmät:
“Osista A ja B solmitaan erilliset sopimukset. Hankintayksikkö varaa oikeuden yhdistää tarvittaessa hankinnan osat A1 ja A2 samaan sopimukseen.”
A. Ostolaskujen kierrätysjärjestelmä sekä arkisto
A1. Ostolaskujen kierrätysjärjestelmä
Hankinnan kohteena on tilaajan tarpeet täyttävä valmisohjelmistoon perustuva ratkaisu ostolaskujen käsittelyyn. Hankittava kokonaisuus sisältää vähintään ostolaskujen vastaanoton järjestelmään, ostolaskujen esikirjauksen ja kiertoonlähetyksen, ostolaskujen asiatarkastuksen ja hyväksynnän, ostolaskujen tiliöinnin ja siirron ostoreskontraan (Dynamics AX), sisäisten laskujen ja tositekierron sekä tilaajan tarpeet täyttävät raportointiominaisuudet.
A2. Arkisto
Hankinnan kohteena on arkistointijärjestelmän hankinta tilaajaan käyttöön. Tilaajalla on tarpeena arkistoida dokumentteja useista eri lähdejärjestelmistä (mm. ostolaskut, myyntilaskut, palkanlaskenta, maksuliikenne). Uuden arkistointijärjestelmän käyttöönottovaiheessa pitää siirtää myös nykyisestä arkistointijärjestelmästä aineistot mahdolliseen uuteen järjestelmään.
Osallistumispyynnön liitteenä 3A on luettelo niistä pakollisista toiminnallisista ja muista vaatimuksista, jotka ehdokkaan tarjoamien järjestelmien ja palveluiden tulee täyttää, jotta ehdokkaan osallistumishakemus voidaan hyväksyä ja ehdokas voidaan valita mukaan menettelyyn.
Neuvottelumenettelyn kulku on kuvattu osallistumispyynnön kohdassa Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot.
Näytä lisää Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Kuvaus
Kesto: 12
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Tämä sopimus voidaan uusia ✅ Kuvaus
Uudistusten kuvaus:
“Järjestelmien tuki- ja ylläpitopalvelusopimukset solmitaan toistaiseksi voimassaolevina siten, että niitä ei voida irtisanoa päättymään ensimmäisen...”
Uudistusten kuvaus
Järjestelmien tuki- ja ylläpitopalvelusopimukset solmitaan toistaiseksi voimassaolevina siten, että niitä ei voida irtisanoa päättymään ensimmäisen sopimusvuoden (12 kk) aikana.
Näytä lisää Tiedot kutsuttavien ehdokkaiden lukumäärää koskevista rajoituksista
Ehdokkaiden arvioitu määrä: 3
Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi:
“Aikataulu projektille on äärimmäisen kiireinen, koska kaupungilla nykyisin käytössä olevien järjestelmien ylläpito on irtisanottu päättymään 31.5.2020....”
Aikataulu projektille on äärimmäisen kiireinen, koska kaupungilla nykyisin käytössä olevien järjestelmien ylläpito on irtisanottu päättymään 31.5.2020. Uusien järjestelmien käyttöönottoprojektit tulee näin ollen saada käyntiin kevään 2020 aikana. Hankintayksiköstä riippumattoman äärimmäisen kiireellisen aikataulun takia mahdollisia neuvotteluja on mahdollista käydä vain rajoitetun määrän toimijoita kanssa. Ehdokkaat valitaan ja rajataan osallistumispyynnössä kuvatuin perustein, mikäli osallistumispyynnön jättäneitä ehdokkaita hankinnan osaan A on enemmän kuin kolme (3).
Näytä lisää Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Tilaaja varaa mahdollisuuden tilata valitulta toimittajalta sopimuksen perusteella erikseen ja tarpeen mukaan sopimuksen kohteen toteuttamiseksi...”
Vaihtoehtojen kuvaus
Tilaaja varaa mahdollisuuden tilata valitulta toimittajalta sopimuksen perusteella erikseen ja tarpeen mukaan sopimuksen kohteen toteuttamiseksi tarpeellisia palveluita, ohjelmistoja, ohjelmistopäivityksiä ja laitteita sekä jatkokehitystä, koulutusta, konsultointia ja muita sopimuksen kohteeseen liittyviä asiantuntijapalveluita.
Hankittavien järjestelmien käytön laajentamisessa ja mahdollisessa siirrossa tukipalveluyhtiö Mico Botnia Oy Ab:n (kaupungin in house -yhtiö) käyttöön noudatetaan hankintalain säännöksiä lisähankintoja ja hankintasopimusten muuttamista koskien sekä JIT 2015 - Yleiset ehdot kohtaa 15 Sopimuksen siirto.
2️⃣ Hankinnan laajuus
Otsikko: B. Myyntilaskujärjestelmä
Otsikko
Erän tunnistenumero: B
Kuvaus
Hankinnan kuvaus:
“B. Myyntilaskutusjärjestelmä
Hankinnan kohteena on tilaajan tarpeet täyttävä valmisohjelmistoon perustuva ratkaisu myyntilaskutukseen. Hankittavan...”
Hankinnan kuvaus
B. Myyntilaskutusjärjestelmä
Hankinnan kohteena on tilaajan tarpeet täyttävä valmisohjelmistoon perustuva ratkaisu myyntilaskutukseen. Hankittavan järjestelmän tulee sisältää vähintään laskutusaineiston vastaanoton lähdejärjestelmistä ja edelleenlähetyksen laskuoperaattorille (ns. laskutusputki), toistuvaislaskutuksien toiminnallisuudet, myyntilaskujen luonnin manuaalisesti sekä integraation tilaajan myyntireskontraan (Dynamics AX). Järjestelmän tulee mahdollistaa usean eri organisaation laskutuksen.
Osallistumispyynnön liitteenä 3B on luettelo niistä pakollisista toiminnallisista ja muista vaatimuksista, jotka ehdokkaan tarjoaman järjestelmän ja palvelun tulee täyttää, jotta ehdokkaan osallistumishakemus voidaan hyväksyä ja ehdokas voidaan valita mukaan menettelyyn.
Neuvottelumenettelyn kulku on kuvattu osallistumispyynnön kohdassa Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot.
Näytä lisää Tiedot kutsuttavien ehdokkaiden lukumäärää koskevista rajoituksista
Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi:
“Aikataulu projektille on äärimmäisen kiireinen, koska kaupungilla nykyisin käytössä olevien järjestelmien ylläpito on irtisanottu päättymään 31.5.2020....”
Aikataulu projektille on äärimmäisen kiireinen, koska kaupungilla nykyisin käytössä olevien järjestelmien ylläpito on irtisanottu päättymään 31.5.2020. Uusien järjestelmien käyttöönottoprojektit tulee näin ollen saada käyntiin kevään 2020 aikana. Hankintayksiköstä riippumattoman äärimmäisen kiireellisen aikataulun takia mahdollisia neuvotteluja on mahdollista käydä vain rajoitetun määrän toimijoita kanssa. Ehdokkaat valitaan ja rajataan osallistumispyynnössä kuvatuin perustein, mikäli osallistumispyynnön jättäneitä ehdokkaita hankinnan osaan B on enemmän kuin kolme (3).
Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista: Vaatimukset hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritetyn mukaisesti.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Sopimukseen liittyvät ehdot
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:
“Hankintamenettelyn mahdollisessa keskeyttämisessä ja muissakin menettelyn vaiheissa noudatetaan hankintalain säännöksiä ja vakiintunutta oikeuskäytäntöä.”
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Kilpailullinen menettely, johon liittyy neuvottelu
Nopeutettu menettely:
“Hankinnan kohteena olevien järjestelmien ylläpitosopimukset on toimittajan toimesta irtisanottu päättymään 31.5.2020. Neuvottelut irtisanomisajan...”
Nopeutettu menettely
Hankinnan kohteena olevien järjestelmien ylläpitosopimukset on toimittajan toimesta irtisanottu päättymään 31.5.2020. Neuvottelut irtisanomisajan pidentämisestä eivät ole tuottaneet tulosta. Hankintayksikölle on em. syystä muodostunut hankintayksiköstä riippumaton perusteltu kiire sekä nopeutetun että neuvottelumenettelyn käyttämiseen, jotta uusien järjestelmien käyttöönottoprojektit olisi mahdollista saada käyntiin ennen vanhan järjestelmän ylläpidon umpeutumista. Neuvottelumenettelyn avulla on mahdollista löytää parhaiten tilaajan tarpeeseen soveltuvat ratkaisu- ja käyttöönottomallit poikkeavat olosuhteet ja poikkeuksellisen kiireellinen aikataulu huomioiden.
Näytä lisää Puitesopimusta tai dynaamista hankintajärjestelmää koskevat tiedot
Puitesopimus useiden toimijoiden kanssa
Kuvaus
Puitesopimuksen osallistujien arvioitu enimmäismäärä: 2
Puitesopimusten osalta on esitettävä perustelut 8 vuotta ylittävälle kestolle:
“Järjestelmien tuki- ja ylläpitopalvelusopimukset solmitaan toistaiseksi voimassaolevina. Sopimusajat voivat olla pidempiä kuin neljä (4) vuotta, sillä...”
Puitesopimusten osalta on esitettävä perustelut 8 vuotta ylittävälle kestolle
Järjestelmien tuki- ja ylläpitopalvelusopimukset solmitaan toistaiseksi voimassaolevina. Sopimusajat voivat olla pidempiä kuin neljä (4) vuotta, sillä hankinnan kohteena ovat tilaajalta ja toimittajalta merkittäviä alkuvaiheen resursseja vaativat toimitus- ja käyttöönottoprojektit sekä mm. järjestelmien pitkäaikaiset jatkokehitys-, tuki- ja ylläpitopalvelut.
Näytä lisää Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2020-03-18
11:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 4
Täydentävät tiedot Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Sähköistä maksua käytetään
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi📧
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus🌏
Lähde: OJS 2020/S 044-104475 (2020-03-02)
Lisätietoilmoitus (2020-03-13) Hankintaviranomainen (lisäksi) Nimi ja osoitteet
Nimi: Vaasan kaupunki, Konsernihallinto
Kansallinen rekisterinumero: 0209602-6
Postiosoite: PL 3
Postitoimipaikka: Vaasa
Yhteyshenkilö: ICT-johtaja Teemu Lehtonen
Puhelin: +358 406375676📞
Täydentävät tiedot Alkuperäisen ilmoituksen viite
Ilmoituksen numero EUVL:ssä S: 2020/S 044-104475
Muutokset Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: IV.2.2)
Muutettavan tekstin paikka: Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika
Vanha arvo
Päivämäärä: 2020-03-18 📅
Uusi arvo
Päivämäärä: 2020-03-20 📅
Muut lisätiedot
“Hankintayksikkö on korjannut ja täsmentänyt osallistumispyynnön liitettä 3A Vaatimusmäärittely kohdittain alla ilmoitetusti. Korjattu liite 3A...”
Hankintayksikkö on korjannut ja täsmentänyt osallistumispyynnön liitettä 3A Vaatimusmäärittely kohdittain alla ilmoitetusti. Korjattu liite 3A Vaatimusmäärittely_13032020 on korjatun osallistumispyynnön liitteenä.
Kohta 7.
Vaatimus: "Käyttöliittymä ei saa sisältää istunnon aikaisia tai sovelluspohjaisia erikseen ladattavia komponentteja (appletit, active-x)."
Korjattu vaatimus: "Käyttöliittymä ei saa sisältää istunnon aikaisia tai sovelluspohjaisia erikseen ladattavia komponentteja (appletit, active-x). Rajatulle käyttäjäryhmälle voidaan sallia istunnon aikaisten tai sovelluspohjaiset erikseen ladattavat komponentit käyttöliittymässä. Kuvatkaa oheiset käyttötapaukset."
Kohta 24.
Vaatimus: "Järjestelmästä tulee pystyä lähettämään herätteitä käyttäjille."
Täsmennetty vaatimus: "Järjestelmästä tulee pystyä lähettämään herätteitä käyttäjille
(vähintään ostolaskujen asiatarkastuksesta ja hyväksynnästä)"
Kohta 71.
Lisätty seuraava vaatimus: "Kaikki järjestelmässä käsiteltävä tositeaineisto tulee olla siirrettävissä arkistoon."
Näytä lisää
Lähde: OJS 2020/S 053-126855 (2020-03-13)