Eteläinen aluekoulu, KVR-urakka

Lyhyt kuvaus

Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään osallistumishakemukset Mikkelin eteläisen aluekoulun kilpailullisen neuvottelumenettelyn KVR-urakkaan. Tämä tarjouspyyntö on alustava, ja se täydentyy hankintaneuvottelun aikana lopulliseksi tarjouspyynnöksi. Hankintayksikkö valitsee ehdokkaat neuvottelumenettelyyn kolmesta viiteen (3–5) tarjoajaa, joiden kesken järjestetään lopullinen tarjouskilpailu. Osallistumisen vähimmäisvaatimukset on ilmoitettu tässä tarjouspyynnössä. Osallistujat jättävät tarjouksen liitteenä projektisuunnitelman, jonka pohja on tämän tarjouspyynnön liitteenä. Mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita tulee enemmän kuin viisi (5), hankintayksikkö valitsee osallistujat annettujen projektisuunnitelmien perusteella.
Urakan toteuttajaksi valittava KVR-urakoitsija (myöhemmin urakoitsija) vastaa aluekoulun suunnittelusta ja rakentamisesta sekä takuuajan velvoitteista sekä toimii hankkeen päätoteuttajana. Tilaaja vastaa kohteen rahoituksesta.
Rakennus toteutetaan nykyisen Urpolan koulun tontille, Urpolan kaupunginosaan osoitteeseen Rinnekatu 8.
Uudisrakennukseen toteutetaan tilat vuosiluokkien 1–9 perusopetukselle sekä erityisopetuksen ryhmille. Tilat on tarkoitus rakentaa noin 850 oppilaalle ja noin 100 henkilökunnan edustajalle. Koulun lisäksi rakennuksessa toimivat nuorisotoimi ja iltapäiväkerho. Rakennuksen arvioitu kokonaislaajuus on noin 10 900 brm.
Koulu on tarkoitus toteuttaa hybridimallisena puukouluna puun ja betonin parhaita ominaisuuksia hyödyntäen. Puun käyttöä ja sille asetettuja vaatimuksia ja reunaehtoja täsmennetään hankinnan neuvotteluvaiheen kuluessa.
Rakennuksen toteutuspaikalla tällä hetkellä sijaitseva Urpolan koulu puretaan ennen rakennustöiden aloittamista 10/2020–3/2021.
Hankintaprosessin kilpailutusvaiheessa tilaajaa avustavat Inspira Oy yhteistyössä Asianajotoimisto Krogerus Oy:n sekä Ramboll Finland Oy:n ja Ramboll CM Oy:n kanssa.
Hankinnan valmisteluun osallistuneet urakoitsijat ja konsultit voivat tarjota hanketta tai osallistua hankkeen suunnitteluun tai toteutukseen.

Hankinnan kuvaus

Hankinnan aikataulu:
11/2020 1. Hankintailmoitus (tämä tarjouspyyyntö)
12/2020 2. Osallistumishakemukset
1/2021 3. Neuvottelukutsu valituille urakoitsijoille (valintapäätös)
1–4/2021 4. Neuvotteluvaihe
Kick-off
1. Neuvottelukierros: Massoittelu
(alustavan tarjouspyynnön läpikäynti, miten rakennus sijoittuu tontille, 3D-laatikkomalli, vaihtoehdot, laajennusvara)
2. Neuvottelukierros: Tilojen ja ulkoalueiden sijoittelu
(toiminnallisuuden sijoittuminen tilaryhmät oikeassa mittasuhteessa rakennuksen sisällä (ei ovia, ikkunoita, kiinto- tai irtokalusteita), ulkoalueiden toiminnallisuus oikeassa mittasuhteessa (ei yksilöityijä varusteita))
3. Neuvottelukierros: Toiminnallisuuden ja tilojen tarkennus
(tilojen kulkureitit ja hahmotelma kiinto- ja irtokalusteista, ovet, ikkunat, toiminnot värikoodattu, ulkoalueet: kentät, varusteet, katokset, pysäköinti)
(4. Neuvottelukierros)
(talotekniikka, elinkaari, energia)
5/2021 5. Lopullinen tarjouspyyntö
6/2021 6. Lopullisen tarjouksen jättäminen
6/2021 7. Laatutarjousten esittely
7–8/2021 8. Hankintapäätös
9/2021 9. Hankkeen sopimusten allekirjoitus
(edellyttäen, että hankintapäätös on lainvoimainen).
Hankintayksikkö valitsee kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn osallistujat.
Tavoitteena on allekirjoittaa hankintasopimus syksyllä 2021 ja aloittaa rakennustyöt ennen vuodenvaihdetta 2021–2022. Uudisrakennuksen käyttöönotto on suunniteltu elokuulle 2023.
Tarjoajien valinta
Hankinnan tarjouspyyntö on kaksivaiheinen. Ensimmäinen tarjouspyyntö on alustava, jolla hankitaan ehdokkaat hankintaneuvotteluihin. Ehdokkaiden tulee täyttää tarjouspyynnössä esitetyt minimivaatimukset. Jos minimivaatimukset täyttäviä ehdokkaita tulee enemmän kuin viisi (5) kpl, hankintayksikkö tekee ehdokasvalinnat tarjoajaehdokkaiden antamien projektisuunnitelmien perusteella (ks. tarjouspyynnön liite). Ehdokkaiden vertailutietoja ei tällöin anneta tarjoajien tietoon.
Valittujen ehdokkaiden kanssa käydään läpi neuvottelukierrokset. Neuvottelukierroksilla osa ehdokkaista saattaa karsiutua pois. Neuvottelukierrosten jälkeen hankintayksikkö täydentää lopullista tarjouspyyntöä. Lopulliseen tarjouspyyntöön voivat jättää tarjouksen viimeiselle neuvottelukierrokselle osallistuneet ehdokkaat.
Menettelyssä huolehditaan siitä, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti eikä kiellettyä ns. jälkitinkimistä tapahdu. Mikäli tähän vaihtoehtoon päädytään, tilaaja tarkentaa tarjouspyynnössä, mitä kohtia tarjouksissa on mahdollista muuttaa. Tarjoajat ilmoittavat tarjouspyynnön mukaisten muutosten hintavaikutuksen perusteluineen toisissa tarjouksissaan.
Lopullisen tarjousten jättämisen jälkeen tilaaja vertailee saamansa tarjoukset tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ilmoitetuilla vertailuperusteilla. Tilaaja valitsee tarjousten perusteella hinta–laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen. Hankintayksikkö voi hyväksyä tarjouksen vaikka se poikkeaa vähäisiltä osin tarjouspyynnössä tai sen liitteissä esitetyistä vaatimuksista. Oleelliset poikkeamat johtavat tarjouksen hylkäämiseen. Hankintayksikkö tulkitsee, onko poikkeama vähäinen vai oleellinen.
Tarjouksia voidaan tilaajan pyynnöstä myös muutoin täsmentää ja selkeyttää, jos tämä ei johda tarjousten tai tarjouspyynnön olennaisten tekijöiden muuttumiseen syrjivällä tai kilpailua vääristävällä tavalla.
Mikäli tilaaja toteaa, että hinta–laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta ei ole mahdollista määrärahojen riittämättömyyden vuoksi tai vastaavasta pakottavasta syystä, tilaaja voi jatkaa neuvotteluja tarjoajien kanssa.
Aikataulu ja vaiheet voivat muuttua hankintaprosessin kuluessa. Osallistujille tiedotetaan mahdollisista muutoksista.
Tilaajalla on missä tahansa hankinnan vaiheessa oikeus keskeyttää hankinta todellisesta ja perustellusta syystä.

Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi

Tarjoajien määrä on rajoitettu 3–5 osallistujaan, jotta hankintayksikkö pystyy hyödyntämään markkinoiden tehokkuuden, mutta vastaavasti pitämään prosessin sujuvana.
Hankintayksikkö on valinnut hankintatavaksi kilpailullisen neuvottelumenettelyn, jolla pyritään hyödyntämään urakoitsijoiden näkemyksiä innovatiivisista hybridirakenteista. Neuvotteluilla kartoitetaan ja määritellään keinot, joilla hankintayksikön tarpeet voidaan parhaiten täyttää.
Tilaaja on varannut 200 000 EUR, alv 0 %, tarjouspalkkioita varten. Tämä summa jaetaan niiden tarjoajien kesken, jotka ovat jättäneet lopullisen tarjouspyynnön mukaisen hyväksyttävän tarjouksen, mutta eivät tulleet valituksi sopimuskumppaniksi, max. 50 000 EUR per hävinnyt tarjoaja. Tarjouspalkkiota ei makseta tarjouskilpailun voittaneelle tarjoajalle. Tarjouspalkkion lisäksi muita tarjoajien kuluja ei korvata. Tarjouspalkkio maksetaan, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi ja urakkasopimus on allekirjoitettu.
Tarjouspalkkiota ei makseta eikä tarjoajan kuluja korvata, mikäli hankintamenettely keskeytetään.
Tilaajalla on oikeus hyväksyttyihin tarjouksiin sisältyvään aineistoon, kuten esim. suunnitelmiin, piirustuksiin ja niihin sisältyviin innovaatioihin edellä mainitun palkkion suorittamista vastaan. Tarjoaja voi tarjouksessaan ilmoittaa luopuvansa em. tarjouspalkkiosta, jolloin tilaajalle ei synny oikeutta tarjousaineistoon.