Asianhallintaratkaisu

Turun yliopisto

Hankinnan kohteena on asianhallintaratkaisu Turun yliopiston yhteisten palveluiden henkilökunnalle ja hallintotyötä tekeville akateemisille. Asianhallintaratkaisulla tarkoitetaan tässä yhteydessä asianhallinnan, tiedonohjauksen, kokoushallinnan ja sopimushallinnan toiminnallisuuksien muodostamaa kokonaisuutta.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2020-06-02. Hankinta julkaistiin 2020-04-28.

Kuka?

• Turun yliopisto

Mitä?

Missä?

• Etelä-Suomi › Varsinais-Suomi

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2020-04-28	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2020-04-28)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: 6/02.05.01/2020
Lyhyt kuvaus:

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Asiakirjojen hallintajärjestelmä 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Varsinais-Suomi 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Julkisoikeudellinen yhteisö
Hankintaviranomaisen nimi: Turun yliopisto
Postiosoite: Yliopistonmäki, Turun yliopisto
Postinumero: FI-20014
Postitoimipaikka: Turku
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.utu.fi 🌏
Sähköposti: kilpailutus@utu.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hanki?id=297163&tpk=75d32d0d-7ef7-4b93-9b5e-30441cba4bb4 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hanki?id=297163&tpk=75d32d0d-7ef7-4b93-9b5e-30441cba4bb4 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-04-28 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2020-06-02 📅
Julkaisupäivä: 2020-04-29 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 084-199194
EUVL-S-numero: 84
Lisätietoja
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu kokonaisarvo: 800 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Integraatiotarpeiksi on tunnistettu tällä hetkellä mm. sähköinen allekirjoitus (SarakeSign), sähköinen arkisto (Visman X-Archive), UTUForms-lomakejärjestelmä (REST-rajapinta), Cloudia ja tietovarasto. Lisäksi tarvitaan migraatio Dynasty For SQL 6.4 -asianhallintajärjestelmästä. Tarkemmat tiedot integraatioista löytyy liitteestä 2. Vaatimukset ja hinnoittelu, Tekniset vaatimukset-välilehden kohdasta 14. Integraatiot ja rajapinnat. Sähköistä asianhallintaratkaisua ohjaa tiedonohjaussuunnitelma (TOS).

Turun yliopisto on organisaatiomuodoltaan julkisoikeudellinen laitos, joten Turun yliopistoa sitoo mm. arkistolaki, julkisuuslaki, hallintolaki sekä laki sähköisestä asioinnista viranomaisissa. Lainsäädännön lisäksi aineistojen säilyttämiseen liittyy vaatimuksia myös rahoittajien ja sopimuskumppaneiden osalta. Asianhallintaratkaisun selailu/katseluoikeudet tullaan tarjoamaan koko henkilökunnalle, eli n. 3 500 henkilölle, ja aktiivikäyttöoikeudet arviolta n. 350 henkilölle.

Hankintasopimuksen tavoitteena on hankkia asianhallintajärjestelmä, joka integroidaan muihin järjestelmiin rajapintaa käyttäen. Asianhallintajärjestelmän hankkimisella mahdollistetaan asiakirjan käytettävyys käyttöoikeuksien rajoissa 24/7, säästetään työaikaa nopeuttamalla asioiden käsittelyä, vähennetään työvaiheita, huolehditaan automaattisesta asiakirjojen arkistoinnista ja hävittämisestä, sekä täytetään lainsäädännön vaatimukset (tiedonhallinta-, julkisuus- ja arkistolaki).

Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa tekee sopimuksen.

Hinnoittelun tulee sisältää kaikki jäljempänä mainitut asianhallintajärjestelmään liitettävät palvelut.

Hankinnan kohteena on liitteessä 1 kuvattu UTUDrive hankkeen sisältö.

Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimusta on mahdollista jatkaa vuosi kerrallaan, mikäli tilaaja hyväksy toimittajan hinnoittelun. Toimittajan on toimitettava tilaajalle tieto uusista hinnoista puoli vuotta ennen sopimuskauden päättymistä.

Yliopistolla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.

Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Turku

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Ks. ESPD.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:

Muilta kuin tarjouspyynnössä tai sen liitteissä kuvatuin osin sovelletaan JIT 2015 ehtoja seuraavasti:

– Liite 1: Yleiset sopimusehdot,

– Liite 2: Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista avoimen lähdekoodin ehdoin,

– Liite 3: Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista muulla kuin avoimella lähdekoodilla,

– Liite 5: Erityisehtoja palveluista.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 13:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 5 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2020-06-02 📅
Tarjousten avausaika: 13:30
Paikka: Turku
Lisätietoja: Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0245896-3
Yhteystiedot
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hanki?id=297163&tpk=75d32d0d-7ef7-4b93-9b5e-30441cba4bb4 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2020/S 084-199194 (2020-04-28)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)