Asianhallintajärjestelmä ja sähköinen arkisto

Hämeenlinnan kaupunki

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö/tilaaja) pyytää tarjoustanne asianhallintajärjestelmästä ja sähköisestä arkistosta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sähköinen arkisto voi jäädä tilaajan käyttöön sopimuskauden päätyttyä.
Sopimuskumppaniksi valitaan yksi (1) tarjoaja.
Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000–500 000 EUR, josta kertakustannus on noin 50 000–100 000 EUR ja vuosittainen kustannus on noin 50 000–100 000 EUR. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä.
Huom.:
Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1–2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2020-11-06. Hankinta julkaistiin 2020-10-05.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Triplan Oy

Kuka?

• Hämeenlinnan kaupunki

Mitä?

Missä?

• Etelä-Suomi › Kanta-Häme

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2020-10-05	hankintailmoitus
2021-01-05	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2020-10-05)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: HML/3684/02.08.02/2020
Lyhyt kuvaus:

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö/tilaaja) pyytää tarjoustanne asianhallintajärjestelmästä ja sähköisestä arkistosta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sähköinen arkisto voi jäädä tilaajan käyttöön sopimuskauden päätyttyä. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi (1) tarjoaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000–500 000 EUR, josta kertakustannus on noin 50 000–100 000 EUR ja vuosittainen kustannus on noin 50 000–100 000 EUR. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä. Huom.: Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1–2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Ohjelmointi ja siihen liittyvät neuvontapalvelut 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Kanta-Häme 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Hämeenlinnan kaupunki
Postiosoite: PL 84
Postinumero: FI-13101
Postitoimipaikka: Hämeenlinna
Yhteystiedot
Internetosoite: https://www.hameenlinna.fi 🌏
Sähköposti: hankinnat@hameenlinna.fi 📧
Puhelin: +358 504491406 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna?id=311446&tpk=0b827f81-3689-44fa-82bf-61ab80f9a6ac 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna?id=311446&tpk=0b827f81-3689-44fa-82bf-61ab80f9a6ac 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-10-05 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2020-11-06 📅
Julkaisupäivä: 2020-10-09 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 197-475900
EUVL-S-numero: 197
Lisätietoja
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Sopimuskumppaniksi valitaan yksi (1) tarjoaja.

Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000–500 000 EUR, josta kertakustannus on noin 50 000–100 000 EUR ja vuosittainen kustannus on noin 50 000–100 000 EUR. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä.

Huom.:

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1–2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Hankinnan tavoitteet

Hankinnan tavoitteena on Hämeenlinnan kaupunkia erinomaisesti palveleva, kokonaistaloudellisesti edullinen asianhallintajärjestelmä ja sähköinen arkisto. Asianhallintajärjestelmän ja sähköisen arkiston tulee toimia luotettavasti, ja niiden tulee olla helppokäyttöiset. Hankinnan tavoitteena on lisäksi järjestelmä ja arkisto, joita kehitetään aktiivisesti kaikkia järjestelmän ja arkiston käyttäjiä ajatellen siten, että yleisestä kehitystyöstä ei veloiteta erikseen. Asianhallintajärjestelmä ja sähköinen arkisto hankitaan palveluna.

Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimuskausi on neljä (4) vuotta tuotantokäytön alkamisesta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana sopimusluonnoksen mukaisesti.

Vaihtoehtojen kuvaus: Ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2020-11-06 📅
Tarjousten avausaika: 12:15
Lisätietoja: Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0146921-4
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Niina Kuusela
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna?id=311446&tpk=0b827f81-3689-44fa-82bf-61ab80f9a6ac 🌏

Viite
Lisätietoja

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska asianhallintajärjestelmä ja sähköinen arkisto muodostavat yhden (1) loogisen kokonaisuuden.

Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/41729/notice/55265

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2020/S 197-475900 (2020-10-05)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2021-01-05)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö/tilaaja) pyytää tarjoustanne asianhallintajärjestelmästä ja sähköisestä arkistosta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sähköinen arkisto voi jäädä tilaajan käyttöön sopimuskauden päätyttyä. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi (1) tarjoaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000—500 000 EUR, josta kertakustannus on noin 50 000—100 000 EUR ja vuosittainen kustannus on noin 50 000— 100 000 EUR. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä. Huom.: Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1—2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Hankinnan kokonaisarvo: 500 000 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-01-05 📅
Julkaisupäivä: 2021-01-08 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 005-006784
Viittaa ilmoitukseen: 2020/S 197-475900
EUVL-S-numero: 5
Lisätietoja

Arvo on noin hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo korkeimmillaan. Arvo ei sido hankintayksikköä. Hankinnan todellinen arvo jää pienemmäksi. Tämä on jälki-ilmoitus eli kilpailutus on jo tehty ja hankintasopimus on jo tehty.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000—500 000 EUR, josta kertakustannus on noin 50 000—100 000 EUR ja vuosittainen kustannus on noin 50 000— 100 000 EUR. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä.

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1—2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Vaihtoehtojen kuvaus: Ilmoitettu tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Lisätietoja:

Arvo on noin hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo korkeimmillaan. Arvo ei sido hankintayksikköä. Hankinnan todellinen arvo jää pienemmäksi.

Tämä on jälki-ilmoitus eli kilpailutus on jo tehty ja hankintasopimus on jo tehty.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Vaatimusmäärittely
Laatukriteeri (painotus): 35
Laatukriteeri (nimi): Työnäyte
Laatukriteeri (painotus): 10
Laatukriteeri (nimi): Käyttöönottoprojektin projektisuunnitelma
Laatukriteeri (painotus): 5
Hinta (painotus): 50

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2020-12-15 📅
Nimi: Triplan Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2628857-5
Postitoimipaikka: Hämeenlinna
Maa: Suomi 🇫🇮
Kanta-Häme 🏙️
Internetosoite: https://www.triplan.fi 🌏
Hankinnan kokonaisarvo: 500 000 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 2
Lähde: OJS 2021/S 005-006784 (2021-01-05)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)