15/20 Lahden kaupunki/ Kierrätettyjen kalusteiden puitesopimus

Lyhyt kuvaus

Lahden kaupunki pyytää tarjoustanne kierrätyskalusteista sopimuskaudelle (aloitusajankohta on arvio) 1.11.2020–31.12.2022 + optio vuodelle 2023.
Hankinnan kohteena on kierrätettyjen kalusteiden hankinnat Lahden kaupungin tarpeisiin. Hankintaan sisältyy kierrätyskalusteiden ostojen lisäksi erikseen tilattavat huolto ja kunnostustyöt sekä kalustussuunnittelu.
Puitejärjestelyyn valitaan enintään kolme (3) toimittajaa.
Tilauskäytännöt ja puitesopimuksen sisäinen toiminta toteutetaan seuraavasti:
Alle 2 000 EUR:n hankinnat (taso 1), joissa kyse yksittäisistä täydennyskalusteista, kuten työtuoleista, hyllyköistä, pöydistä tms.: voidaan tilaus tehdä siltä toimittajalta, joka on tässä hankintamenettelyssä saanut kokonaistaloudellisessa vertailussa parhaat pisteet (etusijajärjestys). Mikäli etusijajärjestyksen ensimmäisellä toimittajalla ei ole tarvittavaa kalustetta, voidaan siirtyä seuraavaan toimittajaan.
Hankinnat alle 20 000 EUR, mutta yli 2 000 EUR (taso 2): tilaaja voi käyttää ensisijaisesti etusijajärjestystä toimittajan valinnassa. Tilaajalla on myös oikeus toteuttaa kevennetty kilpailutus (=minikilpailutus) alle 20 000 EUR:n hankinnoissa puitejärjestelyyn hyväksyttyjen toimittajien kesken.
Hankinnat yli 20 000 EUR (taso 3): tilaaja tekee kevennetyn kilpailutuksen puitejärjestelyyn hyväksyttyjen toimittajien kesken lähettämällä kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyynnön toimittajille.
Puitesopimuksen kevennetyn kilpailutuksen ohje (tilaajille) on tarjouspyynnön liitteenä 3.
Kalustevuokrausta käytetään tavallisimmin pienemmissä kokonaisuuksissa, joita ovat esimerkiksi väistötilat sekä hankkeiden ja projektien määräaikaiset- tai väliaikaiset tilat.

Teksti

Lahden kaupunki pyytää tarjoustanne kierrätetyistä kalusteista sopimuskaudelle (aloitusajankohta on arvio) 1.11.2020–31.12.2022 + optio vuodelle 2023.
Hankinnan kohteena on kierrätettyjen kalusteiden hankinnat Lahden kaupungin tarpeisiin. Kalusteiden tulee olla kuntotarkastettuja käytettyjä kalusteita. Hankintaan sisältyy kierrätyskalusteiden ostojen lisäksi erikseen tilattavat huolto ja kunnostustyöt sekä kalustussuunnittelu. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Tarjouslomakkeella pyydetään hintoja esimerkkikalusteille eri laatuluokissa. Sopimuskaudella kalusteita hankitaan tilaajan tarpeen mukaan.
Puitejärjestelyyn valitaan enintään kolme (3) toimittajaa.
Tilauskäytännöt ja puitesopimuksen sisäinen toiminta toteutetaan seuraavasti:
Alle 2 000 EUR:n hankinnat (taso 1), joissa kyse yksittäisistä täydennyskalusteista, kuten työtuoleista, hyllyköistä, pöydistä tms.: voidaan tilaus tehdä siltä toimittajalta, joka on tässä hankintamenettelyssä saanut kokonaistaloudellisessa vertailussa parhaat pisteet (etusijajärjestys). Mikäli etusijajärjestyksen ensimmäisellä toimittajalla ei ole tarvittavaa kalustetta, voidaan siirtyä seuraavaan toimittajaan.
Hankinnat alle 20 000 EUR, mutta yli 2 000 EUR (taso 2): tilaaja voi käyttää ensisijaisesti etusijajärjestystä toimittajan valinnassa. Tilaajalla on myös oikeus toteuttaa kevennetty kilpailutus (=minikilpailutus) alle 20 000 EUR:n hankinnoissa puitejärjestelyyn hyväksyttyjen toimittajien kesken.
Hankinnat yli 20 000 EUR (taso 3): tilaaja tekee kevennetyn kilpailutuksen puitejärjestelyyn hyväksyttyjen toimittajien kesken lähettämällä kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyynnön toimittajille.
Puitesopimuksen kevennetyn kilpailutuksen ohje (tilaajille) on tarjouspyynnön liitteenä 3.
Kalustevuokrausta käytetään tavallisimmin pienemmissä kokonaisuuksissa, joita ovat esimerkiksi väistötilat sekä hankkeiden ja projektien määräaikaiset- tai väliaikaiset tilat.
Toimitusehto on TOP-toimitettuna perille, pakkausmateriaalit ja muut toimitukseen liittyvät roskat pois vietynä oikeaan kierrätyspisteeseen tai uusiokäyttöön.
Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus kalustekunnostukseen ja huoltoon sekä kierrätyskalusteiden raportointi ja seurantajärjestelmä. Tarjoajan tulee voida järjestelmästä todentaa kalusteen historiaa, vähintään siten, että tilaaja voi varmistua kyseisen kalusteen tai kalusteryhmän ”puhtaudesta”, eli siitä että kalusteet eivät ole tulleet kierrätykseen sisäilmaongelmaisesta kohteesta tai että kyseiselle kalusteelle on tehty kaikki tarvittavat puhdistus ja verhoilujen vaihdot noudattaen Työterveyslaitoksen ohjetta: https://www.ttl.fi/wp-content/uploads/2016/09/home_puhdistus.pdf

Teksti

Lahden kaupunki pyytää tarjoustanne kierrätetyistä kalusteista sopimuskaudelle (aloitusajankohta on arvio) 1.11.2020–31.12.2022 + optio vuodelle 2023.
Hankinnan kohteena on kierrätettyjen kalusteiden hankinnat Lahden kaupungin tarpeisiin. Kalusteiden tulee olla kuntotarkastettuja käytettyjä kalusteita. Hankintaan sisältyy kierrätyskalusteiden ostojen lisäksi erikseen tilattavat huolto ja kunnostustyöt sekä kalustussuunnittelu. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Tarjouslomakkeella pyydetään hintoja esimerkkikalusteille eri laatuluokissa. Esimerkkikalusteiden mitat ovat noin-mittoja, poikkeamat voivat olla kohtuullisia, ne eivät kuitenkaan saa vaikuttaa kalusteen käyttötarkoitukseen. Materiaalien värit/viilutyypit voivat vaihdella. Samoin kalusteen materiaali voi olla muu, jos sen voi katsoa esim. kestävyydeltään, puhdistettavuudeltaan ja muilta olennaisilta käyttöominaisuuksiltaan olevan vähintään vastaava kuin esitetyn esimerkin.
Sopimuskaudella kalusteita hankitaan tilaajan tarpeen mukaan.
Puitejärjestelyyn valitaan enintään kolme (3) toimittajaa.
Tilauskäytännöt ja puitesopimuksen sisäinen toiminta toteutetaan seuraavasti:
Alle 2 000 EUR:n hankinnat (taso 1), joissa kyse yksittäisistä täydennyskalusteista, kuten työtuoleista, hyllyköistä, pöydistä tms.: voidaan tilaus tehdä siltä toimittajalta, joka on tässä hankintamenettelyssä saanut kokonaistaloudellisessa vertailussa parhaat pisteet (etusijajärjestys). Mikäli etusijajärjestyksen ensimmäisellä toimittajalla ei ole tarvittavaa kalustetta, voidaan siirtyä seuraavaan toimittajaan.
Hankinnat alle 20 000 EUR, mutta yli 2 000 EUR (taso 2): tilaaja voi käyttää ensisijaisesti etusijajärjestystä toimittajan valinnassa. Tilaajalla on myös oikeus toteuttaa kevennetty kilpailutus (=minikilpailutus) alle 20 000 EUR:n hankinnoissa puitejärjestelyyn hyväksyttyjen toimittajien kesken.
Hankinnat yli 20 000 EUR (taso 3): tilaaja tekee kevennetyn kilpailutuksen puitejärjestelyyn hyväksyttyjen toimittajien kesken lähettämällä kevennetyn kilpailutuksen tarjouspyynnön toimittajille.
Puitesopimuksen kevennetyn kilpailutuksen ohje (tilaajille) on tarjouspyynnön liitteenä 3.
Kalustevuokrausta käytetään tavallisimmin pienemmissä kokonaisuuksissa, joita ovat esimerkiksi väistötilat sekä hankkeiden ja projektien määräaikaiset- tai väliaikaiset tilat.
Toimitusehto on TOP-toimitettuna perille, pakkausmateriaalit ja muut toimitukseen liittyvät roskat pois vietynä oikeaan kierrätyspisteeseen tai uusiokäyttöön.
Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus kalustekunnostukseen ja huoltoon sekä kierrätyskalusteiden raportointi ja seurantajärjestelmä. Tarjoajan tulee voida järjestelmästä todentaa kalusteen historiaa, vähintään siten, että tilaaja voi varmistua kyseisen kalusteen tai kalusteryhmän ”puhtaudesta”, eli siitä että kalusteet eivät ole tulleet kierrätykseen sisäilmaongelmaisesta kohteesta tai että kyseiselle kalusteelle on tehty kaikki tarvittavat puhdistus ja verhoilujen vaihdot noudattaen Työterveyslaitoksen ohjetta: https://www.ttl.fi/wp-content/uploads/2016/09/home_puhdistus.pdf

Tarjouspyynnön liitteenä oleva tarjouslomake (liite 2) on päivitetty. Muutetut / lisätyt kohdat punaisella fontilla.
Tarjouspyynnössä esitettyä taloudellista ja rahoituksellista vaatimusta "Yrityksen luottoluokituksen tulee olla vähintään A+", muutetaan, voidaan hyväksyä vähintään luottoluokitus A.
Tarjoajan tulee varautua esittämään selvitys luottoluokituksesta, esim. luottoluokitusraportti, selvitys maksutavasta, taloudesta ja taustasta. Hankintayksikkö voi myös tarkastaa tietoja maksuttomista ja maksullisista rekistereistä.