Vaihtoehtojen kuvaus
Tunnistettuja lisähankintamahdollisuuksia: Allekirjoitusprosessin käyttöönotto ja sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan siirto säilytysjärjestelmään:
- allekirjoitusprosessin monistaminen (ei integroidusta järjestelmästä), esim:
- päättötodistukset
- Oulun Veden liitoskohtalausunnot
- työtodistukset
- valtakirjat.
Operatiivisessa järjestelmässä laaditun asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen ja siirto säilytysjärjestelmään (integraatiot)
- sopimukset ja päätökset
- Oulun Veden asiakkuussopimukset
- Rakennusvalvonnan päätökset ja loppukatselmuspöytäkirjat, työvaihetodistukset (TrimbleLocus)
- Maanvuokrasopimukset
- Varhaiskasvatuksen hoitoaikapäätökset.
Asiakirjakokonaisuuksien siirtäminen verkkolevyltä säilytysjärjestelmään
- Pohjois-Pohjanmaan museon sähköinen kuva-arkisto
- Viestinnän kuvat
- Taloushallinnon järjestelmissä olevat aineistot (tilinpäätösaineisto)
- Digitoitu aineisto, esim. kaupunginarkiston tuhoutumisuhan alla olevat asiakirjat.
Aineiston siirtäminen operatiivisesta järjestelmästä, jatkuva tai kertaluonteinen
- vanhat, käytöstä poistetut asianhallintajärjestelmät
- säännölliset siirrot käytössä olevista operatiivisista järjestelmistä: Tweb, Therefore, TrimbleNis, TrimbleLocus (Oulun Veden otantakartat vesijohto- ja viemäriverkostosta, kaavoituksen otantakartat nollaan päättyviltä vuosilta)
- urakka-asiakirjat (Cloudia, Haahtela)
- asiakaslaskuaineistot useista eri järjestelmistä.
Aineiston luovuttaminen
- tutkimuskäyttöön
- toiselle viranomaiselle.
Aineiston siirtäminen
- kansallinen säilytysjärjestelmä.