Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.
Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
1. Tarjousten avaaminen
2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
7. Hankintasopimuksen solmiminen.
Tarjous tulee jättää määräaikaan mennessä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi:ssä. Muulla tavalla jätettyjä tarjouksia ei hyväksytä. Tarjous on tarjoajaa sitova. Tarjoaja vastaa tarjouksen oikeellisuudesta. Tarjoukset avataan määräajan päättymisen jälkeen.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen:
Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Edellytykset selvitetään tarjouspyynnön kohdassa Soveltuvuusvaatimukset asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla, joilla pyritään varmistamaan, että tarjoajalla on edellytykset hankinnan toteuttamiseen.
Tarjoajan poissulkeminen:
Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoaja ei täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia tai jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla jostakin hankintalain 80 §:ssä mainitusta rikoksesta. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois myös tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 81§:n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen:
Arviointi- ja valintaprosessin kolmannessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita hankittavilta palveluilta on edellytetty tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Hankintamenettelyn keskeyttäminen, tarjousten hylkääminen/poissulkeminen:
Hankintamenettely voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §). Todellinen ja perusteltu syy on esimerkiksi se, että hankinnalle varatut määrärahat eivät riitä. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta (hankintalain 104 §). Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen siten, kuin hankintalain 96 §:ssä säädetään. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan, jos yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla, jos tarjousten hintataso on liian korkea, jos olosuhteet tai edellytykset ovat muuttuneet niin, ettei suunniteltua hankintaa ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla.
Tarjousten vertailu ja voittavan tarjouksen valinta:
Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Hankinnan valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa kriteerinä hinta ja laatu. Hankintapäätös tehdään ja annetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille Tarjouspalvelu.fi:n kautta. Hankintapäätökseen voi hakea muutosta siten kuin päätöksessä mainitaan. Hankintapäätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta tarkistetaan tilaajavastuulain vaatimat selvitykset. Hankinta voi toteutua vasta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.