EU-puheenjohtajakauden 1.7.–31.12.2019 ja kevään 2020 parlamenttikokousten tulkkaus

Lyhyt kuvaus

Suomi toimii EU:n puheenjohtajamaana 1.7.–31.12.2019. Eduskunnan kanslia järjestää puheenjohtajakaudella seitsemän (7) parlamenttikokousta, joista neljä (4) kokousta järjestetään eduskunnan Pikkuparlamentissa ja kolme (3) suurempaa kokousta muualla Helsingissä. Näiden kokousten lisäksi eduskunnan kanslia järjestää keväällä 2020 kaksi (2) kokousta, joista toinen kokous järjestetään eduskunnan Pikkuparlamentissa ja toinen muualla Helsingissä. EU-puheenjohtajuuskaudella järjestetään yhteensä yhdeksän (9) parlamenttikokousta.
Tämän tarjouskilpailun perusteella hankitaan simultaanitulkkaus kahdeksaan (8) kokoukseen. Yhden (1) kokouksen osalta tulkkaus hoidetaan SCICin toimesta.

Hankinnan kuvaus

Tarjouskilpailun tarkoituksena on varmistaa laadukkaiden ja yhdenmukaisten konferenssitulkkauspalvelujen saatavuus EU-puheenjohtajakaudella ja keväällä 2020 järjestettäviin parlamenttikokouksiin. Suomen EU-puheenjohtajuuskaudella järjestetään yhteensä yhdeksän (9) parlamenttikokousta. Tämän tarjouskilpailun perusteella hankitaan simultaanitulkkaus kahdeksaan (8) kokoukseen. Yhden (1) kokouksen osalta tulkkaus hoidetaan SCICin toimesta. Kaikissa eduskunnan kanslian järjestämissä kokouksissa otetaan huomioon, että myös valtioneuvosto järjestää puheenjohtajakaudella useita merkittäviä kokouksia Suomessa. Kokoukset ajoittuvat rajatuille aikajaksoille. Järjestettävät konferenssit, päivämäärät ja arvioidut osallistujamäärät sekä kokouspaikat ovat liitteessä 1. Konferenssien tarkat teemat voidaan vahvistaa vasta huhtikuussa 2019 pidettyjen eduskuntavaalien jälkeen.
Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjousta EU-puheenjohtajakauden ja kevään 2020 kokousten, yhteensä kahdeksan (8) kokouksen, konferenssitulkkauksen kokonaisvaltaisesta järjestämisestä. Tulkkaus järjestetään simultaanitulkkauksena. Tarjouskilpailun perusteella valittu palveluntarjoaja tuottaa tulkkauspalvelut kaikkiin kahdeksaan (8) kokoukseen. Palveluntarjoajan tulee koota tulkkitiimit osoitettuihin kokouksiin sekä vastata yhteydenpidosta eduskunnan kansliaan. Palveluntarjoajan tulee nimetä tehtävään päätulkki/tulkkitiimien kokoaja sekä muut tulkit. Palveluntarjoajaa, päätulkkia/tulkkitiimien kokoajaa ja tarjottavia palveluita koskevat vähimmäisvaatimukset ja tavoitteet on kuvattu yksityiskohtaisesti jäljempänä. Kokousten kielivalikoima on suomi, ruotsi, englanti ja ranska. Jokaisessa kokouksessa on lähtökohtaisesti kolme (3) tulkkia per kieli. Ulkomaalaisille valtuuskunnille tulee yleisen käytännön mukaisesti tarjota mahdollisuus tuoda kokoukseen oma tulkki. Valtuuskuntien mahdolliset omat tulkit eivät ole palveluntarjoajan vastuulla, eikä heitä huomioida tarjouksen tekemisessä. Tarjous annetaan liitteen 1 (Kokousten päivämäärät, arvioidut osallistujamäärät ja kokouspaikat) kokouksen kestoon merkittyjen kellonaikojen mukaan. Tilaaja on varannut tulkeille mahdollisuuden majoitukseen Sokos Hotel Vaakunasta hintaan 135 EUR per yö, majoittuminen yhden (1) henkilön huoneissa. EU-puheenjohtajuuskauden kokouksia varten palveluntarjoajan tulee nimetä tarjouksessa päätulkki/tulkkitiimin kokoaja, jonka tehtävänä on koota tulkkitiimi sekä vastata sen toiminnasta ja yhteydenpidosta asiakkaaseen ja kokousten puheenjohtajiin. Lisäksi tarjoajan tulee nimetä kaksi muuta tulkkia per kieli, lista tulee olla tarjouksen liitteenä. Muut tulkit nimetään vasta lähempänä kutakin pidettävää kokousta. Tarjouksessa nimetyn päätulkin ja tulkin saa vaihtaa ainoastaan perustellusta syystä. Perustelluksi syyksi katsotaan ylivoimainen este tai palveluntuottajasta riippumaton muu vakava syy. Tilalle valittavan päätulkin tai tulkin tulee olla koulutukseltaan ja kokemukseltaan vastaavanlainen kuin tarjouksessa nimetyn tulkin. Myös näissä tapauksissa käytettävät tulkit tulee hyväksyttää tilaajalla etukäteen. Palvelun tilaajalla on oikeus missä vaiheessa tahansa pyytää tulkkien todistukset nähtäväksi. Tulkeilla tulee olla kyky lyhyessä ajassa perehtyä valittavien aiheiden edellyttämään sanastoon. Vastuu tästä on viime kädessä palveluntarjoajalla. Tarjouksessa tulee ilmoittaa yhden (1) tulkin tulkkauksen päivähinta (7 tuntia). Tätä hintaa sovelletaan kaikkiin tulkkeihin. Hinnan tulee sisältää kaikki kustannukset. Ilmoitetun hinnan tulee sisältää välityspalkkio, tulkkien mahdolliset matkakulut, päivärahat ja majoituskulut sekä matkapäiväkorvaukset.