Taloushallinnon järjestelmät

Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy

Hankinnan kohteena ovat SaaS-palveluna toimitettavat taloushallinnon järjestelmät.
Hankinta on jaettu seuraaviin osiin:
1. Kirjanpito (sis. kirjanpito, käyttöomaisuuden hallinta, osto- ja myyntireskontra sekä matka- ja kululaskut)
2. Hankinnasta maksuun.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2018-06-18. Hankinta julkaistiin 2018-05-15.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Palette Software AB
• Visma Public Oy

Kuka?

• Jyväskylän ammattikorkeakoulu Oy

Mitä?

Missä?

• Länsi-Suomi › Keski-Suomi

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2018-05-15	hankintailmoitus
2018-11-16	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2018-05-15)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena ovat SaaS-palveluna toimitettavat taloushallinnon järjestelmät. Hankinta on jaettu seuraaviin osiin: 1. Kirjanpito (sis. kirjanpito, käyttöomaisuuden hallinta, osto- ja myyntireskontra sekä matka- ja kululaskut) 2. Hankinnasta maksuun.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Lisä-CPV-koodi: Taloushallinnon tietojärjestelmät 📦
Hankintaohjelmatuotteet 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Keski-Suomi 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Muu
Hankintaviranomaisen nimi: Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: PL 207
Postinumero: 40101
Postitoimipaikka: Jyväskylä
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.jamk.fi 🌏
Sähköposti: hankinnat@jamk.fi 📧
Puhelin: +358 207438100 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/jamk 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/jamk?id=150486&tpk=5aed8086-ef10-4ea0-ab76-db1d0a511aff 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2018-05-15 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2018-06-18 📅
Julkaisupäivä: 2018-05-16 📅
Aloituspäivä: 2018-09-03 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2018/S 092-208976
EUVL-S-numero: 92
Lisätietoja
Avaustilaisuus ei ole julkinen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena ovat SaaS-palveluna toimitettavat taloushallinnon järjestelmät.

Hankinta on jaettu seuraaviin osiin:

1. Kirjanpito (sis. kirjanpito, käyttöomaisuuden hallinta, osto- ja myyntireskontra sekä matka- ja kululaskut)

2. Hankinnasta maksuun.

Arvioitu kokonaisarvo: 650 000 EUR 💰
Osan nimi: Kirjanpito
Osan numero: 1
Lyhyt kuvaus:

Osassa 1 hankittava järjestelmä sisältää kirjanpidon, käyttöomaisuuden hallinnan, osto- ja myyntireskontran sekä matka- ja kululaskut.

Hankinnan toiseen osaan, osa-alue Hankinnasta maksuun sisältyy kaikki ostolaskujen kierrätykseen tarvittavat toiminnallisuudet. Ostolaskujen kierrätykseen liittyvät vaatimukset sisältyvät myös hankinnan osaan 1, osa-alueeseen Kirjanpito, jotta JAMK voi varmistua siitä, että ostolaskujen kierrätykseen saadaan ratkaisu, mikäli Hankinnasta maksuun -osan kilpailutus epäonnistuu tai esim. ratkaisun käyttöönotto viivästyy. Tarkemmat ohjeet on esitetty liitteessä 3, Hintataulukko.

Taloushallinnon järjestelmän avulla hallitaan JAMKin taloushallinnon prosesseja mahdollisimman pitkälle sähköistettyjen työnkulkujen kautta. Uuden järjestelmäkokonaisuuden odotetaan helpottavan prosessien läpivientiä helppokäyttöisten selainpohjaisten käyttöliittymien sekä lisääntyvän automaation avulla. Tietojen raportoinnin odotetaan myös helpottuvan uuden järjestelmän avulla. Kaikkiin osan 1 osa-alueisiin sisältyy ko. osa-alueen raportointivaatimuksia.

Taloushallinnon järjestelmä on osa JAMKin järjestelmien kokonaisarkkitehtuuria, jossa henkilöstöön liittyvien tietojen osalta master-datan lähteenä toimii tällä hetkellä Personec F.K. Asiakastiedon masterjärjestelmänä tulee toimimaan jo käytössä oleva Microsoft Dynamics CRM.

Taloushallinnon järjestelmän on liittymärajapintojen avulla pystyttävä keskustelemaan muiden JAMKin järjestelmien avulla siten, että tietoja käsitellään aina yhden tallennuksen periaatteella. Liittymärajapinnat tehdään tapauskohtaisesti joko erillisliittyminä tai hyödyntämällä JAMKilla käytössä olevaa nServiceBus-palveluväyläratkaisua, johon tarjotun ratkaisun on tarvittaessa kyettävä liittymään. Järjestelmän käyttöoikeuksien on toimittava roolipohjaisesti, joka mahdollistaa tietojen näkymisen ja käsittelyn rajaamisen kunkin käyttäjän työroolin mukaiseksi. Tietojen käsittelyssä (tietojen muutokset, anomukset, hyväksynnät) käytetään JAMKin tarpeiden mukaisia hyväksyntätyönkulkuja. Mikäli taloushallinnon järjestelmä koostuu useasta eri järjestelmästä, on näiden keskusteltava tarvittavilta osin keskenään. Taloushallinnon sisäisten järjestelmäintegraatioiden toteutus on sisällyttävä käyttöönoton hintaan.

Tavoitteena on, että järjestelmän käyttöönotto käynnistyy välittömästi hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Järjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain vuosien 2018–2019 aikana. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alustava käyttöönoton projektisuunnitelma sisältäen JAMKin tavoiteaikataulun huomioiva aikatauluehdotus.

Järjestelmän toimittajan vastuulla ovat mm. seuraavat käyttöönottoon ja palvelun ylläpitoon liittyvät työt:

– käyttöönoton projektointi (päävastuullinen projektipäällikkö toimittajalta, asiakas nimeää projektipäällikön, joka vastaa asiakkaan vastuulla olevien asioiden etenemisestä),

– käyttöönoton konsultointi käyttöönotossa (ratkaisun sovittaminen asiakkaan tarpeisiin),

– järjestelmän käyttöönottoon ja käytön aikaisiin muutoksiin liittyvä parametrointi ja parametroinnin tuki (asiakas voi myös itse tehdä osin parametrointia, mikäli järjestelmä sen mahdollistaa),

– liittymärajapintojen toteutus,

– käyttäjien koulutus (vähintään pääkäyttäjät, mahdollisesti laajempi käyttäjäjoukko tarpeen mukaan),

– käyttäjätuen tarjoaminen nimetyille pääkäyttäjille,

– toimittajasta/ratkaisusta johtuvien ongelmien selvitys ja ratkaisu,

– järjestelmän ylläpito toimittajan palvelinympäristössä sis. tietoturvan hallinnan ja tietojen varmistuksen,

– järjestelmän versiopäivitykset (sisältyvät palvelun kk-maksuihin).

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 400 000 EUR 💰
Vaihtoehtojen kuvaus:

Optiona hankintaan liittyy budjetointiin ja ennustamiseen liittyviä toimintoja sekä sähköinen arkistointi. Lisäksi voidaan tilata tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan erilaisia pienimuotoisia kehitystoimenpiteitä, uusia liittymärajapintoja / muutoksia liittymiin, käyttäjäkoulutuksia jne.

Osan nimi: Hankinnasta maksuun
Osan numero: 2
Lyhyt kuvaus:

Hankinnasta maksuun -ohjelmalla tulee olla mahdollista tehdä sähköiset tilaukset JAMKin kilpailuttamiin sopimuksiin perustuen katalogipohjaisesti sekä vapaatekstitilauksina tai muokattavilla lomakkeilla. Ohjelmalla tulee voida laatia hankintaehdotus, joka hyväksytään ja jonka pohjalta voidaan tehdä tilaus, tilauksen tarkistus ja vastaanotto, poikkeamatilanteiden ja reklamaatioiden hallinta sekä ostolaskun kierto ja automaattinen täsmäytys tilaukseen nähden joko itsessään hankinnasta maksuun -järjestelmässä tai taloushallinnon järjestelmän puolella, tai mikäli lasku ei perustu tilaukseen, laskun hyväksyminen, jonka jälkeen lasku menee maksatukseen. Ohjelman tulee integroitua JAMKin käyttöoikeushallintaan. Sekä toimittajat että JAMK kykenevät luomaan järjestelmään katalogeja. Ohjelmasta tulee saada raportteja JAMKin hankintatoimen johtamiseksi ja mittaamiseksi. Raporteilta tulee käydä ilmi myös se, mitä tuotteita tai palveluita on tilattu. Hankinnasta maksuun -ohjelman tulee myös toimia SaaS-periaattella ja siinä tulee olla mobiiliominaisuudet vähintäänkin hankintaehdotusten hyväksyntä-, tavaran/palvelun vastaanotto- ja laskun asiatarkastusominaisuuksille.

JAMK tiedostaa, että osittain vaatimukset menevät päällekkäin taloushallinnon järjestelmän vaatimusten kannalta ostolaskujen hyväksynnän osalta. JAMKiin kuitenkin halutaan hankinnasta maksuun -ominaisuus, mutta kaikilla tarjoajilla ei sitä ole, joten siitä syystä se kilpailutetaan erillisenä osana ja integroidaan osaksi valittavaa taloushallinnon järjestelmää.

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 250 000 EUR 💰

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Ehdot on esitetty Poissulkeminen ja soveltuvuus (ESPD) -välilehdellä, joka tarjoajan tulee täyttää. Mikäli tarjous tehdään ryhmittymänä tai jos tarjoaja käyttää alihankkijoita täyttääkseen ESPD:n kohdassa IV esitetyt vaatimukset, tulee jokaisen ryhmittymän jäsenen tai alihankkijan, jonka voimavaroja päävastuullinen tarjoaja käyttää hyväkseen täyttääkseen osan IV vaatimukset, täyttää oma ESPD.

Huom! Päävastuullinen tarjoaja lähettää ESPD:n järjestelmässä ryhmittymän jäsenille ja alihankkijoille. Päävastuullisen tarjoajan tulee liittää muiden ryhmittymän jäsenten tai voimavara-alihankkijoidensa ESPD-lomakkeet tarjoukseensa. Tarjouksen lähetys ei onnistu, mikäli ryhmittymän muiden jäsenten tai voimavaraalihankkijoiden ESPD-lomakkeet puuttuvat. Päävastuullisen tarjoajan tulee toimia ajoissa, koska lomakkeiden täyttäminen ja niiden kierrättäminen ryhmittymän jäsenillä ja alihankkijoilla vie aikaa.

Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:

Sopimuksen toteuttamiseen liittyvät ehdot on esitetty tarjouspyynnön liitteissä 6, 7 ja 8 olevissa sopimusluonnoksissa, jotka tarjoajan on hyväksyttävä sellaisenaan.

Menettely
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 12 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2018-06-19 📅
Tarjousten avausaika: 09:00
Paikka: Jyväskylän ammattikorkeakoulu
Rajakatu 35
40200 Jyväskylä
Lisätietoja: Avaustilaisuus ei ole julkinen.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 1006550-2
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: ammattikorkeakoulu
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Kati Miettinen
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/jamk 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2018/S 092-208976 (2018-05-15)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2018-11-16)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena olivat SaaS-palveluna toimitettavat taloushallinnon järjestelmät. Hankinta on jaettu seuraaviin osiin: 1. Kirjanpito (sis. kirjanpito, käyttöomaisuuden hallinta, osto- ja myyntireskontra sekä matka- ja kululaskut) 2. Hankinnasta maksuun.

Hankinnan kokonaisarvo: 739 364 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2018-11-16 📅
Julkaisupäivä: 2018-11-20 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2018/S 223-510680
Viittaa ilmoitukseen: 2018/S 092-208976
EUVL-S-numero: 223

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena olivat SaaS-palveluna toimitettavat taloushallinnon järjestelmät.

1. Kirjanpito (sis. kirjanpito, käyttöomaisuuden hallinta, osto- ja myyntireskontra sekä matka- ja kululaskut) 2. Hankinnasta maksuun.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Lyhyt kuvaus:

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Asiantuntijoiden laatupisteet
Laatukriteeri (painotus): 10
Laatukriteeri (nimi): Vaatimusluettelon laatupisteet
Laatukriteeri (painotus): 30
Hinta (painotus): 60

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2018-11-15 📅
Nimi: Visma Public Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2644028-2
Postiosoite: Sokerilinnantie 11 A
Postitoimipaikka: Espoo
Postinumero: 02631
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 739 364 EUR 💰
Sopimuksen tekemispäivä: 2018-09-03 📅
Nimi: Palette Software AB
Kansallinen rekisterinumero: 2586417-1
Postiosoite: Keilaranta 16 B
Postinumero: 02150
Hankinnan kokonaisarvo: 249 775 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 3
2

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: Ammattikorkeakoulu
Lähde: OJS 2018/S 223-510680 (2018-11-16)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)