Monetra Oy:n työajan hallintajärjestelmä

Lyhyt kuvaus

Monetra Oulu Oy hankintapalvelut pyytää tarjoustanne työajan hallintajärjestelmästä Monetra Oy:n ja sen tytäryhtiöiden omaan käyttöön sekä heidän asiakkaidensa käyttöön tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Hankinnan kuvaus

Työaikalaki velvoittaa työnantajaa pitämään työaikakirjanpitoa, jonka vuoksi Monetra Oy hakee tällä tarjouspyynnöllä työajan hallintajärjestelmän -palvelua, joka sisältää työajanhallintajärjestelmän ja siihen liittyvät laitteet, sekä kaiken niihin liittyvän suunnittelun, toteutuksen, mahdollisen ylläpidon sekä asiakaspalvelun. Työajan hallintajärjestelmää käytetään työaikakirjanpidossa, jota pidetään säännöllisen tai tehdyn työajan tunneista sekä yli-, hätä- ja sunnuntaityötunneista. Järjestelmässä ylläpidetään yrityksen tietoja, työntekijätietoja, henkilöryhmätietoja, työaikatietoja sekä työaikakorvausten tietoja. Työaikakirjaukset toimivat palkanmaksun pohjana ja järjestelmä toimii myös apuna työvuorosuunnitelmien laadinnassa. Järjestelmän tulee pystyä tulkitsemaan AvaintaTES:ä, KVTES:ä ja mahdollisia muita työehtosopimuksia sopimuksen mukaan sekä soveltua työaikapankin käyttöön. Lisäksi järjestelmän pitää olla paikasta ja ajasta riippumaton, SaaS-ympäristössä toimiva sekä selain- ja mobiilikäyttöinen. Järjestelmää käytetään myös työajan kohdistamiseen projekteille sekä tuntilaskutuksen tietojen keräämiseen.
Järjestelmä otetaan käyttöön kaikissa Monetra Oy:n toimipisteissä. Käyttöönotto tapahtuu vaiheittain niin, että Tampereen sekä Oulun toimipisteissä työajanseuranta tulee olla käytössä 1.1.2019 alkaen. Kuopiossa työajanseuranta otetaan käyttöön syksyllä 2019 ja Jyväskylässä vuonna 2020. Tulkintasovelluksen käyttöönotto tapahtuu kevään 2019 aikana Tampereen, Oulun sekä Sodankylän toimipisteissä. Kuopiossa ja Jyväskylässä tulkintasovellus otetaan käyttöön työajanseurannan kanssa samanaikaisesti. Monetra Oy ei kuitenkaan sitoudu näihin aikatauluihin, vaan aikataulut ovat alustavia ja voivat vielä muuttua. Kokonaiskäyttäjämäärä järjestelmälle tulee alustavasti olemaan Monetra Oy:llä n. 870 henkilöä. Monetra Oy voi myöhemmin tarjota järjestelmää myös asiakkailleen, jolloin käyttäjämäärä kasvaa. Monetra Oy ei kuitenkaan sitoudu mihinkään kiinteisiin käyttäjämääriin.
Tarjouspyynnössä on määritelty järjestelmältä vaaditut ominaisuudet. Pakollisten järjestelmältä vaadittujen kriteerien ja ominaisuuksien tulee olla toiminnassa viimeistään käyttöönoton yhteydessä ja ei-pakollisten viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua järjestelmän käyttöönotosta. Mikäli prioriteetiksi 0 määritellyt ja prioriteetiksi 1 määritellyistä ominaisuuksista 90 % tai 100 % ei täyty (osuudet on kerrottu sisältöalueittain vaatimusmäärittelylomakkeessa liitteessä 1), järjestelmä ei ole tarjouskelpoinen ja tarjous hylätään.
Tilaajalla on oikeus lisätä tai poistaa kiinteistöjä sopimuksesta. Lisätyissä kiinteistöissä noudatetaan samaa hintatasoa kuin annetussa tarjouksessa.

Uudistusten kuvaus

Sopimus on voimassa määräaikaisena 31.12.2021 saakka ja sen jälkeen jatkuu toistaiseksi voimassaolevana siten, että tilaajalla on kolmen (3) kuukauden irtisanomisaika ja toimittajalla kuuden (6) kuukauden irtisanomisaika. Irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti osapuolen sopimusyhteyshenkilölle.

Hankinnan kuvaus

Työaikalaki velvoittaa työnantajaa pitämään työaikakirjanpitoa, jonka vuoksi Monetra Oy hakee tällä tarjouspyynnöllä työajan hallintajärjestelmän -palvelua, joka sisältää työajanhallintajärjestelmän ja siihen liittyvät laitteet sekä kaiken niihin liittyvän suunnittelun, toteutuksen, mahdollisen ylläpidon sekä asiakaspalvelun. Työaikakirjaukset toimivat palkanmaksun pohjana ja järjestelmä toimii myös apuna työvuorosuunnitelmien laadinnassa. Järjestelmän tulee pystyä tulkitsemaan AvaintaTES:ä, KVTES:ä ja mahdollisia muita työehtosopimuksia sopimuksen mukaan sekä soveltua työaikapankin käyttöön. Lisäksi järjestelmän pitää olla paikasta ja ajasta riippumaton, SaaS-ympäristössä toimiva sekä selain- ja mobiilikäyttöinen. Järjestelmää käytetään myös työajan kohdistamiseen projekteille sekä tuntilaskutuksen tietojen keräämiseen.