Lahden kaupunki: Asianhallinta ja dokumentinhallinta, sähköinen arkisto

Lahden kaupunki

Hankinta koskee Lahden kaupungin tiedonhallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Kilpailutettavan tietojärjestelmän tulee kattaa dokumenttien ja asiakirjojen sähköinen käsittely ja hallinta niiden koko elinkaaren ajan, vastaanottamisesta tai tallennuksesta aina pitkäaikaisarkistointiin ja hävittämiseen. Lahden kaupungin eri yksiköiden operatiiviset tietojärjestelmät tulevat säilymään edelleen ja toimimaan osana dokumenttien ja asiakirjojen sähköisen hallinnan järjestelmäkokonaisuutta.
Vaatimukset hankinnalle on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä 1 (Vaatimusmäärittely) ja 2 (Vaatimusluettelo). Kilpailutettavan järjestelmän tulee olla valmisohjelmisto ja integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta sekä yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi. Tarjoajan on tarjottava ohjelmistoa perinteisillä asiakkaan palvelimille asennettavilla ratkaisuilla.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2018-11-12. Hankinta julkaistiin 2018-10-09.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Innofactor Business Solutions Oy

Kuka?

• Lahden kaupunki

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Etelä-Suomi › Päijät-Häme

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2018-10-09	hankintailmoitus
2018-10-24	Lisätietoilmoitus
2019-05-22	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2018-10-09)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: D/2231/02.08.00.00.03/2018
Lyhyt kuvaus:

Hankinta koskee Lahden kaupungin tiedonhallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Kilpailutettavan tietojärjestelmän tulee kattaa dokumenttien ja asiakirjojen sähköinen käsittely ja hallinta niiden koko elinkaaren ajan, vastaanottamisesta tai tallennuksesta aina pitkäaikaisarkistointiin ja hävittämiseen. Lahden kaupungin eri yksiköiden operatiiviset tietojärjestelmät tulevat säilymään edelleen ja toimimaan osana dokumenttien ja asiakirjojen sähköisen hallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Vaatimukset hankinnalle on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä 1 (Vaatimusmäärittely) ja 2 (Vaatimusluettelo). Kilpailutettavan järjestelmän tulee olla valmisohjelmisto ja integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta sekä yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi. Tarjoajan on tarjottava ohjelmistoa perinteisillä asiakkaan palvelimille asennettavilla ratkaisuilla.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Päijät-Häme 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Lahden kaupunki
Postiosoite: PL 202 (Saimaankatu 11, PL 202)
Postinumero: 15101
Postitoimipaikka: Lahti
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.lahti.fi 🌏
Sähköposti: tarinka.ringvall@lahti.fi 📧
Puhelin: +385 505594078 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lahti 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lahti?id=202133&tpk=809dc3bf-280e-4d10-936d-1ce009091f68 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2018-10-09 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2018-11-12 📅
Julkaisupäivä: 2018-10-10 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2018/S 195-441623
EUVL-S-numero: 195

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Vaatimukset hankinnalle on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä 1 (Vaatimusmäärittely) ja 2 (Vaatimusluettelo). Kilpailutettavan järjestelmän tulee olla valmisohjelmisto ja integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta sekä yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi. Tarjoajan on tarjottava ohjelmistoa perinteisillä asiakkaan palvelimille asennettavilla ratkaisuilla.

Lahden kaupunki haluaa kehittää ja uudistaa dokumenttienhallintaa, asianhallintaa, arkistointia ja prosessiohjautuvuutta sekä teknologialähtöisesti että toimintatapoja uudistamalla. Nykyinen dokumenttienhallinnan ohjelmisto on tullut elinkaarensa päähän ja on osatekijä siihen, miksi Lahti haluaa kilpailuttaa järjestelmäkokonaisuuden.

Uuden järjestelmän tärkeimpiä ominaisuuksia ovat monipuolisuus ja helppokäyttöisyys sekä luotettavuus. Sähköisen arkistoinnin suorittamiseen on Lahdessa ollut kaksi eri ohjelmistoa, dokumenttienhallinnassa ja asianhallinnassa omansa (IBM DM, RM, CM sekä Triplan Arkki ja Tweb).

Nykyisellään arkistoon syntyy noin 100 000 dokumenttia vuodessa. Julkishallinnon tietojärjestelmissä on otettava huomioon niiden toimintaa ja päätöksentekoa ohjaavat ja velvoittavat lait, asetukset ja määräykset. Arkistolaitoksen SÄHKE2-normi ohjaa sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä sekä tiedon elinkaaren hallintaa. SÄHKE2-määräykset on otettava huomioon kehitettäessä tietojärjestelmiä, joissa syntyy arkistoitavaa tietoa. Ratkaisun tietomallin tulee perustua SÄHKE2-metatietomalliin. Kilpailutettavan tietojärjestelmän tulee kattaa dokumenttien ja asiakirjojen sähköinen käsittely ja hallinta niiden koko elinkaaren ajan, vastaanottamisesta tai tallennuksesta aina pitkäaikaisarkistointiin ja hävittämiseen. Lahden kaupungin eri yksiköiden operatiiviset tietojärjestelmät tulevat säilymään edelleen ja toimimaan osana dokumenttien ja asiakirjojen sähköisen hallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Tarjoajan tulee esittää paras mahdollinen kokonaisratkaisu ja hinnoitella kaikki kokonaisratkaisuun sisältyvät järjestelmäkomponentit, vaikka jokin järjestelmäkomponenteista olisikin tilaajan käytössä nykyisin. Kilpailutettavan järjestelmän tulee olla valmisohjelmisto ja integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta sekä yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi. Tarjoajan on tarjottava ohjelmistoa perinteisillä asiakkaan palvelimille asennettavilla ratkaisuilla.

Optiona voi tarjota myös käyttöpalvelua palveluntarjoajan omasta konesalista (SaaS). Optiona tarjottavaa käyttöpalvelua ei oteta huomioon vertailussa.

Tulemme suorittamaan osana hankintaprosessia järjestelmien käytettävyyden ja käyttökokemuksen vertailun. Järjestelmien arviointi ajoittunee viikoille 48–50, jolloin tarjouskilpailuun osallistuvia järjestelmiä testataan Lahdessa.

Tarkemmat ohjeet ja järjestelmiin konfiguroitavat käyttötapaukset löytyvät tarjouspyynnön liitteestä 3 (Demoympäristö). Tarkka aikataulu ilmoitetaan tarjouksensa jättäneille tarjoajille. Tarjouspyynnön liitteenä olevasssa vaatimusmäärittelyssä (liite 1) ja vaatimusluettelossa (liite 2) on kuvattu hankintaa tarkemmin.

Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimus tehdään määräaikaisena neljäksi (4) vuodeksi, jonka jälkeen sitä jatketaan toistaiseksi voimassa olevana.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

Tarjoajalla tulee olla vähintään kolme (3) referenssiä dokumenttien- ja asianhallinnan toteutuksista viimeisiltä kolmelta (3) vuodelta, joista vähintään yksi (1) kuntasektorilta. Vastaus ilmoitetaan ESPD-lomakkeella ilmoittamalla referenssitoimituksen ajankohta, vastaanottaja ja kuvaus toimeksiannosta.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2018-11-12 📅
Tarjousten avausaika: 13:00

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0149669-3
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Tarinka Ringvall
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lahti 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2018/S 195-441623 (2018-10-09)

Lisätietoilmoitus (2018-10-24)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinta koskee Lahden kaupungin tiedonhallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Kilpailutettavan tietojärjestelmän tulee kattaa dokumenttien ja asiakirjojen sähköinen käsittely ja hallinta niiden koko elinkaaren ajan, vastaanottamisesta tai tallennuksesta aina pitkäaikaisarkistointiin ja hävittämiseen. Lahden kaupungin eri yksiköiden operatiiviset tietojärjestelmät tulevat säilymään edelleen ja toimimaan osana dokumenttien ja asiakirjojen sähköisen hallinnan järjestelmäkokonaisuutta. Vaatimukset hankinnalle on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä 1 (Vaatimusmäärittely) ja 2 (Vaatimusluettelo). Kilpailutettavan järjestelmän tulee olla valmisohjelmisto ja integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta sekä yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi. Tarjoajan on tarjottava ohjelmistoa perinteisellä asiakkaan palvelimille asennettavilla ratkaisuilla.

Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Lisätietoilmoitus

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2018-10-24 📅
Julkaisupäivä: 2018-10-25 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2018/S 206-471076
Viittaa ilmoitukseen: 2018/S 195-441623
EUVL-S-numero: 206
Lisätietoja

Tarjouspyynnön liite 2 Vaatimusluettelo korjattiin excell-taulukossa olleiden virheiden takia. Uusi liite 2 on liitetty tarjouspyyntöön (LIITE 2_24102018_Vaatimusluettelo_LAHTI.xlsx).

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Vaatimukset hankinnalle on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä 1 (Vaatimusmäärittely) ja 2 (Vaatimusluettelo). Kilpailutettavan järjestelmän tulee olla valmisohjelmisto ja integroitua osaksi toiminnallista ja järjestelmäteknistä kokonaisuutta sekä yhdistää kokonaisuus loppukäyttäjän kannalta eheäksi kokonaisuudeksi. Tarjoajan on tarjottava ohjelmistoa perinteisellä asiakkaan palvelimille asennettavilla ratkaisuilla.

Lähde: OJS 2018/S 206-471076 (2018-10-24)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2019-05-22)
Kohde
Hankinnan laajuus
Viitenumero: D/87/02.08.00.00.03/2019
Lyhyt kuvaus: Sopimus koskee Lahden kaupungin tiedonhallinnan järjestelmäkokonaisuutta.
Hankinnan kokonaisarvo: 303 200 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2019-05-22 📅
Julkaisupäivä: 2019-05-23 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2019/S 099-240609
EUVL-S-numero: 99

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Lahden kaupunki haluaa kehittää ja uudistaa dokumenttienhallintaa, asianhallintaa, arkistointia ja prosessiohjautuvuutta sekä teknologialähtöisesti että toimintatapoja uudistamalla. Kilpailutettu tietojärjestelmä kattaa dokumenttien ja asiakirjojen sähköinen käsittelyn ja hallinnan niiden koko elinkaaren ajan, vastaanottamisesta tai tallennuksesta aina pitkäaikaisarkistointiin ja hävittämiseen.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Käytettävyystestaus
Laatukriteeri (painotus): 30
Laatukriteeri (nimi): Ominaisuudet
Laatukriteeri (painotus): 40
Hinta (painotus): 30

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2019-05-06 📅
Nimi: Innofactor Business Solutions Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2348117-7
Postitoimipaikka: Espoo
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 303 200 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 4
Lähde: OJS 2019/S 099-240609 (2019-05-22)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)