Hankinnan kuvaus
Hankintaan sisältyy Liikelaitos Oulun Tilakeskuksen kiinteistöjen kylmälaitteiden vuosihuollot liitteenä olevan luettelon (Laiteluettelo, liite 1) mukaisesti ajalle 1.1.2019-31.12.2020. Sopimus alkaa sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, kuitenkin aikaisintaan 1.1.2019. Yksittäisen kohteen/laitteen sopimuksen alkamisen ajankohta voi olla myöhemmin kuin 1.1.2019, mutta päättymisen ajankohta on sama kuin sopimuksen. Lisäksi hankintaan sisältyy kylmälaitteiden kunnossapitokorjaukset. Huoltoliike saa suorittaa kunnossapitokorjauksia 500 EUR:n asti. Tämän jälkeen kojruaksista tulee sopia kohteen kiinteistömanagerin kanssa. Tarjoilulinjastojen, henkilökunnan sosiaalitilojen sekä ammoniakkia sisältävien kylmälaitteiden huoltaminen eivät sisälly tarjouspyyntöön. Kohteisiin on mahdollista käydä tutustumassa paikan päällä.
Tarjouksen tekijän on sitouduttava tuottamaan palvelut riittävällä, ammattitaitoisella ja kohteisiin nimetyllä henkilöstöllä. Henkilöstön on täytettävä tarjouspyynnössä mainitut vähimmäisvaatimukset. Tarjouksen tekijän on noudatettava toiminnassaan alan voimassa olevia työturvallisuussäännöksiä ja työehtosopimuksia.
Vuosihuoltojen tavoitteena on ylläpitää tilaajan kiinteistöjen kylmälaitteet käyttötarkoituksensa mukaisessa toimintakunnossa. Säännöllisen huoltotoiminnan tavoitteena on myös toteuttaa lakien ja määräysten velvoitteet kylmälaitteiden osalta. Jatkossa tilaajan kylmälaitteista on löydyttävä lakisääteiden huoltopäiväkirja sekä kylmäkoneiston läheisyydestä, että laitehuoltoja suorittavalta urakoitsijalta sekä tilaajalle toimitettuna sopimuksen mukaisesti. Tilaajan vaatimukset kylmälaitteiden huoltoja suorittavalta liikkeeltä on esitetty tarjouspyynnön kohdassa Soveltuvuusvaatimukset.
Tilaaja on teettänyt kylmälaitteista kartoituksen, johon on kerätty kohdekohtaiset luettelot kylmälaitteista. Kartoituksen tarkoituksena on ollut kerätä tarpeellinen tieto kiinteistöjen kylmälaitteista huoltoja varten. Ensimmäisen vuosihuollon yhteydessä palveluntarjoajan tulee kerätä laitteista tarkemmat tiedot, jotka täydennetään sähköisiin konekorttipohjiin (liite 11), jotka viedään (palveluntarjoajan toimesta) tilaajan sähköiseen huoltokirjaan. Lisäksi huoltaja muokkaa ja ylläpitää laiteluetteloa (liite 1) ajantasaisena. Tilaaja antaa tunnukset sähköiseen huoltokirjaan. Kartoitukseen tulee liittää myös painelaiteasetuksen piiriin kuuluvat kylmälaitokset. Huoltotoimintaan kuuluvat tehtävät on kerrottuna liitteenä olevassa kylmälaitehuoltojen palvelukuvauksessa (liite 2).
Vuosihuollot suoritetaan pääsääntöisesti koneiden käydessä normaali olosuhteissa. Vuosihuoltoja suorittava liike esittää oman ehdotuksensa huoltoaikataulusta, joka tulee hyväksyttää tilaajalla. Huoltoliike toimittaa tilaajalle yhteenvetotaulukon, josta käy ilmi kylmäainemäärät ja lisäykset koneikkokohtaisesti sekä mahdollisesti suoritetut tyhjennykset. Myös muiden urakoitsijoiden toimesta suoritetut lisäykset ja tyhjennykset lisätään taulukkoon.
Tarjoukset jätetään Tarjouspalvelussa sähköisesti. Tarjoushinta lasketaan kaikille liitteen 1 mainituille laitteille vuosikohtaisesti (tarjouspalveluun jätetään vuosikohtaiset tarjoushinnat yhteissummana, mutta lisäksi tulee ladata liite 1 Laiteluettelo täytettynä kohdekohtaisesti). Lisäksi tarjoukseen tulee ilmoittaa tuntiveloitushinnat sekä erillinen hinta materiaaleille (materiaalit ilmoitetaan netto + %, jolla tarkoitetaan materiaalin nettohintaa ja tarjoajan siihen antamaa lisäprosenttia. Mitä pienempi netto + % on verrattuna muihin tarjoajiin, sitä paremmin tarjoaja saa siitä pisteitä). Liite 1, Laiteluettelo, on päivityksen alaisena. Mikäli kohteesta puuttuu jokin laiteluettelossa oleva laite, laitteelle tulee antaa vastaava hinta tarjouksessa kuin jos se olisi kohteessa, tasapuolisten tarjousten varmistamiseksi.
Tilaajalla on oikeus lisätä tai poistaa laitteita/kohteita sopimuksesta. Lisätyissä laitteissa noudatetaan annettujen tarjousten mukaisia hintatasoja.