Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjauksen järjestelmäratkaisu

Hämeenlinnan kaupunki

Hämeenlinnan kaupunki sekä Hattulan ja Janakkalan kunnat pyytävät tarjousta kunnallisen varhaiskasvatuksen toiminnanohjaamiseen ja prosessienhallintaan soveltuvasta järjestelmäratkaisusta. Hankinnan kohteena on verkon yli toimiva (SaaS) integraatioalusta, johon voidaan liittää taustajärjestelmiä. Tarkemmat tiedot järjestelmäratkaisulta edellytettävistä toiminnallisuuksista ja sen taustajärjestelmistä löytyvät kohdasta ”Hankinnan kohteen kriteerit”.
Tarjottavan ratkaisun tulee olla ominaisuuksiltaan skaalattavissa kunkin tilaajayhteisön tarpeita vastaavaksi.
Hankinta toteutetaan kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Neuvotteluihin kutsutaan vähintään kolme ja enintään viisi ehdokasta. Soveltuvien ehdokkaiden määrän jäädessä alle kolmen pyytää hankintayksikkö tarjoukset kaikilta soveltuvuusvaatimukset täyttäviltä ehdokkailta.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2017-09-24. Hankinta julkaistiin 2017-08-22.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Guida Invest Oy
• WhileOnTheMove Oy

Kuka?

• Hämeenlinnan kaupunki

Mitä?

• Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät › Toimialakohtaiset ohjelmatuotteet

Missä?

• Etelä-Suomi › Kanta-Häme

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2017-08-22	hankintailmoitus
2018-04-09	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2017-08-22)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Toimialakohtaiset ohjelmatuotteet
Lyhyt kuvaus:

Hämeenlinnan kaupunki sekä Hattulan ja Janakkalan kunnat pyytävät tarjousta kunnallisen varhaiskasvatuksen toiminnanohjaamiseen ja prosessienhallintaan soveltuvasta järjestelmäratkaisusta. Hankinnan kohteena on verkon yli toimiva (SaaS) integraatioalusta, johon voidaan liittää taustajärjestelmiä. Tarkemmat tiedot järjestelmäratkaisulta edellytettävistä toiminnallisuuksista ja sen taustajärjestelmistä löytyvät kohdasta ”Hankinnan kohteen kriteerit”. Tarjottavan ratkaisun tulee olla ominaisuuksiltaan skaalattavissa kunkin tilaajayhteisön tarpeita vastaavaksi. Hankinta toteutetaan kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Neuvotteluihin kutsutaan vähintään kolme ja enintään viisi ehdokasta. Soveltuvien ehdokkaiden määrän jäädessä alle kolmen pyytää hankintayksikkö tarjoukset kaikilta soveltuvuusvaatimukset täyttäviltä ehdokkailta.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Toimialakohtaiset ohjelmatuotteet 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Kanta-Häme 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Kilpailullinen neuvottelumenettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Hämeenlinnan kaupunki
Postiosoite: PL 84
Postinumero: 13101
Postitoimipaikka: Hämeenlinna
Yhteystiedot
Internetosoite: http://kuntapro.fi/palvelut/ulkoistuspalvelut/hankinta-ja-kilpailutus/ 🌏
Sähköposti: riku.heino@kuntapro.fi 📧
Puhelin: +358 503308905 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kuntapro 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kuntapro?id=128433&tpk=18521287-c2f3-4940-8f18-c5168a1beb74 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2017-08-22 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2017-09-24 📅
Julkaisupäivä: 2017-08-23 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2017/S 160-330581
EUVL-S-numero: 160
Lisätietoja

Osallistumishakemukseen ei merkitä hintatietoja. Siten neuvotteluiden pohjaksi ei pyydetä alustavia tarjouksia, vaan hyväksyttyjen osallistujien kanssa siirrytään suoraan neuvotteluihin. Neuvottelu tulee etenemään siten, että jokaisen valitun osallistujan kanssa käydään erikseen läpi heidän valmiuksiaan toimittaa ja toteuttaa osallistumispyynnössä esitetyt kriteerit. Lisäksi tarkastellaan osallistujien mahdollisia valmiita ratkaisuja sekä niiden vastaavuutta tilaajien tarpeisiin. Neuvottelujen perusteella tilaajat valitsevat yhden teknisen toteutustavan, joka esitetään lopullisessa tarjouspyynnössä. Tarjottavan järjestelmäratkaisun tulee käyttöönottovaiheessa sisältää rajapinta tai muu yhteys seuraaviin järjestelmiin/palveluihin/instansseihin, joiden yhteensopivuutta kokonaisratkaisun kriteerit edellyttävät toteutuakseen. — Titania (tai vastaava työvuorojen suunnitteluun ja seurantaan tarkoitettu järjestelmä), — Populus (tai vastaava henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmä), — E-lasku, — Väestörekisterikeskus, — Kela, — suomi.fi, — Verottaja, — Tulotietojen nouto (pankki, verottaja, muu lähde).

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Tarjottavan ratkaisun tulee olla ominaisuuksiltaan skaalattavissa kunkin tilaajayhteisön tarpeita vastaavaksi.

Hankinta toteutetaan kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Neuvotteluihin kutsutaan vähintään kolme ja enintään viisi ehdokasta. Soveltuvien ehdokkaiden määrän jäädessä alle kolmen pyytää hankintayksikkö tarjoukset kaikilta soveltuvuusvaatimukset täyttäviltä ehdokkailta.

Arvioitu kokonaisarvo: 800 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Hämeenlinnan kaupunki sekä Hattulan ja Janakkalan kunnat pyytävät tarjousta kunnallisen varhaiskasvatuksen toiminnanohjaamiseen ja prosessienhallintaan soveltuvasta järjestelmäratkaisusta. Hankinnan kohteena on palveluntarjoajan palvelimilta verkon yli toimiva (SaaS) ratkaisu, joka toimii myös integraatioalustana erilaisille taustajärjestelmille.

Järjestelmän tulee soveltua varhaiskasvatuksen hakuprosessien ja eri tyyppisten päätösten (esimerkiksi sijoitus-, maksu ja palvelusetelipäätösten) hallintaan, asiakasjonojen ja raportoinnin hallintaan, asiakasviestintään sekä laskutusprosessien ja tilastoinnin työnkulkuihin. Järjestelmäratkaisun tulee sisältää rajapinnat tarvittaviin taustajärjestelmiin. Varhaiskasvatuksen toiminnanohjaukseen ja prosessienhallintaan liittyvät kriteerit ovat sellaisia, joihin ei ole taustajärjestelmää, vaan kyseisten toiminnallisuuksien tulee sisältyä tarjottavaan järjestelmäratkaisuun ilman rajapintojen rakentamista. Tarkemmat kriteerit järjestelmän toiminnallisuuksista esitetään kohdassa ”hankinnan kohteen kriteerit”. Järjestelmän sisältämien palvelujen toiminnallisuuden tulee olla täysin tilaajan pääkäyttäjän hallittavissa erilaisilla työasemilla ja selaimilla. Järjestelmän tulee lisäksi toimia mobiiliapplikaation kautta.

Tarjottavan ratkaisun tulee olla ominaisuuksiltaan skaalattavissa kunkin tilaajayhteisön tarpeita vastaavaksi. Tämä tarkoittaa sitä, että taustajärjestelmiä voidaan ottaa käyttöön vain niiltä osin, kuin kukin tilaajayhteisö niitä tarvitsee.

Valitun toimijan kanssa tehdään kolmen (3) vuoden mittainen hankintasopimus. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus kolmen (3) vuoden optiokauteen.

Kesto: 36 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Hankintasopimukseen sisältyy mahdollisuus kolmen (3) vuoden pituiseen optiokauteen.

Optiokausi otetaan automaattisesti käyttöön alkuperäisin ehdoin, mikäli hankintayksikkö ei kirjallisesti ilmoita optiokauden käyttämättä jättämisestä viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:

Sopimus hankintayksikön ja valitun tarjoajan kanssa katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus.

Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy valitusta tarjoajasta johtuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttymisen puutteet), on hankintayksiköllä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi päätös.

Menettely
Ehdokkaiden vähimmäismäärä: 3
Ehdokkaiden enimmäismäärä: 5
Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi:

Kilpailutus toteutetaan kilpailullisena neuvottelumenettelynä, sillä hankintayksikön tarpeita ei markkinakartoituksen perusteella voida täysin täyttää olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta. Hankintaan sisältyy lähtökohtaisesti innovatiivisia ratkaisuja, kuten järjestelmien välisen rajapinnan rakentaminen sekä mobiilisovelluksen luominen.

Hankintayksikkö rajaa neuvotteluihin osallistuvien ehdokkaiden määrää mahdollistaakseen vertailukelpoisen neuvottelun sellaisten talouden toimijoiden välillä, joilla on riittävä kokemus hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamisesta sekä yhtäläiset resurssit pyydettävän järjestelmäratkaisun tuottamiseen. Perusteet neuvotteluihin kutsuttavien ehdokkaiden valinnalle esitetään kohdassa ”tarjouspyynnön muut ehdot”.

Tarjousten vastaanottoaika: 16:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 2018-06-30 📅

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0146921-4
Hankintaviranomaisen nimi: Hattulan kunta
Kansallinen rekisterinumero: 0145801-3
Postitoimipaikka: Hattula
Maa: Kanta-Häme 🏙️
Hankintaviranomaisen nimi: Janakkalan kunta
Kansallinen rekisterinumero: 0147510-4
Postitoimipaikka: Janakkala
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Riku Heino
Ostajaprofiilin osoite: http://www.hameenlinna.fi/ 🌏
Yhteyspiste: Jari Wihersaari
Puhelin: +358 505745616 📞
Sähköposti: jari.wihersaari@hattula.fi 📧
Internetosoite: http://www.hattula.fi 🌏
Yhteyspiste: Jouni Wilpola
Puhelin: +358 36801269 📞
Sähköposti: jouni.wilpola@janakkala.fi 📧
Internetosoite: http://www.janakkala.fi 🌏
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kuntapro 🌏

Viite
Lisätietoja

Osallistumishakemukseen ei merkitä hintatietoja. Siten neuvotteluiden pohjaksi ei pyydetä alustavia tarjouksia, vaan hyväksyttyjen osallistujien kanssa siirrytään suoraan neuvotteluihin.

Neuvottelu tulee etenemään siten, että jokaisen valitun osallistujan kanssa käydään erikseen läpi heidän valmiuksiaan toimittaa ja toteuttaa osallistumispyynnössä esitetyt kriteerit. Lisäksi tarkastellaan osallistujien mahdollisia valmiita ratkaisuja sekä niiden vastaavuutta tilaajien tarpeisiin. Neuvottelujen perusteella tilaajat valitsevat yhden teknisen toteutustavan, joka esitetään lopullisessa tarjouspyynnössä.

Tarjottavan järjestelmäratkaisun tulee käyttöönottovaiheessa sisältää rajapinta tai muu yhteys seuraaviin järjestelmiin/palveluihin/instansseihin, joiden yhteensopivuutta kokonaisratkaisun kriteerit edellyttävät toteutuakseen.

— Titania (tai vastaava työvuorojen suunnitteluun ja seurantaan tarkoitettu järjestelmä),

— Populus (tai vastaava henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmä),

— E-lasku,

— Väestörekisterikeskus,

— Kela,

— suomi.fi,

— Verottaja,

— Tulotietojen nouto (pankki, verottaja, muu lähde).

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2017/S 160-330581 (2017-08-22)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2018-04-09)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Ohjelmistoihin liittyvät palvelut
Viitenumero: 145552
Lyhyt kuvaus:

Hämeenlinnan kaupunki sekä Hattulan ja Janakkalan kunnat pyysivät tarjousta kunnallisen varhaiskasvatuksen toiminnanohjaamiseen ja prosessienhallintaan soveltuvasta järjestelmäratkaisusta. Hankinnan kohteena on palveluntarjoajan palvelimilta verkon yli toimiva (SaaS) ratkaisu, joka toimii myös integraatioalustana erilaisille taustajärjestelmille.

Hankinnan kokonaisarvo: 330 000 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Ohjelmistoihin liittyvät palvelut 📦
Lisä-CPV-koodi: Toimialakohtaiset ohjelmatuotteet 📦

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2018-04-09 📅
Julkaisupäivä: 2018-04-10 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2018/S 069-153535
Viittaa ilmoitukseen: 2017/S 160-330581
EUVL-S-numero: 69

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Valitun toimijan kanssa tehtiin kolmen (3) vuoden mittainen hankintasopimus. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus kolmen (3) vuoden optiokauteen.

Hankinta on toteutettu kilpailullisena neuvottelumenettelynä. Neuvotteluihin on kutsuttu viisi (5) ehdokasta osallistumishakemusten perusteella.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Järjestelmän personoitavuus
Laatukriteeri (painotus): 16
Laatukriteeri (nimi): Reaaliaikaisuus
Laatukriteeri (painotus): 6
Laatukriteeri (nimi): Mobiilikirjautuminen
Laatukriteeri (painotus): 7
Laatukriteeri (nimi): Tekstiviestitoiminnot
Laatukriteeri (painotus): 5
Laatukriteeri (nimi): Sitoutuminen tuotekehitykseen
Laatukriteeri (painotus): 4
Laatukriteeri (nimi): Järjestelmäintegraatiot/-rajapinnat
Kustannusperuste: Toimituksen ja käyttöönoton hinta
Kustannuspaino: 20
Kustannusperuste: Yhden (1) kuukauden käyttökustannus
Kustannuspaino: 30
Kustannusperuste: Tuntityö
Kustannuspaino: 5

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2018-03-27 📅

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Sähköposti: hattulan.kunta@hattula.fi 📧
: kirjaamo@janakkala.fi 📧
Lähde: OJS 2018/S 069-153535 (2018-04-09)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)

Toimialakohtaiset ohjelmatuotteet (3)