Yksilöimättömien sisustussuunnittelupalvelujen hankinta

Lyhyt kuvaus

Tällä tarjouspyynnöllä Helsingin kaupungin Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala kilpailuttaa sisustussuunnittelupalvelujen puitejärjestelyn.
Sisustussuunnittelupalvelua tullaan hankkimaan peruskoulujen, lukioiden, ammatillisen oppilaitoksen, työväenopistojen ja varhaiskasvatuksen uudisrakennus- ja perusparannuskohteiden irtokalustesuunnittelun tarpeisiin.

Hankittava palvelu vaatimuksineen on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä sekä tarjouspyynnön liitteissä. Mikäli tarjottu palvelu ei vastaa hankinnan kohteen kriteereissä tai tarjouspyynnön liitteissä määriteltyjä vähimmäisvaatimuksia, tarjous hylätään. Mikäli tarjous sisältää tarjouspyynnön tai sen liitteiden vastaisia ehtoja, tarjoajan tarjous hylätään.

PUITEJÄRJESTELYN EHDOT

Puitejärjestelyyn valitaan yhdeksän (9) palveluntuottajaa. Sopimuskauden aikana toimeksiannot tilataan ensisijaisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisen prosenttijakauman perusteella:

Sija 1: 35 - 20 %
Sija 2: 30 - 15 %
Sija 3: 25 - 10 %
Sija 4: 20 - 5 %
Sija 5: 15 - 0 %
Sija 6: 10 - 0 %
Sija 7: 10 - 0 %
Sija 8: 5 - 0 %
Sija 9: 5 - 0 %

Prosenttiosuus kuvaa tilausten euromääräistä jakaumaa, ei tilausten lukumäärän jakaumaa.

Tilaukset tehdään hankintatarpeen kannalta soveltuvimmalta palveluntuottajalta. Palveluntuottajan valintaan vaikuttavat mm. toimeksiannon vaatima erityisosaaminen, aikataulu ja referenssit. Tilaaja pyytää aina valitulta palveluntuottajalta erillisellä tarjouspyynnöllä tarkennetun sisällön kuhunkin hankinnan kohteeseen. Suunnittelutoimeksiantojen ohjauksesta vastaa kasvatuksen ja koulutuksen toimialan Tilapalveluiden sisustusarkkitehti.

Tilaaja voi järjestää osa-alueen puitesopimustoimittajien kesken toimeksiantokohtaisen minikilpailutuksen, jos toimeksiannon
ennakoitu arvo ylittää 100 000 euroa (alv 0 %) tai kyse on poikkeuksellisen laajasta tai vaativasta toimeksiannosta, jolloin Tilaaja
katsoo sen tarkoituksenmukaiseksi. Minikilpailutuksen valintaperusteena on joko halvin hinta tai paras laatu tai paras hinta - laatusuhde.
Minikilpailutuksessa Tilaaja toimittaa kaikille kyseisen osa-alueen puitesopimustoimittajille yhtäaikaisesti kyseistä toimeksiantoa koskevan
tarjouspyynnön, jolla Tilaaja pyytää katto- tai kokonaishintaisia tarjouksia suoritettavista töistä. Minikilpailutetuissa hankinnoissa
noudatetaan puitesopimuksen sopimusehtoja ja tarvittaessa tarkennettuja toimeksiantokohtaisia ehtoja.
Selvyyden vuoksi todetaan, että minikilpailutuksen perusteella tilattavia toimeksiantoja ei lasketa mukaan prosenttijakaumaan.

Suunnittelutyön tuloksena syntyviin suunnitelmiin ja asiakirjoihin on kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla tilaajana tekijän- ja käyttöoikeudet. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan toiminnassaan vaitiolovelvollisuutta koskien tehtyjä suunnitelmia ja tarjousasiakirjoja.

Toimiala pidättää oikeuden sisustussuunnittelun tilaamisesta myös suoraan rakennusurakan pääsuunnittelijalta.

Sopimuskausi on 1.8.2026-31.7.2028. Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimukseen sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden mittaista optiokauden mahdollisuutta. Optiokaudet voidaan ottaa käyttöön erillisillä päätöksillä (12 kk + 12 kk) tai samalla päätöksellä (24 kk). Hankinnan arvioitu kokonaisarvo sopimuskaudella optiokaudet mukaan laskettuna on noin 1 600 000 euroa. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnön liitteenä on sopimusluonnos.

Tarjouksen on oltava tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen. Tarjouspyynnössä sovelletaan JYSE Palvelut 2025 -sopimusehtoja. Tarjoajan lisätessä omia ehtoja sopimukseen tarjous hylätään.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

HANKINTALAIN PAKOLLISTEN POISSULKEMISPERUSTEIDEN SOVELTAMINEN:RIKOSREKISTERIOTE

Tässä hankinnassa sovelletaan hankintalain ( 1397/2016) 80 §:n mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita.

Näin ollen tarjoajalta, joka tarjousten vertailun perusteella näyttää voittavan kilpailutuksessa, tullaan ennen hankintapäätöksen tekemistä pyytämään hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Tarjoajan tulee siten varautua PYYDETTÄESSÄ toimittamaan rikosrekisterilain (770/1993) 6 §:n 8 momentissa ja 6 b §:ssä tarkoitetut otteet ehdokkaan tai tarjoajan ja sen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäsenistä sekä edustus-, päätös- ja valvontavaltaa käyttävistä henkilöistä (tai ulkomaisen tarjoajan kyseessä ollessa henkilön alkuperämaan tai sijoittautumismaan toimivaltaisen viranomaisen antamat vastaavat otteet rikosrekisteristä).

Edellä mainituiksi henkilöiksi katsotaan muun muassa yrityksen pää- tai toimitusjohtaja, yrityksen varatoimitusjohtaja, yhteisön kuten osakeyhtiön tai osuuskunnan hallituksen puheenjohtaja ja nimenkirjoittajat, prokuralain (130/1979) tarkoittama prokuristi, yhdistyksen puheenjohtaja, yksityinen elinkeinonharjoittaja, avoimen yhtiön yhtiömiehet sekä kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies, sekä muut yhtiön tai muun oikeushenkilön kuten säätiön edustajat.

TILAAJAVASTUULAIN MUKAISET SELVITYKSET JA POISSULKEMISPERUSTEET

Tässä hankinnassa sovelletaan ESPD-lomakkeen soveltuvuus- ja valintaperusteiden lisäksi myös tilaajavastuulaista (1233/2006) johtuvia tilaajan selvitysvelvollisuuksia. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos osoittautuu, ettei tarjoaja tai sen alihankkija kykene pyydettäessä toimittamaan alla lueteltuja tilaajavastuulaista johtuvia selvityksiä tai todistuksia taikka ellei selvityksen tai todistuksen puuttumiseen ole laillista perustetta.

Tarjoajien tulee näin ollen varautua siihen että tarjoajasta, joka tarjousten vertailun perusteella näyttää voittavan kilpailutuksessa, ja tämän alihankkijoista tullaan ennen hankintapäätöksen tekoa tarkastamaan tilaajavastuulakiin liittyvät selvitykset siltä osin kuin tietoja ei saada julkisista rekistereistä tai esimerkiksi VastuuGroup-palvelusta (aik. tilaajavastuu.fi-palvelu). Tarjoajien tulee siten varautua PYYDETTÄESSÄ toimittamaan itsestään ja alihankkijoistaan seuraavat selvitykset ESPD-lomakkeessa mainittujen selvitysten ohella:

1) selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin;

2) kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot;

3) selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verovelkaa taikka veroviranomaisen antama selvitys verovelan määrästä;

4) todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty;

5) selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista;

6) selvitys lakisääteisen työterveyshuollon järjestämisestä.

Ulkomaisen tarjoajan ja alihankkijan on varauduttava pyydettäessä toimittamaan yllätarkoitetut vastaavat tiedot yrityksen sijoittautumismaan lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla. Jollei tarjoajan tai alihankkijan sijoittautumismaassa anneta edellä tarkoitettuja otteita tai selvityksiä, hyväksytään sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus, joka on käännetty suomen kielelle.

Ulkomaisen tarjoajan on lisäksi pyydettäessä toimitettava 1 ja 3 kohdan mukaiset selvitykset, jos yrityksellä on suomalainen yritys- ja yhteisötietotunnus. Ulkomaisen tarjoajan lähetetyistä työntekijöistä on pyydettäessä esitettävä E101/A1-todistus (EU:n tai ETA:n alueelta lähetetyt työntekijät) tai vastaava todistus (sosiaaliturvasopimusmaat) tai eläkevakuuttamista koskeva muu selvitys (sopimuksettomat kolmannet maat).

Rekisteriotteet ja selvitykset saavat olla enintään 3 kk vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut asiakirjat. Jos tarjoajaa tai alihankkijaa ei ole merkitty yllä mainittuihin rekistereihin, esimerkiksi kaupparekisteriin, tulee tarjoajan pyydettäessä selvittää mihin lailliseen perusteeseen rekisteröitymättömyys perustuu.