Museoviraston markkinointiviestintäpalvelut

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on tarjoajan toteuttama markkinointiviestinnällinen työ. Työ on pääsääntöisesti kampanjaluonteista vallitsevan tarpeen mukaan, ja tilattava työkokonaisuus vaihtelee aina tapauskohtaisesti. Kampanjoita saattaa olla useita samaan aikaan. Hankittaviin palveluihin kuuluvat markkinointiviestinnällinen kampanjasuunnittelu, mainonnan konseptisuunnittelu, copywriting ja sisällöntuotanto, markkinointikuviin liittyvä valokuvaus ja graafinen suunnittelu. Kampanjasuunnittelu sisältää myös mediasuunnittelun ja median ostamisen valituissa digitaalisissa ja offline-kanavissa. Tarvitsemme myös markkinointiviestinnän käyttöön tulevaa mainosvideotuotantoa, radiomainostuotantoa sekä some-kampanjoiden suunnittelua ja toteutusta. Tuotettavien materiaalien on oltava saavutettavuusdirektiivin mukaisia. Sopimus ei kuitenkaan anna tarjoajalle yksinoikeutta sopimuksen kohteeseen liittyvien palveluiden tuottamiseen eikä sopimus sisällä määräostovelvoitetta.
Museoviraston markkinointi- ja viestintäyksikkö vastaa Museoviraston ja Museovirastoon kuuluvan Suomen kansallismuseon brändeistä ja niiden kehittämisestä sekä markkinointiviestinnästä. Hankinnan kohteena olevaa työtä tehdään Museoviraston markkinointi- ja viestintäyksikön kanssa. Yksikössä markkinointitehtävien parissa työskentelevät markkinointipäällikkö, kaksi markkinointisuunnittelijaa ja graafinen suunnittelija. Yksikköä johtaa markkinointi- ja viestintäjohtaja. Museoviraston omiin kanaviin kuuluvat verkkosivustot museovirasto.fi ja kansallimuseo.fi sekä muutamia erillissivustoja, some-kanavat, museokohteissa olevat näkyvyyspaikat, uutiskirjeet ja painotuotteet sekä Museoviraston blogi.
Suomen kansallismuseon markkinointiviestintä painottuu yhteensä kymmenen museokohteen sekä näiden kohteiden niin pysyvien kuin vaihtuvien näyttelyiden, tapahtumien kuin museokauppojen ja vuokrattavien kokous- ja juhlatilojen markkinointiin. Museoviraston muiden osastojen markkinointiviestinnässä sisältöinä ovat niiden tuottamat palvelut, kuten mm. Kuvakokoelmat ja Kirjastopalvelut. Työtä on määrällisesti enemmän Suomen kansallismuseolle toteutettavissa toimeksiannoissa.
Museokohteissamme on niin pysyviä pidempiaikaisia näyttelyitä kuin vaihtuvia näyttelyitä. Vaihtuvia näyttelyitä on museokohteista eniten Kansallismuseossa, jossa on viime vuosina ollut kaksi isompaa vaihtuvaa näyttelyä vuodessa ja näiden lisäksi pienempiä vaihtuvia näyttelyitä. Myös Hämeen linnassa ja Suomen merimuseossa on vaihtuvia näyttelyitä. Talvella osa museokohteistamme on suljettu. Kesäkaudellla puolestaan kaikki museokohteemme ovat auki ja valmistaudumme tulevaan kesään kevään aikana. Joitain toimeksiantoja saattaa tulla myös heinäkuussa.
Osan näyttelymarkkinoinnista hoidamme itse eli suunnittelemme ja toteutamme käytettävän materiaalin ja ostamme median itse suoraan tai esim. paikallisen matkailuorganisaation kautta, mutta suurempiin näyttelyihin tarvitsemme kampanjasuunnittelua ja toteutusta sekä digitaalisten mainosratkaisujen suunnittelua ja toteutusta sisältäen mediasuunnittelun ml. ohjelmallisen ostamisen. Markkinointi- ja viestintäyksikössä työskentelee graafinen suunnittelija, mutta lomien aikana ja kiireisinä aikoina saatamme tarvita myös tuotanto-AD:n / graafisen suunnittelijan palveluja.
Museovirastolla ja Suomen kansallismuseolla on kullakin omat graafiset ohjeistonsa. Markkinointiviestinnän kohderyhmiä ovat niin yksityiset henkilöt kuin yritys- ja yhteisöasiakkaat pääosin Suomessa, mutta myös ulkomailla. Jatkuvien tehtävien lisäksi markkinoinnissa toteutetaan projektiluonteisia kokonaisuuksia, joihin saattaa kuulua myös laajempiin sidosryhmiin kohdistuvaa vaikuttajamarkkinointia.

Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on tarjoajan toteuttama markkinointiviestinnällinen työ. Työ on pääsääntöisesti kampanjaluonteista vallitsevan tarpeen mukaan, ja tilattava työkokonaisuus vaihtelee aina tapauskohtaisesti. Kampanjoita saattaa olla useita samaan aikaan. Hankittaviin palveluihin kuuluvat markkinointiviestinnällinen kampanjasuunnittelu, mainonnan konseptisuunnittelu, copywriting ja sisällöntuotanto, markkinointikuviin liittyvä valokuvaus ja graafinen suunnittelu. Tarvitsemme myös markkinointiviestinnän käyttöön tulevaa mainosvideotuotantoa, radiomainostuotantoa sekä some-kampanjoiden suunnittelua ja toteutusta. Osassa Suomen kansallismuseon kohteista käytetään banderollimateriaalia ja tapauskohtaisesti saatamme tarvita banderollien tuotanto- ja asennuspalvelua. Tuotettavien materiaalien on oltava saavutettavuusdirektiivin mukaisia. Sopimus ei kuitenkaan anna tarjoajalle yksinoikeutta sopimuksen kohteeseen liittyvien palveluiden tuottamiseen eikä sopimus sisällä määräostovelvoitetta.
Toimeksiantojen tuloksena syntyy esimerkiksi markkinointikampanjasuunnitelma, markkinointiviestintäkampanjan ilme ja pääviestit, painovalmis esitemateriaali, digitaalinen ja offline mediasuunnitelma, messuosaston ilme, printtimainoksen materiaali, vaikuttajamarkkinointikampanja, digitaalinen mainosmateriaali, kuten animaatio tai videomateriaali tai some-kanavissa toteutettava kampanja ja sen mainosmateriaali. Museovirastolla on erillinen (tekninen) verkkosivustokumppani. Tarjoajalta tilattava työ saattaa sisältää ko. Museoviraston verkkosivustokumppanin kanssa toteutettavia kokonaisuuksia, esim. kampanjasivukokonaisuus, jossa tarjoajan tehtävänä on verkkosivulla toteutettavan kampanjan visuaalinen ja sisällöllinen suunnittelu.
Hankittaviin palveluihin kuuluvat niin ikään offline ja online mediasuunnittelu, mediayhteydet, median osto, trafikointi ja raportointi. Käyttämämme media on laajasti erilaista offline tai digitaalista mediaa: display-mainontaa (ohjelmallinen ostaminen) ml. retargetointi, mainontaa sosiaalisen median kanavissa, ulkomainontaa, printtiä ja radiota. Tarjoaja voi tuottaa mediatoimistopalvelut itse tai hankkia ne omalta kumppaniltaan.
Tuotannoissa voi käyttää alihankintaa. Käytettäessä ulkopuolisia alihankkijoita, tarjoaja koordinoi, vastaa kokonaisuudesta ja laskuttaa kaikkien alihankkijoiden osuuden ml. mediasta syntyvät mediakulut. Tarjoaja ilmoittaa Museovirastolle käyttämänsä alihankkijat ja Museoviraston tulee hyväksyä allihankkijat hankintasopimuksessa määritellyn mukaisesti. Painatuspalveluiden osalta Museovirasto käyttää pääsääntöisesti omia sopimuskumppaneitaan, jotka laskuttavat Museovirastoa suoraan.
Käytössä on pääasiassa projektikohtainen laskutus. Koska toimeksiantojen tyyppi ja laajuus vaihtelee, pyydämme toimistokumppania hinnoittelemaan aina kulloinkin tehtävän kokonaisuuden työmääräarvioon perustuen. Pyydämme tarjouspyynnössä projektipäällikön, copywriterin, AD:n ja mediasuunnittelijan nimeämistä. Hinnoittelun osalta pyydämme puolestaan projektipäällikön, copywriterin, Ad:n ja tuotanto-AD:n (tai nimikkeellä graafinen suunnittelija) tuntihinnoittelua. Tuotanto-AD:ta ei toisin sanoen tarvitse nimetä, mutta tuotanto-AD:n työtä tekevän resurssin tuntihinta pyydetään. Mikäli yksi henkilö toimii sekä AD:n että tuotanto-AD:n roolissa, tulee henkilön tuntihinta ilmoittaa molemmissa kohdissa. Hankintayksikkö tilaa joissain tapauksissa ainakin näiden osaajien työtä tuntiperusteisesti. Tällaisia tapauksia saattavat olla esim. projektikokonaisuuteen kuulumattomat ns. ad hoc -luonteiset pienet tai kiireelliset tehtävät. Tarjoajien tiimit saattavat olla erilaisia ja tiimiin saattaa tyypillisesti kuulua tarpeen mukaan myös esim. strategi, digisuunnittelija, tuottaja, animaattori ja videokuvaaja. Edellä mainittuja asiantuntijoita ei ole kuitenkaan tarpeen nimetä tarjouksessa.

Uudistusten kuvaus

Hankintayksikkö varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Hankintayksikkö ilmoittaa option käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.