Dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna

Helsingin kaupungin asunnot Oy

Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) pyytää tarjouksia dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistoinnin järjestelmästä SaaS-palveluna.
Hankinnan kohde sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tässä tarjouspyynnössa ja tarjouspyynnön liitteenä olevissa hankinta-asiakirjoissa.
Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Osatarjoukset eivät ole sallittuja, koska hankinnan kohteen jakaminen ei ole toiminnallistaloudellisesti toimivaa eikä immateriaalioikeuksien osalta välttämättä edes mahdollista.
Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.
Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja.
Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee hankintasopimuksen.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-01-11. Hankinta julkaistiin 2020-12-18.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

Kuka? Mitä? Missä?
Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2020-12-18 hankintailmoitus
2025-07-09 Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
hankintailmoitus (2020-12-18)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: 308326
Lyhyt kuvaus:
Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) pyytää tarjouksia dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistoinnin järjestelmästä SaaS-palveluna. Hankinnan kohde sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tässä tarjouspyynnössa ja tarjouspyynnön liitteenä olevissa hankinta-asiakirjoissa. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Osatarjoukset eivät ole sallittuja, koska hankinnan kohteen jakaminen ei ole toiminnallistaloudellisesti toimivaa eikä immateriaalioikeuksien osalta välttämättä edes mahdollista. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee hankintasopimuksen.
Näytä lisää
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Asiakirjojen hallintaohjelmatuotteet 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Muu
Hankintaviranomaisen nimi: Helsingin kaupungin asunnot Oy
Postiosoite: Viipurinkatu 2
Postinumero: FI-00510
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.hekaoy.fi 🌏
Sähköposti: hankinnat@hekaoy.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hekaoy?id=308326&tpk=34de021f-15c0-47f2-a1a5-9ea1caf98b8e 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hekaoy?id=308326&tpk=34de021f-15c0-47f2-a1a5-9ea1caf98b8e 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-12-18 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2021-01-11 📅
Julkaisupäivä: 2020-12-23 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 250-624676
Viittaa ilmoitukseen: 2020/S 237-584106
EUVL-S-numero: 250
Lisätietoja
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) pyytää tarjouksia dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistoinnin järjestelmästä SaaS-palveluna.
Hankinnan kohde sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tässä tarjouspyynnössa ja tarjouspyynnön liitteenä olevissa hankinta-asiakirjoissa.
Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Osatarjoukset eivät ole sallittuja, koska hankinnan kohteen jakaminen ei ole toiminnallistaloudellisesti toimivaa eikä immateriaalioikeuksien osalta välttämättä edes mahdollista.
Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.
Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja.
Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee hankintasopimuksen.
Ks. kohta II.1.2) Lyhyt kuvaus.
Ks. tarkempi kuvaus hankinnasta tarjouspyynnön liitteestä 1 (Hankinnan kohteen kuvaus).
Kesto: 24 kuukautta
Uudistusten kuvaus:
Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.
Sopimuskausi ja siihen liittyvät ehdot on määritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä Hankintasopimusluonnos.
Vaihtoehtojen kuvaus:
Option sisältö ja muut sitä koskevat ehdot on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä (ks. erityisesti Hankinnan kohteen kuvaus, Vaatimukset, Hinnat ja Hankintasopimusluonnos).

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Ks. ESPD-lomake.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:
Sopimusehdot on määritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä Hankintasopimusluonnos.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2021-01-11 📅
Tarjousten avausaika: 12:01
Lisätietoja: Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2379058-6
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: Helsingin kaupungin asunnot Oy on Helsingin kaupungin omistama osakeyhtiö ja kaupunkiympäristön toimiala alue- tai paikallistason viranomainen
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Jukka Usmi
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hekaoy?id=308326&tpk=34de021f-15c0-47f2-a1a5-9ea1caf98b8e 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2020/S 250-624676 (2020-12-18)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2025-07-09)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Sopimusmuutos, Dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna
Viitenumero: 308326
Lyhyt kuvaus:
Hankinnan kohteena oli Helsingin kaupungin asunnot Oy:n (Heka) dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna. Tämä ilmoitus koskee sopimukseen tehtävää muutosta.
Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): 1 490 010 EUR 💰
Suorituspaikkaa koskevat rajoitukset: Missä tahansa
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 308326
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU

Sopimuksen tekeminen
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Sopimuksen numero: 1
Sopimuksen tekopäivä: 2021-05-03 📅
Otsikko: Dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna
Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: 1 490 010 EUR 💰
Tarjouksen tunniste: 1
Osan tai osien ryhmän tunniste: LOT-0000
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: M-Files Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0686200-7
Postinumero: 33100
Postitoimipaikka: Tampere
Alue: Pirkanmaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: m-files@m-files.com 📧
Puhelin: +358 331387500 📞

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Helsingin kaupungin asunnot Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2379058-6
Postiosoite: Viipurinkatu 2
Postinumero: 00510
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Heka Hankinnat
Sähköposti: hankinnat@hekaoy.fi 📧
Puhelin: +358 957673000 📞
URL: http://www.hekaoy.fi 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postinumero: 00520
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏

Muutokset
Muut lisätiedot
Kyse on hankintalain 136.2 §:n 2 kohdan mukaisesta alkuperäisen sopimuskumppanin tarpeesta suorittaa lisätöitä tai lisäpalveluja, jotka eivät sisälly alkuperäiseen sopimukseen. Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista ja teknisistä syistä ja se aiheuttaisi Hekalle kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä. Muut palveluntarjoajat eivät pysty toteuttamaan hankittavia uusia toiminnallisuuksia, sillä palveluntarjoajalla ei ole hankintasopimuksen mukaan velvollisuutta avata muutokseen liittyviä rajapintojaan ulkopuolisille tahoille. Toiminnallisuuksien lisääminen järjestelmään edellyttäisi kokonaan uuden järjestelmän hankintaa. Lisäksi hankinnan uudelleenkilpailuttaminen johtaisi merkittäviin kustannuksiin organisaatiossa, esimerkiksi henkilöstön koulutuksen ja ylimääräisen manuaalisen työn muodossa. Hankintasopimuksen muutostarpeet eivät olleet Hekan ennakoitavissa alkuperäistä sopimusta kilpailutettaessa. Kielimalleissa ja generatiivisessa tekoälyssä on tapahtunut huomattavaa kehitystä sopimuksen voimaantulon jälkeen, eikä Heka ole voinut ennakoida tapahtunutta kehitystä ja sen järjestelmälle mahdollistamia uusia ominaisuuksia. Sopimusmuutoksen mukanaan tuomia toiminnallisuuksia ei myöskään rajattu alkuperäisen hankinnan laajuuden ulkopuolelle. Uudet toiminnallisuudet liittyvät tiiviisti alkuperäisen hankintasopimuksen tavoitteisiin muodostaa Hekalle yhtenäinen ja keskitetty dokumentinhallinta sekä kehittää tietotyötä ja mahdollistaa liikkuvat työtavat. Sopimusmuutoksen arvo on alkuperäisen hankintasopimukseen nähden vähäinen. 24.2.2021 julkaistun hankintapäätöksen mukaan alkuperäisen hankintasopimuksen arvo on 1 490 010,45 euroa (alv 0 %). Toteutettavan sopimusmuutoksen myötä hankintasopimuksen kokonaisarvo nousee 134 001,60 eurolla. Sopimusmuutoksen arvo prosentteina on 8,99 %, mikä alittaa hankintalain 136.3 §:n mukaisen 50 prosentin raja-arvon.
Näytä lisää
Muutoksen pääasiallinen syy: Tarve alkuperäiseltä toimeksisaajalta hankittaviin lisäurakoihin, -palveluihin tai -tavaroihin.
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: CON-0001
Uusi arvo
Teksti:
Sopimusmuutos koskee hankintayksikön 24.2.2021 julkaistun hankintapäätöksen perusteella 3.5.2021 tehtyä hankintasopimusta koskien dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankintaa kokonaispalveluna. Järjestelmään on tarve lisätä uusia toiminnallisuuksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen hankintasopimukseen. Tällä päätöksellä hankittavat uudet ominaisuudet ovat generatiiviseen tekoälyyn perustuva assistentti luonnollisen kielen käyttöliittymällä, toiminnallisuus, joka organisoi ja luokittelee järjestelmään tuotavien dokumenttien metadatan automaattisesti sekä M365 Copilot -integraatio.
Näytä lisää
Lähde: OJS 2025/S 130-451631 (2025-07-09)
Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕
Aiheeseen liittyvät haut 🔍
Alue:
Suomi/Finland Manner-Suomi Helsinki-Uusimaa Helsinki-Uusimaa
Tuotteet/palvelut:
Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät Asiakirjojen luonti-, piirustus-,... Asiakirjojen luontiohjelmatuotteet Asiakirjojen hallintaohjelmatuotteet Tietotekniset palvelut: neuvonta,...