Sähköinen dokumenttienhallinta ja sähköinen arkistointi

Lapit Oy

Hankinnan taustalla on LapIT:n ja sen omistaja-asiakkaiden tarve tukea ja tehostaa tiedonohjausta, dokumentinhallintaa, arkistoinnin kokonaisuuden hallintaa sekä vahvistaa ja varmistaa tiedon, toiminnan ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Pitkän tähtäimen tavoitteena on myös yhtenäistää järjestelmäkirjoa. Tieto syntyy nykyisin pääosin sähköisenä. Kustannustehokkuuden vuoksi tiedon tulisi pysyä sähköisenä ja mahdollisimman automatisoituna koko prosessin/elinkaaren ajan ilman, että välillä tehdään aikaa vieviä ja kustannuksia lisääviä tulostus – ja manuaalisia toimintoja, jonka vuoksi tarvitaan lain vaatimukset täyttävät sähköisen allekirjoituksen ja arkiston ratkaisut. Tarkoituksena on, että tällä hankinnalla hankittavia ratkaisuja voivat hankkia LapIT:n lisäksi LapIT:n asiakkaat. LapIT Oy:n asiakkaat on hankintalain mukaisesti rajattu omistajiin ja inhouse-yhtiölle sallittuun vähäiseen myyntiin muille.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2019-06-25. Hankinta julkaistiin 2019-05-24.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Canon Oy
• KPK Yhtiöt Oyj

Kuka?

• Lapit Oy

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Suomi/Finland

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2019-05-24	hankintailmoitus
2019-06-20	Lisätietoilmoitus
2021-01-18	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
2022-07-05	Hankintasopimuksen/käyttöoikeussopimuksen muuttaminen sen voimassaoloaikana

hankintailmoitus (2019-05-24)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lyhyt kuvaus:

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Suomi/Finland 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Kilpailukykyinen käsittävä neuvottelu
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Muu
Hankintaviranomaisen nimi: LapIT Oy
Postiosoite: Rantavitikantie 33
Postinumero: 96300
Postitoimipaikka: Rovaniemi
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.lapit.fi 🌏
Sähköposti: kilpailutus@lapit.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lapit 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lapit?id=233606&tpk=8747be4d-d3f9-4af3-99c6-c25b5c61f133 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2019-05-24 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2019-06-25 📅
Julkaisupäivä: 2019-05-27 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2019/S 101-244788
EUVL-S-numero: 101

Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu kokonaisarvo: 500 000 EUR 💰
Osan nimi: Sähköisen dokumenttienhallinnan ratkaisu ja siihen liittyvä henkilötyö
Osan numero: A
Lyhyt kuvaus:

Dokumenttien hallinnan ratkaisu hankitaan asiakkaan harkinnan mukaan joko: 1. SaaS Hybrid -palveluina pilvestä tai 2. On-Premises-palveluna.

Hankinnan kohde on kuvattu liitteen 1 kuvassa 1 ja palvelumallit liitteen 1 kuvissa 2 ja 3.

Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimus on voimassa neljä (4) vuotta ja sen jälkeen toistaiseksi. Asiakas voi irtisanoa sopimuksen kuuden (6) kk:n irtisanomisajalla ja tarjoaja 12 kk:n irtisanomisajalla.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankinnan kohteena oleva ratkaisu tultaisiin tämän lisäksi tarjoamaan palveluna LapIT:n omistaja-asiakkaille. Dokumenttien hallinnan ja sähköisen arkistoinnin vaatimukset on kuvattu liitteessä 1. Lisäksi hankintayksikkö voi tilata konsultointi- ja tukipalvelua.

Osan nimi: Sähköisen arkiston ratkaisu, SÄHKE2 mukainen, ja siihen liittyvä henkilötyö
Osan numero: B
Lyhyt kuvaus:

Sähköisen arkiston ratkaisu hankitaan asiakkaan harkinnan mukaan joko: 1. SaaS Hybrid -palveluina pilvestä tai 2. On-Premises-palveluna.

Hankinnan kohde on kuvattu liitteen 1 kuvassa 1 ja palvelumallit liitteen 1 kuvissa 2 ja 3

Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankinnan kohteena oleva ratkaisu tultaisiin tämän lisäksi tarjoamaan palveluna LapIT:n asiakkaille. Dokumenttien hallinnan ja sähköisen arkistoinnin vaatimukset on kuvattu Liitteessä 1. Hankintayksikkö voi tilata konsultointi- ja tukipalvelua.

Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka:

LapIT:n päätoimipiste sijaitsee Rovaniemellä

LapIT:n päätoimipiste toimii Rovaniemellä

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Tarjouspyynnön lopulliset ehdot sekä tämän osallistumispyynnön liitteenä olevassa alustavassa tarjouspyynnössä olevat liiteviittaukset toimitetaan varsinaisessa tarjouspyynnössä, joka julkaistaan myöhemmin vain neuvotteluihin valituille toimittajaehdokkaille

Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:

Tehtävä toimitussopimus ei sulje pois hankintayksikön mahdollisuutta ostaa samaa palvelua joltain muulta palveluntuottajalta.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Ehdokkaiden vähimmäismäärä: 3
Ehdokkaiden enimmäismäärä: 6
Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi:

Hankintayksikkö valitsee sopivimmat neuvottelukumppanit osallistumishakemusten perusteella, joille toimitetaan varsinainen tarjouspyyntö.

Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 1637268-5
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: julkisomisteinen yhtiö, joka toimii hankintayksikkönä
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Merja Haikka
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lapit 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2019/S 101-244788 (2019-05-24)

Lisätietoilmoitus (2019-06-20)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan taustalla on LapIT:n ja sen omistaja-asiakkaiden tarve tukea ja tehostaa tiedonohjausta, dokumentinhallintaa, arkistoinnin kokonaisuuden hallintaa sekä vahvistaa ja varmistaa tiedon, toiminnan ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Pitkän tähtäimen tavoitteena on myös yhtenäistää järjestelmäkirjoa. Tieto syntyy nykyisin pääosin sähköisenä. Kustannustehokkuuden vuoksi tiedon tulisi pysyä sähköisenä ja mahdollisimman automatisoituna koko prosessin/elinkaaren ajan ilman, että välillä tehdään aikaavieviä ja kustannuksia lisääviä tulostus- ja manuaalisia toimintoja, jonka vuoksi tarvitaan lain vaatimukset täyttävät sähköisen allekirjoituksen ja arkiston ratkaisut. Tarkoituksena on, että tällä hankinnalla hankittavia ratkaisuja voivat hankkia LapIT:n lisäksi LapIT:n asiakkaat. LapIT Oy:n asiakkaat on hankintalain mukaisesti rajattu omistajiin ja inhouse-yhtiölle sallittuun vähäiseen myyntiin muille.

Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Lisätietoilmoitus

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2019-06-20 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2019-07-01 📅
Julkaisupäivä: 2019-06-21 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2019/S 118-290465
Viittaa ilmoitukseen: 2019/S 101-244788
EUVL-S-numero: 118
Lisätietoja

Havaitsimme osallistumispyynnön ensimmäisen julkaisun jälkeen puutteellisia tietoja referenssien pisteytyksissä. Täydensimme referenssitietoja ja huomioimme lähestyvän juhlapyhän vaikutuksen aikatauluun. Myös osallistumishakemuksen liitteitä on päivitetty.

Lähde: OJS 2019/S 118-290465 (2019-06-20)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2021-01-18)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena oli sähköisen arkistoratkaisun sekä dokumenttienhallinnan ratkaisu.

Hankinnan kokonaisarvo: 652 000 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Suorituspaikka
NUTS-alue: Lappi 🏙️

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postinumero: FI-96300
Yhteystiedot
Sähköposti: jasmine.suopanki@lapit.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-01-18 📅
Julkaisupäivä: 2021-01-22 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 015-032930
EUVL-S-numero: 15

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus: Sähköisen dokumenttienhallinnan ratkaisu ja siihen liittyvä henkilötyö.
Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankittavia ratkaisuja voivat hankkia LapIT:n lisäksi ja LapIT:n kautta LapIT:n omistaja-asiakkaat. LapIT voi jälleenmyydä tämän hankinnan kautta hankittua ratkaisua omistaja-asiakkailleen.

Osan nimi: Sähköinen arkistoratkaisu
Lyhyt kuvaus: SÄHKE2 mukainen sähköisen arkiston ratkaisu ja siihen liittyvä henkilötyö.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Ratkaisukuvaus 10 vertailupistettä, vaatimusmäärittely 20 vertailupistettä, käyttötapausten toteutuminen 20 vertailupistettä, projektisuunnitelma 10 vertailupistettä, osaaminen 10 vertailupistettä.
Laatukriteeri (painotus): 70
Hinta (painotus): 30

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2020-08-24 📅
Nimi: KPK Yhtiöt Oyj
Kansallinen rekisterinumero: 0198165-6
Postitoimipaikka: Kokkola
Maa: Suomi 🇫🇮
Pohjanmaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 152 000 EUR 💰
Sopimuksen tekemispäivä: 2020-06-14 📅
Nimi: Canon Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0114931-7
Postitoimipaikka: Helsinki
Maa: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 500 000 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 1
3

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: Julkisomisteinen yhtiö, joka toimii hankintayksikkönä.
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Jasmine Suopanki

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postinumero: FI-00520
Lähde: OJS 2021/S 015-032930 (2021-01-18)

Hankintasopimuksen/käyttöoikeussopimuksen muuttaminen sen voimassaoloaikana (2022-07-05)
Kohde
Hankinnan laajuus
Viitenumero: Sähköinen säilö 2022
Hankinnan kokonaisarvo: 500000.0 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Hankintasopimuksen/käyttöoikeussopimuksen muuttaminen sen voimassaoloaikana

Menettely
Myöntämisperusteet
Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Sähköposti: susanna.keskinarkaus@lapit.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-07-05 📅
Julkaisupäivä: 2022-07-08 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 130-371338
Viittaa ilmoitukseen: 2021/S 015-032930
EUVL-S-numero: 130

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Alkuperäisen, vuonna 2019 toteutettuun kilpailutukseen perustuvan hankinnan taustalla on ollut LapIT:n ja sen omistaja-asiakkaiden tarve tukea ja tehostaa tiedonohjausta, dokumentinhallintaa, arkistoinnin kokonaisuuden hallintaa sekä vahvistaa ja varmistaa tiedon, toiminnan ja tietojärjestelmien yhteen toimivuutta. Pitkän tähtäimen tavoitteena on ollut myös yhtenäistää järjestelmäkirjoa. Tieto syntyy nykyisin pääosin sähköisenä. Kustannustehokkuuden vuoksi tiedon tulisi pysyä sähköisenä ja mahdollisimman automatisoituna koko prosessin/elinkaaren ajan ilman, että välillä tehdään aikaa vieviä ja kustannuksia lisääviä tulostus – ja manuaalisia toimintoja, jonka vuoksi tarvitaan lain vaatimukset täyttävät sähköisen allekirjoituksen ja arkiston ratkaisut. Hankinnalla hankittavia ratkaisuja voivat hankkia LapIT:n lisäksi LapIT:n asiakkaat. LapIT Oy:n asiakkaat on hankintalain mukaisesti rajattu omistajiin ja inhouse-yhtiölle sallittuun vähäiseen myyntiin muille.

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2020-06-15 📅
Hankinnan kokonaisarvo: 500000.0 EUR 💰

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postinumero: 00580
Lähde: OJS 2022/S 130-371338 (2022-07-05)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)