Sähköinen dokumenttienhallinta ja sähköinen arkistointi

Lapit Oy

Hankinnan taustalla on LapIT:n ja sen omistaja-asiakkaiden tarve tukea ja tehostaa tiedonohjausta, dokumentinhallintaa, arkistoinnin kokonaisuuden hallintaa sekä vahvistaa ja varmistaa tiedon, toiminnan ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Pitkän tähtäimen tavoitteena on myös yhtenäistää järjestelmäkirjoa. Tieto syntyy nykyisin pääosin sähköisenä. Kustannustehokkuuden vuoksi tiedon tulisi pysyä sähköisenä ja mahdollisimman automatisoituna koko prosessin/elinkaaren ajan ilman, että välillä tehdään aikaa vieviä ja kustannuksia lisääviä tulostus – ja manuaalisia toimintoja, jonka vuoksi tarvitaan lain vaatimukset täyttävät sähköisen allekirjoituksen ja arkiston ratkaisut. Tarkoituksena on, että tällä hankinnalla hankittavia ratkaisuja voivat hankkia LapIT:n lisäksi LapIT:n asiakkaat. LapIT Oy:n asiakkaat on hankintalain mukaisesti rajattu omistajiin ja inhouse-yhtiölle sallittuun vähäiseen myyntiin muille.

Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2019-06-25. Hankinta julkaistiin 2019-05-24.

Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kuka?

Mitä?

Missä?

Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2019-05-24 hankintailmoitus
2019-06-20 Lisätietoilmoitus
2021-01-18 Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
2022-07-05 Hankintasopimuksen/käyttöoikeussopimuksen muuttaminen sen voimassaoloaikana
hankintailmoitus (2019-05-24)
Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: LapIT Oy
Kansallinen rekisterinumero: 1637268-5
Postiosoite: Rantavitikantie 33
Postitoimipaikka: Rovaniemi
Postinumero: 96300
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyshenkilö: Merja Haikka
Sähköposti: kilpailutus@lapit.fi 📧
Alue: Suomi/Finland 🏙️
URL: http://www.lapit.fi 🌏
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lapit 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lapit?id=233606&tpk=8747be4d-d3f9-4af3-99c6-c25b5c61f133 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Muu tyyppi: julkisomisteinen yhtiö, joka toimii hankintayksikkönä

Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Sähköinen dokumenttienhallinta ja sähköinen arkistointi
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lyhyt kuvaus:
“Hankinnan taustalla on LapIT:n ja sen omistaja-asiakkaiden tarve tukea ja tehostaa tiedonohjausta, dokumentinhallintaa, arkistoinnin kokonaisuuden hallintaa...”    Näytä lisää
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: EUR 500 000 💰
Tietoa eristä
Tarjouksia voidaan jättää kaikista eristä

1️⃣
Hankinnan laajuus
Otsikko: Sähköisen dokumenttienhallinnan ratkaisu ja siihen liittyvä henkilötyö
Otsikko
Erän tunnistenumero: A
Kuvaus
Lisätuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka: Suomi/Finland 🏙️
Pääkohde tai suorituspaikka: LapIT:n päätoimipiste sijaitsee Rovaniemellä
Hankinnan kuvaus:
“Dokumenttien hallinnan ratkaisu hankitaan asiakkaan harkinnan mukaan joko: 1. SaaS Hybrid -palveluina pilvestä tai 2. On-Premises-palveluna. Hankinnan kohde...”    Näytä lisää
Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Kuvaus
Kesto: 48
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Tämä sopimus voidaan uusia
Kuvaus
Uudistusten kuvaus:
“Sopimus on voimassa neljä (4) vuotta ja sen jälkeen toistaiseksi. Asiakas voi irtisanoa sopimuksen kuuden (6) kk:n irtisanomisajalla ja tarjoaja 12 kk:n...”    Näytä lisää
Tiedot kutsuttavien ehdokkaiden lukumäärää koskevista rajoituksista
Suunniteltu vähimmäismäärä: 3
Enimmäismäärä: 6
Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi:
“Hankintayksikkö valitsee sopivimmat neuvottelukumppanit osallistumishakemusten perusteella, joille toimitetaan varsinainen tarjouspyyntö.”
Tietoa muunnelmista
Vaihtoehdot hyväksytään
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Hankinnan kohteena oleva ratkaisu tultaisiin tämän lisäksi tarjoamaan palveluna LapIT:n omistaja-asiakkaille. Dokumenttien hallinnan ja sähköisen...”    Näytä lisää

2️⃣
Hankinnan laajuus
Otsikko: Sähköisen arkiston ratkaisu, SÄHKE2 mukainen, ja siihen liittyvä henkilötyö
Otsikko
Erän tunnistenumero: B
Kuvaus
Pääkohde tai suorituspaikka: LapIT:n päätoimipiste toimii Rovaniemellä
Hankinnan kuvaus:
“Sähköisen arkiston ratkaisu hankitaan asiakkaan harkinnan mukaan joko: 1. SaaS Hybrid -palveluina pilvestä tai 2. On-Premises-palveluna. Hankinnan kohde on...”    Näytä lisää
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Hankinnan kohteena oleva ratkaisu tultaisiin tämän lisäksi tarjoamaan palveluna LapIT:n asiakkaille. Dokumenttien hallinnan ja sähköisen arkistoinnin...”    Näytä lisää

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista:
“Tarjouspyynnön lopulliset ehdot sekä tämän osallistumispyynnön liitteenä olevassa alustavassa tarjouspyynnössä olevat liiteviittaukset toimitetaan...”    Näytä lisää
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Sopimukseen liittyvät ehdot
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:
“Tehtävä toimitussopimus ei sulje pois hankintayksikön mahdollisuutta ostaa samaa palvelua joltain muulta palveluntuottajalta.”

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Kilpailullinen menettely, johon liittyy neuvottelu
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2019-06-25 12:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6

Täydentävät tiedot
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköistä tilaamista käytetään
Sähköinen laskutus hyväksytään
Sähköistä maksua käytetään
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2019/S 101-244788 (2019-05-24)
Lisätietoilmoitus (2019-06-20)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
“Hankinnan taustalla on LapIT:n ja sen omistaja-asiakkaiden tarve tukea ja tehostaa tiedonohjausta, dokumentinhallintaa, arkistoinnin kokonaisuuden hallintaa...”    Näytä lisää

Täydentävät tiedot
Alkuperäisen ilmoituksen viite
Ilmoituksen numero EUVL:ssä S: 2019/S 101-244788

Muutokset
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: IV.2.2)
Vanha arvo
Päivämäärä: 2019-06-25 📅
Aika: 12:00
Uusi arvo
Päivämäärä: 2019-07-01 📅
Aika: 12:00
Muut lisätiedot

“Havaitsimme osallistumispyynnön ensimmäisen julkaisun jälkeen puutteellisia tietoja referenssien pisteytyksissä. Täydensimme referenssitietoja ja huomioimme...”    Näytä lisää
Lähde: OJS 2019/S 118-290465 (2019-06-20)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2021-01-18)
Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Postinumero: FI-96300
Yhteyshenkilö: Jasmine Suopanki
Sähköposti: jasmine.suopanki@lapit.fi 📧
Alue: Lappi 🏙️
Hankintaviranomaisen tyyppi
Muu tyyppi: Julkisomisteinen yhtiö, joka toimii hankintayksikkönä.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
“Hankinnan kohteena oli sähköisen arkistoratkaisun sekä dokumenttienhallinnan ratkaisu.”
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): EUR 652 000 💰
Tietoa eristä
Tämä sopimus on jaettu osiin
Kuvaus
Suorituspaikka: Lappi 🏙️
Hankinnan kuvaus: Sähköisen dokumenttienhallinnan ratkaisu ja siihen liittyvä henkilötyö.
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi):
“Ratkaisukuvaus 10 vertailupistettä, vaatimusmäärittely 20 vertailupistettä, käyttötapausten toteutuminen 20 vertailupistettä, projektisuunnitelma 10...”    Näytä lisää
Laatukriteeri (painotus): 70
Hinta (painotus): 30
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Hankittavia ratkaisuja voivat hankkia LapIT:n lisäksi ja LapIT:n kautta LapIT:n omistaja-asiakkaat. LapIT voi jälleenmyydä tämän hankinnan kautta hankittua...”    Näytä lisää
Hankinnan laajuus
Otsikko: Sähköinen arkistoratkaisu
Kuvaus
Hankinnan kuvaus: SÄHKE2 mukainen sähköisen arkiston ratkaisu ja siihen liittyvä henkilötyö.

Menettely
Hallinnolliset tiedot
Tätä menettelyä koskeva aiempi julkaisu: 2019/S 101-244788

Sopimuksen tekeminen

1️⃣
Erän tunnistenumero: A
Otsikko: Sähköisen dokumenttienhallinnan ratkaisu ja siihen liittyvä henkilötyö
Sopimuksen tekopäivä: 2020-08-24 📅
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 1
Pk-yrityksiltä saatujen tarjousten määrä: 0
Muista EU:n jäsenvaltioista tulevilta tarjoajilta saatujen tarjousten määrä: 0
EU:n ulkopuolisista maista tulevilta tarjoajilta saatujen tarjousten määrä: 0
Sähköisesti vastaanotettujen tarjousten määrä: 1
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: KPK Yhtiöt Oyj
Kansallinen rekisterinumero: 0198165-6
Postitoimipaikka: Kokkola
Maa: Suomi 🇫🇮
Alue: Pohjanmaa 🏙️
Toimeksisaaja on pk-yritys
Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Hankintasopimuksen/kiinteistön arvioitu kokonaisarvo: EUR 152 000 💰
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: EUR 152 000 💰

2️⃣
Erän tunnistenumero: B
Otsikko: Sähköinen arkistoratkaisu
Sopimuksen tekopäivä: 2020-06-14 📅
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 3
Sähköisesti vastaanotettujen tarjousten määrä: 3
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: Canon Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0114931-7
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Hankintasopimuksen/kiinteistön arvioitu kokonaisarvo: EUR 500 000 💰
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: EUR 500 000 💰

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postinumero: FI-00520
Lähde: OJS 2021/S 015-032930 (2021-01-18)
Hankintasopimuksen/käyttöoikeussopimuksen muuttaminen sen voimassaoloaikana (2022-07-05)
Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Sähköposti: susanna.keskinarkaus@lapit.fi 📧

Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko:
“Sähköinen dokumenttienhallinta ja sähköinen arkistointi - sopimuksen muutos Sähköinen säilö 2022”
Kuvaus
Hankinnan kuvaus:
“Alkuperäisen, vuonna 2019 toteutettuun kilpailutukseen perustuvan hankinnan taustalla on ollut LapIT:n ja sen omistaja-asiakkaiden tarve tukea ja tehostaa...”    Näytä lisää

Menettely
Hallinnolliset tiedot
Tätä menettelyä koskeva aiempi julkaisu: 2021/S 015-032930

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen numero: 2022-104831-001-001
Sopimuksen tekopäivä: 2020-06-15 📅
Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: EUR 500000.0 💰

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postinumero: 00580
Lähde: OJS 2022/S 130-371338 (2022-07-05)
Aiheeseen liittyvät haut 🔍
Toimittajat: Canon Oy KPK Yhtiöt Oyj