Kyseessä on hankintalain liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalveluhankinta, johon sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja lain 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankinta toteutetaan rajoitetun menettelyn kaltaisena menettelynä, joka tarkoittaa tilaajan suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista kaksivaiheista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen. Menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen (osallistumispyyntö), johon kaikki halukkaat osallistumispyynnössä mainitut soveltuvuusvaatimukset täyttävät toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Ehdokas lähettää osallistumispyynnön liitteen 3 mukaisen asiakastyytyväisyyskyselyn liitteellä 2A Referenssilomake nimeämilleen kolmelle (3) referenssiasiakkaalle ja lataa referenssiasiakkaiden palauttamat asiakastyytyväisyyskyselyt osallistumishakemuksensa liitteeksi. Referenssitoimituksen sisällön tulee täyttää liitteen 2A mukaiset vaatimukset. Ehdokkaan aiempien palvelutoimitusten asiakastyytyväisyyden perusteella enintään kolme (3) eniten pisteitä saanutta toimittajaa valitaan toiselle kierrokselle. Asiakaskyselyvastausten pisteytys on kuvattu liitteessä 3. Eniten raakapisteitä saanut saa vertailuun täydet 20 pistettä ja muiden osallistumishakemusten pisteet suhteutetaan kaavalla tarjoajan raakapisteet / suurimmat raakapisteet * 20. Eniten pisteitä saaneet kolme (3) ehdokasta valitaan toiselle kierrokselle. Tilanteessa, jossa sijoilla 3. ja 4. olevat toimittajat ovat tasapisteissä, tilaaja varaa oikeuden ratkaista arvalla jatkoon pääsevän toimittajan. Tilaaja lähettää jatkoon valituille tarjouspyynnön. Tarjouskilpailun voittaja ja varatoimittaja valitaan toiselle kierrokselle valittujen joukosta tarjouspyynnössä mainittujen valintaperusteiden mukaisesti.
Menettelyn vaiheet ovat:
- Osallistumishakemuste jättäminen
- Soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimusten täyttymisen tarkistaminen
- Kolmen (3) ehdokkaan valinta toiselle kierrokselle osallistumispyynnön mukaisia valintaperusteita noudattaen
- Tarjouspyynnön lähettäminen valituille tarjoajille
- Tarjousten vastaanottaminen
- Tarjousten ja tarjoajien arviointi asetettujen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteita noudattaen
- Voittajan valinta ja hankintapäätös.
Mikäli mikään saaduista tarjouksista ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Osallistumis- tai tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään.