Vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinta

Helsingin kaupungin asunnot Oy

Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) yhdessä Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan kanssa (hankintarenkaana) pyytää osallistumishakemuksia vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankintaan.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2019-02-01. Hankinta julkaistiin 2018-12-17.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Visma Real Estate Oy
• Visma Tampuuri Oy

Kuka?

• Helsingin kaupungin asunnot Oy

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2018-12-17	hankintailmoitus
2020-03-04	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
2021-10-01	Hankintasopimuksen/käyttöoikeussopimuksen muuttaminen sen voimassaoloaikana
2024-04-26	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2018-12-17)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lyhyt kuvaus:

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Kilpailukykyinen käsittävä neuvottelu
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Muu
Hankintaviranomaisen nimi: Helsingin kaupungin asunnot Oy
Postiosoite: Viipurinkatu 2
Postinumero: 00510
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.hekaoy.fi 🌏
Sähköposti: hankinnat@hekaoy.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hekaoy 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hekaoy?id=209398&tpk=fd6f9650-48c0-40a6-9a30-808e22c21db0 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2018-12-17 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2019-02-01 📅
Julkaisupäivä: 2018-12-18 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2018/S 243-555766
Viittaa ilmoitukseen: 2018/S 212-484170
EUVL-S-numero: 243

Kohde
Hankinnan laajuus
Osan nimi: Vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmä, Helsingin kaupungin asunnot Oy
Osan numero: 1
Lyhyt kuvaus:

Vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmä, Helsingin kaupungin asunnot Oy. Ks. tarkempi kuvaus hankinnasta osallistumispyynnön kohdasta 13 Muut tiedot ja osallistumispyynnön liitteestä 1 (Hankinnan kohteen kuvaus).

Kesto: 24 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi (2) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana. Ks. sopimuskaudesta tarkemmin osallistumispyynnön liitteenä oleva hankintasopimusluonnos.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankintaan sisältyy mahdollisena optiona kiinteistöjen teknisen hallinnan toteutus. Ks. tarkempi kuvaus optiosta liitteestä 2, välilehdeltä Optio.

Osan nimi: Vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinta, Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Osan numero: 2
Lyhyt kuvaus:

Vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinta, Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala. Ks. tarkempi kuvaus hankinnasta osallistumispyynnön kohdasta 13 Muut tiedot ja osallistumispyynnön liitteestä 1 (Hankinnan kohteen kuvaus).

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Ks. ESPD-lomake.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Ks. osallistumispyynnön liitteenä oleva hankintasopimusluonnos.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Ehdokkaiden vähimmäismäärä: 3
Ehdokkaiden enimmäismäärä: 5
Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi:

Riittävän kilpailun varmistamiseksi ehdokkaita valitaan 3-5, jollei soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkakkaita ole vähemmän. Ehdokkaiden valinta tehdään siten kuin…

… osallistumispyynnössä on kuvattu.

… osallistumipyynnössä on kuvattu.

Tarjousten vastaanottoaika: 16:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2379058-6
Hankintaviranomaisen nimi: Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postinumero: 00580
Maa: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: Helsingin kaupungin asunnot Oy on Helsingin kaupungin omistama osakeyhtiö ja kaupunkiympäristön toimiala alue- tai paikallistason viranomainen
Yhteystiedot
Sähköposti: kymp.hankinnat@hel.fi 📧
Internetosoite: https://www.hel.fi/ 🌏
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hekaoy 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2018/S 243-555766 (2018-12-17)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2020-03-04)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 2 498 490 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postinumero: FI-00510

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-03-04 📅
Julkaisupäivä: 2020-03-05 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 046-108996
Viittaa ilmoitukseen: 2018/S 243-555766
EUVL-S-numero: 46

Kohde
Hankinnan laajuus
Osan nimi: Sopimus sovelluksen toimittamisesta kokonaispalveluna, Helsingin kaupungin asunnot Oy
Vaihtoehtojen kuvaus:

Järjestelmän kilpailutukseen on sisältynyt myös muun muassa energianseurantaan ja huoltokirjaan liittyvä optio.

Osan nimi: Sopimus sovelluksen toimittamisesta kokonaispalveluna, Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 60
Hinta (painotus): 40

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2019-11-22 📅
Nimi: Visma Tampuuri Oy
Kansallinen rekisterinumero: FI20816875
Postiosoite: Kaakelitehtaankatu 13
Postitoimipaikka: Salo
Postinumero: FI-24260
Maa: Suomi 🇫🇮
Manner-Suomi 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 2 086 990 EUR 💰
411 500 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 2

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postinumero: FI-00580

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
FI-00520
Lähde: OJS 2020/S 046-108996 (2020-03-04)

Hankintasopimuksen/käyttöoikeussopimuksen muuttaminen sen voimassaoloaikana (2021-10-01)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 2 075 182 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Hankintasopimuksen/käyttöoikeussopimuksen muuttaminen sen voimassaoloaikana

Menettely
Myöntämisperusteet
Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postitoimipaikka: Helsinki

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-10-01 📅
Julkaisupäivä: 2021-10-06 📅
Aloituspäivä: 2019-11-22 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 194-506364
Viittaa ilmoitukseen: 2020/S 046-108996
EUVL-S-numero: 194
Lisätietoja

Alkuperäinen hankinta on toteutettu (hankintarenkaana) siten, Helsingin kaupungin asunnot Oy:n (Heka) sopimuskokonaisuus on ollut hankinnan osa-alue 1 ja Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan sopimuskokonaisuus on ollut hankinnan osa-alue 2. Tämä sopimusmuutos koskee vain hankinnan osa-aluetta 1.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan sovelluskokonaisuus, jonka on tullut sisältää asiakkuudenhallinta, asukasvalinta, kiinteistönhallinta, sähköisen asiointi sekä vuokraustoiminta, Helsingin kaupungin asunnot Oy:n käyttöön. Sopimus on sisältänyt käyttöönottoprojektin sekä sopimuksessa yksilöidyt jatkuvat ylläpitopalvelut.

Hankintaan sisältyy mahdollisena optiona kiinteistöjen teknisen hallinnan toteutus.

Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi (2) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Sopimuksen tekeminen
Postinumero: 24260
Hankinnan kokonaisarvo: 2 075 182 EUR 💰

Viite
Lisätietoja

Tämä sopimusmuutos koskee vain hankinnan osa-aluetta 1.

Lähde: OJS 2021/S 194-506364 (2021-10-01)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2024-04-26)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Sopimusmuutos koskien vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinnan sopimusta
Viitenumero: HEL 2024-005271
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on laajennus olemassa olevaan Tampuuri-järjestelmään, joka otettiin käyttöön vuoden 2022 helmikuussa KYMPin Asuntoyksikössä osana VUOKA-projektia (HEL 2019-003108, hankintasopimus 22.11.2019 ja sen muutossopimus 15.12.2022). Muutossopimuksella siirretään vuokralaskutus ja vuokrareskontratoiminnot vuokravalvontoineen SAPista Tampuuriin. Integraatio, jossa nykytilassa siirretään Tampuurin vuokratavoitteisiin perustuva kuukausittainen laskuaineisto SAPiin, korvautuu kirjanpitosiirtoliittymällä, joka tulee rakennettavaksi Tampuurin ja SAPin välille. Alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvo on ollut arviolta 832 604 euroa 48 kuukauden ajalta laskettuna. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on noin 120 000 euroa (alv 0 %).

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): 952 604 EUR 💰
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 723252
Lisätietoja:

Maa: Suomi 🇫🇮
Suorituspaikka: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU

Sopimuksen tekeminen
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Sopimuksen numero: Osa-alue 2 (KYMP)
Sopimuksen tekopäivä: 2019-11-21 📅
Otsikko: Sopimus vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmän hankinnasta, käyttöönotosta, ylläpidosta sekä ohjelmistopalvelusta
Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: 832 604 EUR 💰
Tarjouksen tunniste: HEL 2019-003108
Osan tai osien ryhmän tunniste: LOT-0000
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: Visma Real Estate Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2081687-5
Postiosoite: Joensuunkatu 7
Postinumero: 24100
Postitoimipaikka: Salo
Alue: Varsinais-Suomi 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: joonas.nykanen@visma.com 📧
Puhelin: 0407473482 📞

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Postiosoite: PL 58208
Postinumero: 00099
Postitoimipaikka: Helsingin kaupunki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Hankintapalvelut ICT-kategoria
Sähköposti: kymp.icthankinnat@hel.fi 📧
Puhelin: +358 93101691 📞
URL: https://www.hel.fi/kaupunkiymparisto/fi/ 🌏

Täydentävät tiedot
Lisätietoja

Arvostelurunko
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏

Muutokset
Muut lisätiedot

Alkuperäisen hankinnan kohteena on ollut monimutkainen, osittain tilaajan yksilöllisiin tarpeisiin räätälöity ja eri järjestelmien kanssa yhteentoimivaksi integroitu järjestelmä, jonka käyttöönotto on vaatinut merkittävän investoinnin ja työmäärän, ja jonka hyödyt ovat alkaneet vasta ajan kuluessa realisoitua. Järjestelmän kilpailuttaminen ja käyttöönotto kokonaisuudessaan uudelleen vaatisi uuden vastaavan investoinnin, mikä ei olisi tässä tilanteessa taloudellisesti järkevää. Teknisesti tai taloudellisesti tarkoituksenmukaista ei olisi myöskään se, että vuokrajärjestelmän rinnalle hankittaisiin tai rakennettaisiin kokonaan erillinen järjestelmä vuokrareskontran hallinnalle. Käytössä olevassa vuokrajärjestelmässä on jo valmiiksi olemassa reskontramoduuli, joka tarvitsee käyttöönoton yhteydessä ainoastaan sovittaa kaupungin yksilöllisiin tarpeisiin.

Muutoksen pääasiallinen syy: Tarve alkuperäiseltä toimeksisaajalta hankittaviin lisäurakoihin, -palveluihin tai -tavaroihin.
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: CON-0001
Uusi arvo
Teksti:

Vuokrareskontran eriyttäminen Helsingin kaupungin Taloushallintopalveluliikelaitos Talpan hoidettavaksi on alun perin perustunut tavoitteeseen keskittää kaikki kaupungin laskutus Talpalle. Vuokrajärjestelmän kilpailutuksen jälkeen on kuitenkin kyseisten tehtävien järjestämisessä Talpan kautta ollut runsaasti käytännöllisiä haasteita, joita on pyritty vuosien mittaan ratkaisemaan, mutta jotka edelleen jossain määrin haittaavat tehokasta työntekoa. Lisäksi tiiviisti asuntovuokrauksen ydintoimintaan liittyvä, asukasohjaukseen ja vuokrasopimuksenhallintaan liittyvä toiminnon ulkoistaminen pois asianomaisesta ydintoiminnasta ei ole osoittautunut tarkoituksenmukaiseksi ratkaisuksi. Tässä tilanteessa toiminnallisesti ja taloudellisesti tarkoituksenmukaisinta on siirtää vuokrareskontran hoito vuokrajärjestelmän yhteyteen. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Linkki sopimusmuutosta koskevaan va. projektitoimisto-yksikön päätökseen 18.4.2024 § 6 : https://paatokset.hel.fi/fi/asia/hel-2024-005271

Lähde: OJS 2024/S 084-252604 (2024-04-26)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)