Digitaalinen työympäristö ja dokumenttien hallinta

Keva

Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna Kevan kiinteistöyksikön käyttöön. Kevan kiinteistöyksikössä on tavoitteena siirtyä sähköiseen työympäristöön, dokumenttien hallintaan ja digitalisoida Kevan kiinteistöyhtiöiden hallinto siten, että vuorovaikutus ulkoisten isännöitsijätoimistojen ja Kevan kiinteistöhallinnon kanssa perustuu sähköiseen toimintatapaan. Kevan ulkopuolisille toimijoille, kuten isännöitsijätoimistoille, halutaan antaa mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää ja tuottaa ja katsella sähköisesti dokumentteja. Ulkopuolisilla toimijoilla ei ole pääsyä Kevan verkkoon, eli ratkaisuun täytyy päästä myös julkiverkosta.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2018-11-02. Hankinta julkaistiin 2018-10-01.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• M-Files Oy

Kuka?

• Keva

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2018-10-01	hankintailmoitus
2019-04-02	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2018-10-01)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: 341/2017
Lyhyt kuvaus:

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Julkisoikeudellinen yhteisö
Hankintaviranomaisen nimi: Keva
Postiosoite: 00087, Keva
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.keva.fi 🌏
Sähköposti: hankinnat@keva.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/keva 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/keva?id=193253&tpk=8b616291-7930-491d-bbaf-597f68ff1e61 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2018-10-01 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2018-11-02 📅
Julkaisupäivä: 2018-10-02 📅
Aloituspäivä: 2018-12-10 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2018/S 189-427408
EUVL-S-numero: 189
Lisätietoja

Hankinnan kohteena on olemassa oleva valmisohjelmisto. Toimittajan tulee nimetä projektin päävastuullinen ja muu tiimi.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna sekä tarvittava käyttöönottoprojekti. Toimittajalla tulee olla valmius käynnistää projekti ja määrittelyt välittömästi, kun sopimus on allekirjoitettu. Tästä syystä vähimmäisvaatimusten mukaisten ominaisuuksien tulee olla käytössä jollain palveluntarjoajan asiakkaalla jo tarjouksen jättöhetkellä.

Kevan kiinteistöyksikössä on tavoitteena siirtyä sähköiseen työympäristöön ja dokumenttien hallintaan sekä digitalisoida Kevan kiinteistöyhtiöiden hallinto siten, että vuorovaikutus ulkoisten isännöitsijätoimistojen ja Kevan kiinteistöhallinnon kanssa perustuu sähköiseen toimintatapaan. Kevan ulkopuolisille toimijoille, kuten isännöitsijätoimistoille, halutaan antaa mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää ja tuottaa ja katsella sähköisesti dokumentteja. Ulkopuolisilla toimijoilla ei ole pääsyä Kevan verkkoon, eli ratkaisuun täytyy päästä myös julkiverkosta.

Palvelun tulee tarjota käyttäjilleen toiminnot kiinteistöyhtiön koko elinkaaren aikaisen hallinnon dokumentaation hallintaan, yhtiöhallinnon prosessien ohjaukseen ja osapuolten väliseen yhteydenpitoon koskien yhtiön toiminnan organisoimista ja valvontaa. Tämä sisältää mm. pöytäkirjojen tarkastamisen, sähköisen hyväksymisen ja vahvan sähköisen allekirjoituksen sekä hallintoaineistojen ja sopimusten hallinnan kiinteistöyhtiön päätöksenteon tueksi. Palvelun tulee sisältää prosessit tietojen säilyttämisen, varmuuskopioinnin ja palautusten osalta. Palvelulla on tällä hetkellä käyttäjiä liitteenä olevan "Toimintojen ja roolien kuvaus" -dokumentin mukaisesti. Keva ei sitoudu tiettyihin käyttäjämääriin, vaan määrät voivat vaihdella sopimuksen voimassaollessa. Tilaajalla on oikeus muuttaa käyttöoikeuslisenssien määrää tarpeen mukaan sopimuksen voimassaoloaikana.

Hankittava palvelu tulee Kevan kiinteistöyksikön käyttöön. Toimittajalla ei ole yksinoikeutta hankinnan kohteena olevan palvelun toimittamiseen Kevalle. Kevalla on muitakin dokumenttien hallinnan ratkaisuja.

Uudistusten kuvaus:

Alkamispäivä on arvio. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus hankinta-asiakirjoissa todetuin irtisanomis- ja purkuehdoin. Keva arvioi viimeistään neljän (4) vuoden kuluttua, tuleeko sopimus kilpailuttaa uudelleen.

Lisätietoja:

Hankinnan kohteena on olemassa oleva valmisohjelmisto. Toimittajan tulee nimetä projektin päävastuullinen ja muu tiimi.

Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Helsinki

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Ks. ESPD-lomake.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema: Ks. ESPD-lomake.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:

Sopimuksessa sovelletaan JIT-ehtoja, jotka on kuvattu liitteenä olevassa SaaS-palvelusopimuksessa. Tarjoaja on velvollinen sitoutumaan SaaS-palvelusopimuksen ehtoihin.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 09:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 2019-02-28 📅
Tarjousten avauspäivä: 2018-11-02 📅
Tarjousten avausaika: 10:00
Lisätietoja: Tarjousten avaamistilaisuus ei ole julkinen.
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Pisteytettävät ominaisuudet (excel)
Laatukriteeri (painotus): 40
Hinta (painotus): 60

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0119343-0
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Tuomas Palmanto
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/keva 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Faksi: +358 295643314 📠
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2018/S 189-427408 (2018-10-01)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2019-04-02)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 294 250 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postiosoite: 00087 Keva

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2019-04-02 📅
Julkaisupäivä: 2019-04-03 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2019/S 066-155356
Viittaa ilmoitukseen: 2018/S 189-427408
EUVL-S-numero: 66

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna sekä tarvittava käyttöönottoprojekti.

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2019-01-22 📅
Nimi: M-Files Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0686200-7
Postitoimipaikka: Tampere
Maa: Suomi 🇫🇮
Pirkanmaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 294 250 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 3
Lähde: OJS 2019/S 066-155356 (2019-04-02)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)