Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna Kevan kiinteistöyksikön käyttöön. Kevan kiinteistöyksikössä on tavoitteena siirtyä sähköiseen työympäristöön, dokumenttien hallintaan ja digitalisoida Kevan kiinteistöyhtiöiden hallinto siten, että vuorovaikutus ulkoisten isännöitsijätoimistojen ja Kevan kiinteistöhallinnon kanssa perustuu sähköiseen toimintatapaan. Kevan ulkopuolisille toimijoille, kuten isännöitsijätoimistoille, halutaan antaa mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää ja tuottaa ja katsella sähköisesti dokumentteja. Ulkopuolisilla toimijoilla ei ole pääsyä Kevan verkkoon, eli ratkaisuun täytyy päästä myös julkiverkosta.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2018-11-02.
Hankinta julkaistiin 2018-10-01.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Digitaalinen työympäristö ja dokumenttien hallinta
341/2017
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki📦
Lyhyt kuvaus:
“Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna Kevan kiinteistöyksikön käyttöön. Kevan...”
Lyhyt kuvaus
Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna Kevan kiinteistöyksikön käyttöön. Kevan kiinteistöyksikössä on tavoitteena siirtyä sähköiseen työympäristöön, dokumenttien hallintaan ja digitalisoida Kevan kiinteistöyhtiöiden hallinto siten, että vuorovaikutus ulkoisten isännöitsijätoimistojen ja Kevan kiinteistöhallinnon kanssa perustuu sähköiseen toimintatapaan. Kevan ulkopuolisille toimijoille, kuten isännöitsijätoimistoille, halutaan antaa mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää ja tuottaa ja katsella sähköisesti dokumentteja. Ulkopuolisilla toimijoilla ei ole pääsyä Kevan verkkoon, eli ratkaisuun täytyy päästä myös julkiverkosta.
1️⃣
Suorituspaikka: Helsinki-Uusimaa🏙️
Pääkohde tai suorituspaikka: Helsinki
Hankinnan kuvaus:
“Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna sekä tarvittava käyttöönottoprojekti. Toimittajalla...”
Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna sekä tarvittava käyttöönottoprojekti. Toimittajalla tulee olla valmius käynnistää projekti ja määrittelyt välittömästi, kun sopimus on allekirjoitettu. Tästä syystä vähimmäisvaatimusten mukaisten ominaisuuksien tulee olla käytössä jollain palveluntarjoajan asiakkaalla jo tarjouksen jättöhetkellä.
Kevan kiinteistöyksikössä on tavoitteena siirtyä sähköiseen työympäristöön ja dokumenttien hallintaan sekä digitalisoida Kevan kiinteistöyhtiöiden hallinto siten, että vuorovaikutus ulkoisten isännöitsijätoimistojen ja Kevan kiinteistöhallinnon kanssa perustuu sähköiseen toimintatapaan. Kevan ulkopuolisille toimijoille, kuten isännöitsijätoimistoille, halutaan antaa mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää ja tuottaa ja katsella sähköisesti dokumentteja. Ulkopuolisilla toimijoilla ei ole pääsyä Kevan verkkoon, eli ratkaisuun täytyy päästä myös julkiverkosta.
Palvelun tulee tarjota käyttäjilleen toiminnot kiinteistöyhtiön koko elinkaaren aikaisen hallinnon dokumentaation hallintaan, yhtiöhallinnon prosessien ohjaukseen ja osapuolten väliseen yhteydenpitoon koskien yhtiön toiminnan organisoimista ja valvontaa. Tämä sisältää mm. pöytäkirjojen tarkastamisen, sähköisen hyväksymisen ja vahvan sähköisen allekirjoituksen sekä hallintoaineistojen ja sopimusten hallinnan kiinteistöyhtiön päätöksenteon tueksi. Palvelun tulee sisältää prosessit tietojen säilyttämisen, varmuuskopioinnin ja palautusten osalta. Palvelulla on tällä hetkellä käyttäjiä liitteenä olevan "Toimintojen ja roolien kuvaus" -dokumentin mukaisesti. Keva ei sitoudu tiettyihin käyttäjämääriin, vaan määrät voivat vaihdella sopimuksen voimassaollessa. Tilaajalla on oikeus muuttaa käyttöoikeuslisenssien määrää tarpeen mukaan sopimuksen voimassaoloaikana.
Hankittava palvelu tulee Kevan kiinteistöyksikön käyttöön. Toimittajalla ei ole yksinoikeutta hankinnan kohteena olevan palvelun toimittamiseen Kevalle. Kevalla on muitakin dokumenttien hallinnan ratkaisuja.
Näytä lisää Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Pisteytettävät ominaisuudet (excel)
Laatukriteeri (painotus): 40
Hinta (painotus): 60
Kesto
Aloituspäivä: 2018-12-10 📅
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Tämä sopimus voidaan uusia ✅ Kuvaus
Uudistusten kuvaus:
“Alkamispäivä on arvio. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus hankinta-asiakirjoissa todetuin irtisanomis- ja purkuehdoin. Keva arvioi viimeistään neljän (4)...”
Uudistusten kuvaus
Alkamispäivä on arvio. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus hankinta-asiakirjoissa todetuin irtisanomis- ja purkuehdoin. Keva arvioi viimeistään neljän (4) vuoden kuluttua, tuleeko sopimus kilpailuttaa uudelleen.
Näytä lisää
Lisätietoja:
“Hankinnan kohteena on olemassa oleva valmisohjelmisto. Toimittajan tulee nimetä projektin päävastuullinen ja muu tiimi.”
Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista: Ks. ESPD-lomake.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista: Ks. ESPD-lomake.
Sopimukseen liittyvät ehdot
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:
“Sopimuksessa sovelletaan JIT-ehtoja, jotka on kuvattu liitteenä olevassa SaaS-palvelusopimuksessa. Tarjoaja on velvollinen sitoutumaan...”
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot
Sopimuksessa sovelletaan JIT-ehtoja, jotka on kuvattu liitteenä olevassa SaaS-palvelusopimuksessa. Tarjoaja on velvollinen sitoutumaan SaaS-palvelusopimuksen ehtoihin.
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2018-11-02
09:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen on oltava voimassa: 2019-02-28 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2018-11-02
10:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (Tiedot valtuutetuista henkilöistä ja avaamismenettelystä): Tarjousten avaamistilaisuus ei ole julkinen.
Täydentävät tiedot Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi📧
Faksi: +358 295643314 📠
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus🌏
Lähde: OJS 2018/S 189-427408 (2018-10-01)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2019-04-02) Hankintaviranomainen Nimi ja osoitteet
Postiosoite: 00087 Keva
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Digitaalinen työympäristö ja dokumenttien hallinta
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): EUR 294 250 💰
Kuvaus
Hankinnan kuvaus:
“Hankinnan kohteena on dokumenttien hallinnan ja sähköisen työympäristön valmisohjelmisto SaaS-palveluna sekä tarvittava käyttöönottoprojekti.”
Menettely Hallinnolliset tiedot
Tätä menettelyä koskeva aiempi julkaisu: 2018/S 189-427408
Sopimuksen tekeminen
1️⃣
Otsikko: Digitaalinen työympäristö ja dokumenttien hallinta
Sopimuksen tekopäivä: 2019-01-22 📅
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 3
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: M-Files Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0686200-7
Postitoimipaikka: Tampere
Maa: Suomi 🇫🇮
Alue: Pirkanmaa🏙️
Toimeksisaaja on pk-yritys ✅ Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: EUR 294 250 💰
Lähde: OJS 2019/S 066-155356 (2019-04-02)