Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena on alkoholielinkeinorekisteri, tuoterekisteri ja niihin liittyvät sähköinen asiointi ja virkamiehen käyttöliittymä integroituna Valviran nykyiseen asianhallintaan. Tavoitteena on hankkia asiantuntijapalveluresurssit liitteissä tarkemmin kuvatun alkoholielinkeinorekisterin uusimiseksi sekä järjestelmäkokonaisuuteen liittyvät ylläpito- ja tuki palvelut sekä jatkokehitys.
Hankinnan tavoitteena on muodostaa tehokas, helppokäyttöinen ja rutiinitehtäviä minimoiva alkoholilupa- ja tuotevalvontasovellus sekä alkoholirekisteri, joilla voidaan hallita alkoholihallinnon uudistettavia prosesseja (valvonta, lupa ja ohjaus) alusta loppuun. Hankintakokonaisuuteen kuuluu myös uusittava asiakkaan sähköinen asiointikanava, jossa sähköiset asiointilomakkeet ja asiakkaan tiedot ovat saatavilla. Selkeällä sähköisellä asioinnilla asiakkaiden vireille panemat asiat saadaan Valviran käsittelyketjuun suurelta osin sähköisessä muodossa, josta ne on helppo automaattisesti kytkeä asianhallintajärjestelmään. Edellä mainituin toimenpitein edesautetaan ketterää sähköistä arkistointia ja käsittelyaikojen nopeuttamista.
Uudistushankkeen kärkitavoitteet tiivistettynä:
- Erikoisrekistereiden tietosisältöjen laadun ja ajantasaisuuden parantaminen
- Säästöt arkistotilakustannuksissa ja asiakirjojen manuaalityötä vaativissa vaiheissa (esim. haut, raportoinnit, hävitys- ja säilytys)
- Alkoholihallinnon asiantuntijoiden työnpanoksen siirtäminen asiantuntija/valmistelijatasoisiin tehtäviin
- Käsittelyaikojen nopeuttaminen
- Raportointimahdollisuudet ilman erillistaulukoita ja järjestelmiä suoraan asianhallintajärjestelmästä tai erillisrekistereistä
- Tietojen käytettävyyden parantaminen (eheys, käytettävyys, luotettavuus, tietojen manuaalikopioinnissa syntyvien inhimillisten virheiden vähentäminen)
- Tietoturvan parantaminen: Valviran asiakirjat sisältävät usein arkaluonteisia tietoja, joiden käsittely vaatii korotetun tietoturvallisuuden tason vaatimuksia myös tietojärjestelmiltä (asiakirjojen sekä käsittelyn jäljitettävyys, asiakirjojen säilytys ja siirrot)
- Tietojen yhteensopivuus ja tietojen siirto- ja käyttömahdollisuudet muiden julkishallinnon toimijoiden kanssa (esim. Maakunnat, THL, VERO jne.) yhteisten käsittelyprosessien vaatimalla tavalla.