Palkeet: valtion matka- ja kuluhallinnan palvelujärjestelmä

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, Palkeet

Hankinnan kohteena on Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) matka- ja kuluhallinnan palvelujärjestelmän hankinta palvelumallilla (Software as a Service, SaaS-malli) tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla.
Matka- ja kuluhallintapalvelu sisältää helppokäyttöisen, nopean, toimintakykyisen ja mahdollisimman hyvin Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen sekä sen asiakkaiden käyttöön soveltuvan matka- ja kuluhallinnan palvelujärjestelmän tarvittavine palveluineen.
Matka- ja kuluhallinnan palvelujärjestelmän avulla Palkeet ja Palkeiden asiakkaat hallinnoivat ja hoitavat matkoihin liittyviä suunnitelmia, matkalaskuja, pienkululaskuja, korteilla tai tilimuotoisilla maksutavoilla tehtyjä ostotapahtumia ja raportoivat matkustamisesta. Matka- ja kuluhallinnan palvelujärjestelmä on integroitu talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiin ja muihin matkustukseen liittyviin järjestelmiin ja palveluihin.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2015-08-20. Hankinta julkaistiin 2015-07-06.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Visma Enterprise Oy

Kuka?

• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, Palkeet

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Suomi/Finland › Manner-Suomi
• Suomi/Finland › Åland

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2015-07-06	hankintailmoitus
2015-10-13	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2015-07-06)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, Palkeet
Postiosoite: PL 49 (Kauppakatu 40)
Postitoimipaikka: Joensuu

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-07-06 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2015-08-20 📅
Julkaisupäivä: 2015-07-11 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 132-243320
Viittaa ilmoitukseen: 2015/S 2-002065
EUVL-S-numero: 132
Lisätietoja
Tarjouspyyntöasiakirjat saa osoitteesta kilpailutus@hansel.fi

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Matka- ja kuluhallintapalvelu sisältää helppokäyttöisen, nopean, toimintakykyisen ja mahdollisimman hyvin Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen sekä sen asiakkaiden käyttöön soveltuvan matka- ja kuluhallinnan palvelujärjestelmän tarvittavine palveluineen.

Matka- ja kuluhallinnan palvelujärjestelmän avulla Palkeet ja Palkeiden asiakkaat hallinnoivat ja hoitavat matkoihin liittyviä suunnitelmia, matkalaskuja, pienkululaskuja, korteilla tai tilimuotoisilla maksutavoilla tehtyjä ostotapahtumia ja raportoivat matkustamisesta. Matka- ja kuluhallinnan palvelujärjestelmä on integroitu talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiin ja muihin matkustukseen liittyviin järjestelmiin ja palveluihin.

Kesto: 60 kuukautta

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:

Vaatimus:

Tarjoaja on sijoittautumismaassaan merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin, jos tarjoaja on sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaan velvollinen rekisteröitymään kyseisiin rekistereihin. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä.

Selvitys:

Tarjoaja vakuuttaa täyttävänsä rekisteröitymistä koskevan vaatimuksen ja sitoutuu pyynnöstä toimittamaan selvityksen rekisterimerkinnöistä.

Taloudellinen ja rahoituksellinen asema:

Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen sekä hankintalain poissulkemisperusteet.

Vaatimus:

Tarjoaja on täyttänyt verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamista koskevat velvoitteet viimeistään tarjousajan päättymishetkellä. Tarjoajaa ei koske hankintalain 53 §:n mukainen poissulkemisperuste. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, vaatimukset koskevat kaikkia ryhmittymän jäseniä. Vaatimuksena lisäksi on, että tarjousta tehtäessä on huomioitu hankintalain 50 §:n mukaisesti verotukseen, ympäristönsuojeluun ja työoloja koskeviin säännöksiin liittyvät velvoitteet.

Selvitys:

Tarjoaja vakuuttaa asetettujen vaatimusten täyttyvän ja toimittaa pyynnöstä selvitykset. Tarjoaja, vakuuttaa, että:

1) se on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut, jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja taikka, jos tarjoajalla on verovelkaa tai maksamattomia sosiaaliturvamaksuja, tarjoaja on liittänyt tämän vakuutuksen liitteeksi selvityksen verovelasta ja/tai maksamattomista sosiaaliturvamaksuista sekä maksusuunnitelmasta,

2) tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu hankintalain 53 §:n mukaisesta rikoksesta,

3) tarjousta laadittaessa on otettu huomioon verotusta, ympäristönsuojelua, työsuojelua, työoloja ja työehtoja koskevat lakisääteiset velvoitteet.

Tarjouskilpailun voittajan on ennen hankintasopimuksen tekemistä esitettävä edellä kohtaan 1 liittyvät todistukset, jotka tässä tarjouslomakkeessa annettu vakuutus korvaa. Tarjouskilpailun voittajan on ennen hankintasopimuksen tekemistä vaadittaessa esitettävä kohtaan 2 liittyvä todistus.

Tarjoajalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky sekä maksukyky hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se on Suomen Asiakastieto Oy:n Riskimittarin riskiluokituksessa tarjousajan päättyessä 1–4. Jos tarjoajan tietoja ei ole Suomen Asiakastieto Oy:n rekisterissä, tarjoajan tilanne arvioidaan pyydettäessä toimitettavien tilinpäätöstietojen ja/tai muun vastaavan selvityksen perusteella. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä.

Tarjoajat, joiden riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on tarjousajan päättyessä 5 tai joiden vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn sekä maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 5, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Tarjoajat, joiden riskiluokitus on tarjousajan päättyessä 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt luottokelpoisuuden parantamiseksi.

Tarjoaja vakuuttaa täyttävänsä vakavaraisuutta, taloudellista kantokykyä ja maksukykyä koskevan vaatimuksen ja sitoutuu pyynnöstä toimittamaan tilinpäätöstiedot ja/tai muun selvityksen.

Hankintayksikkö selvittää Suomen Asiakastieto Oy:ltä tarjoajan Riskimittarin riskiluokituksen ja käyttää sitä tarjoajan vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn ja maksukykyisyyden arvioinnissa. Tarjoaja sitoutuu toimittamaan hankintayksikölle erillisestä pyynnöstä tuloslaskelman, taseen, toimintakertomuksen sekä muut tilinpäätösasiakirjat, jos ne on julkaistava tarjoajan sijoittumismaassa. Tarjoaja sitoutuu toimittamaan yllä mainitut asiakirjat myös, jos tarjoajan riskiluokkaa ei ole saatavilla Suomen Asiakastieto Oy:n rekistereistä

Vastuuvakuutus.

Tarjoajalla on sopimuskaudella sopimuksen kohteena olevaa toimintaa koskeva vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärä on vähintään 500 000 EUR.

Tarjoaja täyttää vastuuvakuutusta koskevan vaatimuksen ja toimittaa pyynnöstä selvityksen.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys:

Vaatimus:

Tarjoajalla on käytettävissään tarjouksessa ilmoitettujen alihankkijoiden voimavarat hankinnan toteuttamisessa. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteenä 2 olevissa sopimusehdoissa määriteltyyn vastuuseen alihankkijoidensa toiminnasta.

Tarjouksessa ilmoitetut alihankkijat tullaan nimeämään sopimuksessa. Alihankkijoiden muuttaminen ja vaihtaminen on vain rajoitetusti mahdollista (katso sopimusehdot).

Selvitys:

Jos tarjoaja käyttää alihankkijoita tarjoajan tulee liittää tarjoukseen selvitys mahdollisten alihankkijoiden käyttämisestä.

Selvityksessä tulee kuvata merkittävimmät alihankkijat, jotka osallistuvat suoraan hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Selvitystä ei tarvitse antaa sellaisista alihankkijoista, jotka toimivat esimerkiksi hallinnollisissa tehtävissä alihankkijoina, kuten esimerkiksi vartiointi- ja siivouspalveluissa.

Alihankkijoista tulee ilmoittaa seuraavat tiedot tarjouspyynnön liitteenä 6 olevalle lomakkeella:

— yrityksen nimi,

— y-tunnus,

— yhteyshenkilö,

— yhteyshenkilön puhelinnumero,

— yhteyshenkilön sähköposti,

— miten ja kuinka laajasti alihankkija osallistuu hankinnan kohteen toteutukseen ja toimittamiseen,

— lisätiedot.

Tarjoajan kokemus hankinnan kohteena olevien palveluiden tuottamisesta.

Tarjoajalla tulee olla tässä kohdassa vaadittu kokemus hankinnan kohteena olevan palvelun tuottamisesta.

Tarjoajalla tulee olla 2 referenssityypin 1 referenssiä ja 1 referenssityypin 2 referenssi.

Referenssityyppien vähimmäisvaatimukset ovat seuraavat:

Referenssityyppi 1: referenssi, josta käy ilmi, että Tarjoaja on suunnitellut ja toteuttanut matka- ja kuluhallinnan palvelukokonaisuuden palvelukeskukselle (palvelukeskus voi olla esim. tilitoimisto). Referenssin tulee täyttää seuraavat vaatimukset:

— Tarjoaja on tuottanut matka- ja kuluhallintajärjestelmän palveluna palvelukeskukselle, jonka edelleen tuottamassa palvelussa on vähintään 8 asiakasorganisaatioita.

— Palvelun läpi kulkee vuosittain matka- ja/tai kululaskuja läpi vähintään 80 000 kappaletta.

— Matka- ja kuluhallintajärjestelmään on integroitu ulkopuolisia järjestelmiä.

Referenssityyppi 2: referenssi, josta käy ilmi, että Tarjoaja on suunnitellut ja toteuttanut matka- ja kuluhallinnan palvelukokonaisuuden Suomen julkishallinnolle. Referenssin tulee täyttää seuraavat vaatimukset:

— Tarjotun palvelun loppukäyttäjien määrä on ollut vähintään 500.

Referenssityypin 1 ja 2 referenssien tulee lisäksi täyttää seuraavat vaatimukset:

— Referenssit ovat viimeisten kolmen vuoden ajalta 9/2012–8/2015 (Tarjoaja on toimittanut palvelua tai tarjoaja on tuottanut palvelulle ylläpitopalvelua).

— Kaikki referenssipalvelut ovat menestyksellisesti toteutettuja. Referenssinä ei voi olla sellainen palvelu, jota ei ole vielä otettu tuotantokäyttöön.

— Referenssien tulee olla asiakkaan tarkistettavissa.

Referenssityypin 2 referenssiksi tarjoaja voi ilmoittaa saman referenssin kuin referenssityyppi 1:een, mikäli referenssi täyttää sekä referenssityyppi 1:lle että referenssityyppi 2:lle asetetut vaatimukset.

Tarjoajalla on vaadittu kokemus hankinnan kohteena olevien palveluiden tuottamisesta. Selvitys referensseistä on annettu tarjouspyynnön liitteellä 5.

Henkilöstön kokemus ja osaaminen.

Tarjoajan tulee nimetä seuraavat palvelun toteuttamisesta vastaavat avainhenkilöt ja liittää heidän CV:nsä tarjoukseen.

Hankepäällikkö:

— Tarjotulla henkilöllä on vähintään 3 vuoden kokemus päätoimisena projekti- tai hankepäällikkönä toimimisesta tietojärjestelmäprojekteissa.

— Tarjotun henkilön tulee olla toiminut hanke- tai projektipäällikkönä vähintään 2 projektissa, joiden tuloksena on syntynyt käyttöönotettu matka- ja kuluhallintajärjestelmä.

— Tarjotulla henkilöllä tulee olla hyvä kirjallinen ja suullinen suomen kielen taito.

Projektipäälliköt 5 kpl:

— Kullakin nimetyllä projektipäälliköllä on vähintään 2 vuoden kokemus päätoimisena projektipäällikkönä toimimisesta.

— Kullakin nimetyllä projektipäälliköllä tulee olla hyvä kirjallinen ja suullinen suomen kielen taito.

— Yhden nimetyn projektipäällikön tulee pystyä työskentelemään…

… englannin kielellä.

… ruotsin kielellä.

Palvelupäällikkö:

— Tarjotulla henkilöllä tulee olla vähintään 2 vuoden kokemus päävastuullisena palvelupäällikkönä toimimisesta palveluna tuotetuista palveluista.

Tietoturvavastaava:

— Tarjotulla henkilöllä tulee olla vähintään 2 vuoden kokemus tietoturvavastaavan tehtävistä.

Nimettyjen henkilöiden osaamiseen ja kokemukseen sekä vaihtamiseen liittyvät ehdot on esitetty tarjouspyynnön liitteinä olevassa sopimusmallissa, joiden vaikutus tarjoajan tulee huomioida.

Tarjoaja vakuuttaa asetettujen vaatimusten täyttyvän. Tarjoaja on liittänyt tarjoukseensa edellä mainittujen asiantuntijoiden CV:t.

Laadunvarmistustoimenpiteet.

Tarjoajan laadunvarmistusmenettely.

Hankinnan kohteena olevan palvelun toimittamisessa ja jatkuvissa palveluissa noudatetaan laadunvarmistustoimenpiteitä. Tarjoajalla ja sen alihankkijalla (siltä osin kun alihankkija osallistuu hankinnan kohteen toimittamiseen) on käytössään laadunvarmistusmenettely, joka kattaa toimitusprojektin ja tuotannonaikaiset palvelut.

Vaatimuksella tarkoitetaan, että toimittaja soveltaa kokonaista laatujärjestelmää (laadunhallintajärjestelmää, toimintajärjestelmää, palvelunhallintajärjestelmää), joka muodostaa loogisen kokonaisuuden, on dokumentoitu ja todistettavasti käytössä sekä sisältää menettelyjä ja mekanismeja erityisesti jatkuvien IT-palvelujen hallintaan.

Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa yleiskuvaus käytettävistä laadunvarmistustoimenpiteistä.

Selvitys annetaan myös niistä laadunvarmistustoimenpiteistä, joita tarjottu alihankkija noudattaa siltä osin, kuin alihankkija osallistuu hankinnan kohteen toteutukseen ja toimittamiseen.

Selvitykseen voi liittää mahdolliset käyttöönottoon ja tuotantoon liittyvät sertifikaatit.

Laadunvarmistustoimenpiteiden on oltava auditoitavissa hankinnan toteuttamisen aikana.

Toimittajan tuottama laadunvarmistustoimenpiteiden kuvaus liitetään sopimukseen.

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Nimi: Hansel Oy
Postiosoite: Mannerheiminaukio 1A
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00100
Sähköposti: kilpailutus@hansel.fi 📧
Postiosoite: Mannerheiminaukio 1A, 5. krs

Viite
Päivämäärät
Julkaisupäivä: 2015-01-03 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero EUVL:ssä S: 2015/S 2-002065

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Faksi: +358 295643314 📠
Lähde: OJS 2015/S 132-243320 (2015-07-06)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2015-10-13)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 3 400 000 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
Asetus: Euroopan unioni

Menettely
Menettelyn tyyppi: Ei määritelty
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta
Myöntämisperusteet
Ei määritelty

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postinumero: 80101

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2015-10-13 📅
Julkaisupäivä: 2015-10-16 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2015/S 201-364705
Viittaa ilmoitukseen: 2015/S 132-243320
EUVL-S-numero: 201

Sopimuksen tekeminen
Nimi: Visma Enterprise Oy
Postiosoite: PL 50
Postinumero: 00047

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: Y-tunnus 1080465-1
Lähde: OJS 2015/S 201-364705 (2015-10-13)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)