Ulkoministeriön hallinnoimiin ulkomailla sijaitseviin rakennuksiin ja toimitiloihin liittyvien kuntotutkimusten ja -arvioiden konsulttipalveluiden puitejärjestely

Lyhyt kuvaus

KUVAUS HANKINNAN KOHTEESTA


1. TIETOJA HANKINTAYKSIKÖSTÄ

Tilaaja on ulkoministeriön kiinteistöpalveluyksikkö (HAL-61). Kiinteistöpalveluyksikön vastuulle kuuluvat ulkoministeriön ulkomailla (90 kaupunkia, yli 200 kohdetta) hallinnoimien kiinteistöjen, virka-asuntojen, sekä muiden tilojen omistajahallinto. Tehtävät kattavat mm. omistamiseen ja ylläpitoon liittyvät vastuut, vuokraukset, sekä investointihankkeet. Kokonaisuuteen kuuluvat myös valtion omistamat tiede- ja kulttuuri-instituuttien kiinteistöt neljässä kaupungissa.


2. HANKINNAN TAUSTA JA TAVOITE

Hankinnan tavoitteena on luoda puitejärjestely, jonka kautta Tilaaja tilaa sen tarvitsemia
jäljempänä yksilöityjä kiinteistökannan ja yksittäisten kohteiden kunnon ja tulevien korjaustarpeiden selvittämiseen liittyviä konsulttipalveluita.

Rakennukset, toimitilat ja asunnot ovat Suomen valtion omistamia tai vuokrakohteita. Virka-asuntojen koot vaihtelevat noin 250-1200m2 sisältäen sekä edustus, että yksityistilat. Suurlähetystöjen kanslioiden koot vaihtelevat, noin 300-9500m2. Omistuskiinteistöihin liittyvät talonrakennushankkeet ovat tyypillisesti perusparannuksia, lisäksi tehdään yksittäisiä korjauksia.


3. HANKINNAN KOHTEEN TARKEMPI KUVAUS

Hankinnan kohteena on Tilaajan tarvitsemat seuraavat konsulttipalvelut:
a) Kuntotutkimus
b) Kuntoarvio ja PTS (lisäksi optiona huolto-ohjelma)

Matkustamiseen liittyen noudatetaan valtion matkustussääntöä, lisäohjeet ja määräykset annetaan ulkoministeriöstä. (Mainittakoon, että matkustusajasta voidaan laskuttaa 60 % ja enintään 8 h / vrk.)


a) Kuntotutkimuspalvelut

Rakennuksen kaikki rakenneosat ja tekniset järjestelmät kattava kuntotutkimusselvitys tehdään pääsääntöisesti vain valmistauduttaessa kohteen tulevaan korjaus- ja muutoshankkeen suunnitteluun. Kuntotutkimus antaa arvokasta tietoa kohteen suunnittelu- ja toteutusvaihetta varten peruskorjauksen ja/tai muutostöiden tarpeiden ja laajuuden osalta.

Kuntotutkimus on tärkeä ja olennainen osa hankkeen lähtötietoja ja siten kuntotutkimuksen tekijällä tulee olla kokemusta vastaavanlaisista tehtävistä kansainvälisessä ympäristössä, sekä riittävät resurssit toteuttaa kuntotutkimus nopeallakin aikataululla ja tarvittaessa myös toteuttaa kaksikin tutkimusta yhtä aikaa. Lähtökohtaisesti yksittäisen kohteen kuntotutkimukseen varataan neljä viikkoa tilaushetkestä valmiiseen raporttiin. Tilaajan aloitteesta voidaan sopia myös pidemmästä ajasta.

Kuntotutkimuskonsultti laatii ja/tai johtaa ja koordinoi kuntotutkimuksen tekemistä sekä tarvittaessa suorittaa myös muita erikseen tilattavia kuntotutkimuskonsultin tehtäviä. Kuntotutkimuksen tulee laajimmillaan sisältää rakennusten rakenteellisen ja LVISA – tekniikan (ml. sisäilmatutkimukset) kunnon selvittäminen, sekä selkeät ehdotukset tarvittavista korjaus- ja kunnostustoimenpiteistä. Kosteusvaurioiden kuntotutkimuksia voi suorittaa vain asumisterveysasetuksen 545/2015 liitteen 3
mukainen asiantuntija. Tutkimukseen voi sisältyä myös tarvittavia mikroanalyysejä, sekä muita laboratoriotutkimuksia. Selvyyden vuoksi todettakoon, että nämä voidaan toteuttaa myös alihankintana.

Kuntotutkimuskonsultti vastaa oman alansa osalta, että ulkoministeriön turvallisuusvaatimukset tulevat huomioiduksi suunnittelu- ja toteutusvaiheessa. Tekijällä tulee olla kykyä selvittää ja ymmärtää kohdemaan paikallisia suunnitteluja urakkasopimuskäytäntöjä, sekä viranomaisvaatimuksia.
Kuntotutkimuksen laajuus ja painopiste vaihtelevat kohteittain. Kuntotutkimus laaditaan suomen kielellä ja englannin kielellä. Kuntotutkimus ei lähtökohtaisesti vaadi tutumista kohteeseen paikan päällä, mutta mahdollisesta tutustumiskierroksesta sovitaan erikseen toimeksianto-/kohdekohtaisesti.


b) Kuntoarvio ja PTS

Yllä olevien kohtien lisäksi alla tarkennuksena kuntoarvioihin (ja PTS) liittyen:
Kuntoarviot toteutetaan asuinkiinteistöjen kuntoarvion RT 103003 -ohjetta sekä toimitilakiinteistön kuntoarvion RT 103097 -ohjetta soveltaen. Kohteet koostuvat pääosin ulkoministeriön omistuskohteista (kansliat ja virka-asunnot). Toteutetaan arviolta muutama kohde vuosittain. Voidaan tehdä ns. kuntotarkastuksena, eli missä kaksi asiantuntijaa tekee kohdekäynnin ja yksi osa-alue (yleensä sähkö) tehdään etänä em. henkilöiden kohteella tekemien havaintojen pohjalta. 10 vuoden PTS sisältyy kuntoarvioon, ja siinä pyritään käyttämään kohdemaan hintatasoa. Kuntoarvion toteuttamisen jälkeen voidaan tilata lisäoptiona kohteen yksinkertainen huolto-ohjelma (olemassa olevan Excel-pohjan muokkaaminen ja täydentäminen tarvittavilla kohdekohtaisilla yksityiskohdilla). Vaihtoehtoisesti voidaan sopia käytettävän suoraan Tilaajan huoltokirjajärjestelmää.

Hankinnan kuvaus

a) Kuntotutkimuspalvelut

Rakennuksen kaikki rakenneosat ja tekniset järjestelmät kattava kuntotutkimusselvitys tehdään pääsääntöisesti vain valmistauduttaessa kohteen tulevaan korjaus- ja muutoshankkeen suunnitteluun. Kuntotutkimus antaa arvokasta tietoa kohteen suunnittelu- ja toteutusvaihetta varten peruskorjauksen ja/tai muutostöiden tarpeiden ja laajuuden osalta.

Kuntotutkimus on tärkeä ja olennainen osa hankkeen lähtötietoja ja siten kuntotutkimuksen tekijällä tulee olla kokemusta vastaavanlaisista tehtävistä kansainvälisessä ympäristössä, sekä riittävät resurssit toteuttaa kuntotutkimus nopeallakin aikataululla ja tarvittaessa myös toteuttaa kaksikin tutkimusta yhtä aikaa. Lähtökohtaisesti yksittäisen kohteen kuntotutkimukseen varataan neljä viikkoa tilaushetkestä valmiiseen raporttiin. Tilaajan aloitteesta voidaan sopia myös pidemmästä ajasta.

Kuntotutkimuskonsultti laatii ja/tai johtaa ja koordinoi kuntotutkimuksen tekemistä sekä tarvittaessa suorittaa myös muita erikseen tilattavia kuntotutkimuskonsultin tehtäviä. Kuntotutkimuksen tulee laajimmillaan sisältää rakennusten rakenteellisen ja LVISA – tekniikan (ml. sisäilmatutkimukset) kunnon selvittäminen, sekä selkeät ehdotukset tarvittavista korjaus- ja kunnostustoimenpiteistä. Kosteusvaurioiden kuntotutkimuksia voi suorittaa vain asumisterveysasetuksen 545/2015 liitteen 3
mukainen asiantuntija. Tutkimukseen voi sisältyä myös tarvittavia mikroanalyysejä, sekä muita laboratoriotutkimuksia. Selvyyden vuoksi todettakoon, että nämä voidaan toteuttaa myös alihankintana.

Kuntotutkimuskonsultti vastaa oman alansa osalta, että ulkoministeriön turvallisuusvaatimukset tulevat huomioiduksi suunnittelu- ja toteutusvaiheessa. Tekijällä tulee olla kykyä selvittää ja ymmärtää kohdemaan paikallisia suunnitteluja urakkasopimuskäytäntöjä, sekä viranomaisvaatimuksia.
Kuntotutkimuksen laajuus ja painopiste vaihtelevat kohteittain. Kuntotutkimus laaditaan suomen kielellä ja englannin kielellä. Kuntotutkimus ei lähtökohtaisesti vaadi tutumista kohteeseen paikan päällä, mutta mahdollisesta tutustumiskierroksesta sovitaan erikseen toimeksianto-/kohdekohtaisesti.

Hankinnan kuvaus

Yllä olevien kohtien lisäksi alla tarkennuksena kuntoarvioihin (ja PTS) liittyen:
Kuntoarviot toteutetaan asuinkiinteistöjen kuntoarvion RT 103003 -ohjetta sekä toimitilakiinteistön kuntoarvion RT 103097 -ohjetta soveltaen. Kohteet koostuvat pääosin ulkoministeriön omistuskohteista (kansliat ja virka-asunnot). Toteutetaan arviolta muutama kohde vuosittain. Voidaan tehdä ns. kuntotarkastuksena, eli missä kaksi asiantuntijaa tekee kohdekäynnin ja yksi osa-alue (yleensä sähkö) tehdään etänä em. henkilöiden kohteella tekemien havaintojen pohjalta. 10 vuoden PTS sisältyy kuntoarvioon, ja siinä pyritään käyttämään kohdemaan hintatasoa. Kuntoarvion toteuttamisen jälkeen voidaan tilata lisäoptiona kohteen yksinkertainen huolto-ohjelma (olemassa olevan Excel-pohjan muokkaaminen ja täydentäminen tarvittavilla kohdekohtaisilla yksityiskohdilla). Vaihtoehtoisesti voidaan sopia käytettävän suoraan Tilaajan huoltokirjajärjestelmää.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Osa-aluekohtaisesti puitejärjestelyyn valitaan kolme (3) Toimittajaa. Hankinnat puitejärjestelyn sisällä toteutetaan tekemällä tilauksia puitejärjestelytoimittajilta tai järjestämällä kevennetty kilpailutus.

1. Tilaus puitesopimustoimittajalta

Tilaaja voi tilata puitejärjestelyn puitteissa palveluja parhaiten soveltuvaksi katsomaltaan puitejärjestelyyn valitulta toimittajalta, kun toimeksiannon hinta alittaa 30 000 euroa (alv. 0 %).

2. Kevennetty kilpailutus
Arvoltaan vähintään 30 000 euroa (alv. 0 %) olevat hankinnat sekä Tilaajan päätöksellä myös 30 000 euroa alittavat puitesopimusjärjestelyn puitteissa tehtävät toimeksiannot kilpailutetaan kevennettynä kilpailutuksena puitesopimustoimittajien kesken. Tilaaja lähettää kustakin tällaisesta hankinnasta puitesopimustoimittajille tarjouspyynnön, jossa kuvataan hankinnan kohde ja tarjousten vertailuperusteet.

Kevennetyssä kilpailutuksessa yhtenä valintaperusteena voi olla hinta. Kevennetyssä kilpailutuksessa tarjottavat hinnat eivät voi olla korkeampia kuin Toimittajan tämän tarjouspyynnön mukaisessa tarjouksessaan esittämät hinnat. Toimittaja voi antaa kevennetyn kilpailutuksen tarjouksessaan matalamman tuntihinnan kuin tämän tarjouspyynnön mukaisessa tarjouksessaan esittämänsä hinta.

Kevennetyssä kilppailutuksessa valintaperusteina voivat olla myös toteutuksen ajankohta, tarjottavien asiantuntijoiden vähimmäisvaatimukset ylittävä koulutus ja kielitaito sekä osoitettu osaaminen, joka voi olla erikseen kevennetyssä kilpailutuksessa esiteltävien referenssien avulla osoitettu kokemus juuri kevennetyn kilpailutuksen kohteena olevaa hankintaa vastaavista hankinnoista. Kevennetyssä kilpailutuksessa muuna valintaperusteena voi olla myös kevennetyn kilpailutuksen kohteena olevaan hankintaan liittyvä erityinen ratkaisumalli. Kevennetyn kilpailutuksen voi tehdä myös siten, että hintaa ei kysytä.

Tilaajalla on oikeus valita toimittaja myös puitejärjestelyn ulkopuolelta Tilaajan katsoessa tämä perustelluksi.

Tarkat tiedot uudelleentarkastelumenettelyjen määräajasta (määräajoista)

Hankintapäätökseen ja muihin hankintamenettelyssä tehtyihin ratkaisuihin voidaan hakea muutosta markkinaoikeudelta julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisesti.

Valitus on tehtävä pääsääntöisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen. Hankintalain mukaisissa erityistilanteissa valitusaika voi olla 30 päivää tai kuusi (6) kuukautta hankintalain säännösten mukaisesti.