Työajanseurantajärjestelmän sekä niihin liittyväien palvelujen hankinta

Helsingin kaupunki

Hankinnan kohteena on SaaS –pohjainen työajan hallintajärjestelmä. Erityiset painopisteet hankittavassa järjestelmässä ovat mobiilikäytössä ja käyttäjille mahdollistettavissa omatoimisissa toiminnoissa. Hankinnan tavoitteena on tuoda käyttäjien kirjauskäytäntöihin joustavuutta ja leikata ylläpidollisiin tehtäviin kuluvaa esihenkilöiden ja HR-työntekijöiden työaikaa. Mobiilikirjauksiin käytettävät laitteet ovat Tilaajan hankintavastuulla. Mobiilikäytön lisäksi on tiedostettu jossain määrin tarvetta myös perinteisille kiinteästi sijoitettaville työaikapäätteille.
Tilaajalla on tällä hetkellä käytössään lukuisia työajanseurantajärjestelmiä, joista osa on tarkoitus vaihtaa olemassa olevan sopimuksen loputtua tai päivittää jostain muusta syystä. Tilaaja valitsee yhden palveluntuottajan. Yhteishankinnalla tarkoitetaan tässä yhteishankinnassa sitä, että jokainen yhteishankintasopimuksen käyttäjä eli kaupungin toimiala, liikelaitos, virasto tai Helsingin Kaupungin Asunnot Oy päättää itsenäisesti siitä hyödyntääkö kilpailutuksen seurauksena syntyvää sopimusta vai ei.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-06-26. Hankinta julkaistiin 2023-05-24.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

Kuka?

• Helsingin kaupunki

Mitä?

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2023-05-24	hankintailmoitus
2023-09-18	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
2024-01-09	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2023-05-24)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: H061-22, HEL 2022-015353
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on SaaS –pohjainen työajan hallintajärjestelmä. Erityiset painopisteet hankittavassa järjestelmässä ovat mobiilikäytössä ja käyttäjille mahdollistettavissa omatoimisissa toiminnoissa. Hankinnan tavoitteena on tuoda käyttäjien kirjauskäytäntöihin joustavuutta ja leikata ylläpidollisiin tehtäviin kuluvaa esihenkilöiden ja HR-työntekijöiden työaikaa. Mobiilikirjauksiin käytettävät laitteet ovat Tilaajan hankintavastuulla. Mobiilikäytön lisäksi on tiedostettu jossain määrin tarvetta myös perinteisille kiinteästi sijoitettaville työaikapäätteille. Tilaajalla on tällä hetkellä käytössään lukuisia työajanseurantajärjestelmiä, joista osa on tarkoitus vaihtaa olemassa olevan sopimuksen loputtua tai päivittää jostain muusta syystä. Tilaaja valitsee yhden palveluntuottajan. Yhteishankinnalla tarkoitetaan tässä yhteishankinnassa sitä, että jokainen yhteishankintasopimuksen käyttäjä eli kaupungin toimiala, liikelaitos, virasto tai Helsingin Kaupungin Asunnot Oy päättää itsenäisesti siitä hyödyntääkö kilpailutuksen seurauksena syntyvää sopimusta vai ei.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Helsingin kaupunki
Postiosoite: PL 1
Postinumero: 00099
Postitoimipaikka: Helsingin kaupunki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.hel.fi 🌏
Sähköposti: sirkka.hiltunen@hel.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=448469&tpk=4c0ce825-4a84-41d3-b585-470cba4e9250 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=448469&tpk=4c0ce825-4a84-41d3-b585-470cba4e9250 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-05-24 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-06-26 📅
Julkaisupäivä: 2023-05-26 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 101-315812
EUVL-S-numero: 101

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Tilaajalla on tällä hetkellä käytössään lukuisia työajanseurantajärjestelmiä, joista osa on tarkoitus vaihtaa olemassa olevan sopimuksen loputtua tai päivittää jostain muusta syystä. Tilaaja valitsee yhden palveluntuottajan. Yhteishankinnalla tarkoitetaan tässä yhteishankinnassa sitä, että jokainen yhteishankintasopimuksen käyttäjä eli kaupungin toimiala, liikelaitos, virasto tai Helsingin Kaupungin Asunnot Oy päättää itsenäisesti siitä hyödyntääkö kilpailutuksen seurauksena syntyvää sopimusta vai ei.

- käyttöoikeudet pilvipalveluna toimitettavaan järjestelmään (SaaS, Software as Service - palvelutoimitusmalli)

- järjestelmän käyttöönottoprojektin vuoden 2023 aikana kolmessa pilottiorganisaatiossa (kaupunginkanslia, kaupunkiympäristön toimiala ja Heka Oy) testauksineen ja koulutuksineen.

- asiakastuen ja ylläpidon.

Hankinnan seurauksena syntyy kaksi erillistä hankintasopimusta Helsingin kaupungin ja Helsingin Kaupungin Asunnot Oy:n kanssa.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Kesto: 24 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassaolevana irtisanomisehdoin.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Lisäksi hankintaan sisältyy seuraavat lisähankintamahdollisuudet, joiden hankkimisesta tilaajaorganisaatiot päättävät myöhemmin erikseen:

- Käyttöoikeudet järjestelmään, käyttöönottoprojekti testauksineen ja koulutuksineen sekä asiakastuki ja ylläpito muille Helsingin kaupungin organisaatioille kuin pilottiorganisaatioille vuoden 2024 alusta lähtien

- mahdollisesti tarvittavat työaikapäätteet, niiden asennustyöt ja huolto

- pääkäyttäjäpalvelu

- järjestelmän tilaajakohtaiset kehittämis- ja integrointityöt

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja / tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja / tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Tekninen ja ammatillinen pätevyys: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja / tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Ehdot esitetään sopimusliitteessä.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2023-06-26 📅
Tarjousten avausaika: 12:05

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Hankintaviranomaisen nimi: Helsingin Kaupungin Asunnot Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2379058-6
Postitoimipaikka: Helsinki
Maa: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Sirkka Hiltunen
Sähköposti: hankinnat@hel.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=448469&tpk=4c0ce825-4a84-41d3-b585-470cba4e9250 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Tiedot muutoksenhakumenettelyjen määräajoista: Esitetään hankintapäätöksen muutoksenhakuliitteessä.
Lähde: OJS 2023/S 101-315812 (2023-05-24)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2023-09-18)
Kohde
Hankinnan laajuus
Viitenumero: H061-22 / HEL 2022-015353
Hankinnan kokonaisarvo: 321 500 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta
Myöntämisperusteet
Alin hinta

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Sähköposti: heidi.lihr@hel.fi 📧

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-09-18 📅
Julkaisupäivä: 2023-09-22 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 183-573822
Viittaa ilmoitukseen: 2023/S 101-315812
EUVL-S-numero: 183

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2023-09-18 📅
Nimi: Linkity Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2419107-5
Postitoimipaikka: Helsinki
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 321 500 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 3

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Heidi Lihr

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Lähde: OJS 2023/S 183-573822 (2023-09-18)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2024-01-09)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Työajanseurantajärjestelmän sekä niihin liittyväien palvelujen hankinta
Viitenumero: H061-22, HEL 2022-015353
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on SaaS –pohjainen työajan hallintajärjestelmä. Erityiset painopisteet hankittavassa järjestelmässä on mobiilikäytössä ja käyttäjille mahdollistettavissa omatoimisissa toiminnoissa. Uuden järjestelmän tavoitteena on tuoda käyttäjien kirjauskäytäntöihin joustavuutta ja leikata ylläpidollisiin tehtäviin kuluvaa esihenkilöiden ja HR-työntekijöiden työaikaa. Mobiilikirjauksiin käytettävät laitteet ovat Tilaajan hankintavastuulla. Mobiilikäytön lisäksi on tiedostettu jossain määrin tarvetta myös perinteisille kiinteästi sijoitettaville työaikapäätteille. Hankinta on ns. avaimet käteen -kokonaispalvelun toimitus, joka kattaa: - käyttöoikeudet pilvipalveluna toimitettavaan järjestelmään (SaaS, Software as Service - palvelutoimitusmalli) - järjestelmän käyttöönottoprojektin vuoden 2023 aikana kolmessa pilottiorganisaatiossa (kaupunginkanslia, kaupunkiympäristön toimiala ja Heka Oy) testauksineen ja koulutuksineen. - asiakastuen ja ylläpidon. Hankinnan seurauksena syntyy kaksi erillistä hankintasopimusta Helsingin kaupungin ja Helsingin Kaupungin Asunnot Oy:n kanssa. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): 521 500 EUR 💰
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 694510
Edistettävä sosiaalinen tavoite: Oikeudenmukaiset työolot
Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 100
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Puitesopimusta tai dynaamista hankintajärjestelmää koskevat tiedot
Puitesopimus useiden toimijoiden kanssa ✅
Myöntämisperusteet
Painotustyyppi: Painotus (prosentteina, tarkka)

Sopimuksen tekeminen
Sopimus/erä myönnetään ✅
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Sopimuksen numero: H061-22
Sopimus tehdään puitejärjestelyn puitteissa ✅
Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Enimmäisarvo puitejärjestelyssä: 500 000 EUR 💰
Puitejärjestelyn uudelleenarvioitu arvo: 500 000 EUR 💰
Tarjouksen tunniste: 3117143
Osan tai osien ryhmän tunniste: LOT-0000
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: Linkity Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2419107-5
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: antti-pekka.vepsalainen@linkity.net 📧
Puhelin: +358 505533700 📞
Organisaation koko: Mikro, pieni tai keskisuuri
Tarjouksen tunniste: 3130611
Nimi: Loihde Trust Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0863729-2
Sähköposti: heikki.saari@viria.fi 📧
Puhelin: +358 290013000 📞
Tarjouksen tunniste: 3116842
Nimi: Saarni Nepton Oy
Kansallinen rekisterinumero: 1620679-1
Postitoimipaikka: Espoo
Sähköposti: pirita.eranne@nepton.fi 📧
Puhelin: +358 407733849 📞

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Helsingin kaupunki
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Postiosoite: PL 1
Postinumero: 00099
Postitoimipaikka: Helsingin kaupunki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Heidi Lihr
Sähköposti: heidi.lihr@hel.fi 📧
Puhelin: +358 931070872 📞
URL: http://www.hel.fi 🌏
Ryhmänvetäjä ✅
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Yleinen julkishallinto
Tietoa yhteishankinnoista
Sopimukseen sisältyy yhteishankinta ✅
Hankintasopimuksen tekee keskitetty hankintaelin ✅

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2024/S 007-015632 (2024-01-09)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)