Talousjärjestelmäuudistus Mico Botnialle

Lyhyt kuvaus

Teese Botnia Oy Ab:n hankintapalvelut pyytää Mico Botnia Oy:n toimeksiannosta tarjouksia talousjärjestelmästä. Hankinnan kohde kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja muissa tarjouspyynnön liitteinä olevissa tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on taloushallinnon SaaS-palveluna hankittava tietojärjestelmäkokonaisuus, jonka avulla Tilaaja palvelukeskuksena tuottaa taloushallinnon palveluita asiakkailleen ja itselleen. Hankinta on jaettu kahteen osa-alueeseen:

Osa-alue 1. Taloushallinnon ydinjärjestelmä ja raportointi
Osa-alue 2. Budjetointi ja ennustaminen sekä konsernikonsolidointi

Sopimus- ja hankintateknisesti järjestelmä tulee Tilaajan käyttöön, ja Tilaaja hankkii sopimuksen kohteena olevia palveluita sekä omaan käyttöönsä että osaksi tuottamiaan palveluita omistaja#asiakkailleen. Sopimus tehdään siis Tilaajan ja Toimittajan välillä ja Tilaaja palvelukeskuksena tuottaa palveluita asiakkailleen. Hankintasopimuksessa voidaan sallia, että yksittäinen loppuasiakas tekee toimittajan kanssa käyttöoikeutta tai palvelun käyttöönottoa koskevan erillisen liittymis- tai käyttöasiakassopimuksen. Tällaiset sopimukset eivät muodosta erillisiä hankintasopimuksia, vaan perustuvat tässä kilpailutuksessa hankittuun palvelukokonaisuuteen.Tällä menettelyllä varmistetaan, että sopimukset kohdistuvat tarkoituksenmukaisesti.

Hankinnan kohteena on kaksi järjestelmäkokonaisuutta, josta

1. Taloushallinnon ydinjärjestelmä ja raportointi kokonaisuus muodostaa Tilaajan taloushallinnon operatiivisen ydinratkaisun.
Kokonaisuus sisältää:

• Kirjanpito ja tilinpäätös
• Sisäinen laskenta
• Käyttöomaisuuden hallinta
• Ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra
• Myyntilaskutus ja myyntireskontra
• Raportointi ja analytiikka, mukaan lukien viranomaisraportointi (KUTI-raportointi)
• Taloushallinnon prosessien automaatiot ja työnkulut
• Kokonaisuuden edellyttämät integraatiot

2. Budjetointi ja ennustaminen muodostaa tilaajan taloussuunnittelun ja konsernikonsolidoinnin ratkaisukokonaisuuden.
Kokonaisuus sisältää:
• Budjetointi ja ennustaminen
• Käyttötalous- ja investointisuunnittelu
• Suunnitteluprosessit, käsittelyvaiheet ja versioiden hallinta
• Suunnitteluun liittyvät laskentasäännöt ja automaatio
• Budjetointi- ja ennusteprosessiin liittyvä raportointi
• Tietojen tuonti ja vienti
• Konsernilaskenta ja konsernitilinpäätös

Osa-alueiden yhteentoimivuus on hankinnan keskeisiä lähtökohtia. Osa-alueen 2 tulee voida hyödyntää Osa-alueesta 1 tai tarjouspyyntöasiakirjoissa kuvatusta muusta ulkoisesta talousjärjestelmästä saatavia taloussuunnittelussa ja konsernikonsolidoinnissa tarvittavia perus- ja toteumatietoja. Vastaavasti Osa-alueessa 2 muodostettuja hyväksyttyjä talousarvio-, suunnitelmavuosi- ja ennustetietoja tulee voida siirtää Osa-alueen 1 raportointiin sekä tarjouspyyntöasiakirjoissa kuvattuihin muihin raportointiratkaisuihin.Tarjoaja ei voi tarjouksessaan olettaa, että toinen osa-alue toteutetaan saman Toimittajan ratkaisulla.

Tilaaja pyytää vapaaehtoisena optiona talousdokumenttien ja virallisten raporttijulkaisujen hallintaa. Option tarkoituksena on tukea muun muassa tilinpäätöskirjan, talousarviokirjan ja osavuosikatsausten muodostamista ja hallintaa. Option voi tarjota Osa-alueen 1, Osa-alueen 2 tai molempien osa-alueiden tarjouksen yhteydessä. Option tarjoaminen ei edellytä tarjouksen jättämistä molempiin osa-alueisiin.

Tilaaja ei sitoudu option käyttöönottoon tai hankkimiseen. Option tarkemmat vaatimukset ja hinnoittelu määritellään tarjouspyynnön muissa asiakirjoissa.

Hankinnassa ei ole mukana:
• Maksuliikenne (nykyratkaisu Nomentia Cash Management säilyy)=>Hankittava ratkaisu tulee voida integroida Nomentia Cash Management -palveluun tarjouspyyntöasiakirjoissa kuvattujen maksuliikenteen integraatioiden osalta.
• Sähköinen arkistointiratkaisu (nykyratkaisu Datacycle360 säilyy)=>Hankittavasta ratkaisusta tulee voida siirtää tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellyt arkistoitavat aineistot ulkoiseen sähköiseen arkistointiratkaisuun.
• Osto- ja myyntilaskujen välityspalvelu (nykyinen operaattoripalveluntuottaja CGI säilyy)=>Hankittavan ratkaisun tulee voida integroitua Tilaajan käyttämään operaattoripalveluun ostolaskujen vastaanottamista ja myyntilaskujen välittämistä varten tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellyllä tavalla.

Hankittava kokonaisuus sisältää järjestelmien käyttöoikeuksien lisäksi niiden käyttöönottoon, jatkuvaan käyttöön, ylläpitoon, tukeen, kehittämiseen ja integraatioihin tarvittavat palvelut. Palveluiden tarkemmat vaatimukset, vastuut ja hinnoitteluperiaatteet määritellään tarjouspyynnön muissa asiakirjoissa.Tavoitteena on palvelumalli, jossa Tilaajalla on vahva rooli järjestelmien hallinnassa, pääkäyttäjätoiminnassa sekä myöhempien asiakasorganisaatioiden käyttöönotoissa. Toimittajan palveluiden tulee tukea tämän toimintamallin muodostumista.

Tavoitteena on toteuttaa järjestelmän ensimmäinen asiakaskäyttöönotto toukokuu-kesäkuu 2027 ja että Tilaajan nykyiset talousjärjestelmäasiakkaat siirtyvät uuteen ratkaisuun viimeistään vuoden 2029 aikana. Asiakasorganisaatiokohtaiset käyttöönottoaikataulut tarkentuvat sopimuskaudella.

Hankinnan kuvaus

Osa-alue 1 muodostaa Tilaajan taloushallinnon operatiivisen ydinratkaisun. Kokonaisuus sisältää:
• Kirjanpito ja tilinpäätös
• Sisäinen laskenta
• Käyttöomaisuuden hallinta
• Ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra
• Myyntilaskutus ja myyntireskontra
• Raportointi ja analytiikka, mukaan lukien viranomaisraportointi (KUTI-raportointi)
• Taloushallinnon prosessien automaatiot ja työnkulut
• Kokonaisuuden edellyttämät integraatiot

Osa-alueen 1 yhteydessä Tarjoajan tulee lisäksi tarjota ostolaskujen tekoälyavusteista tiliöintiä ja automaatiota tukeva lisäpalvelu. Lisäpalvelun tarjoaminen on pakollista, mutta Tilaaja päättää erikseen sen käyttöönotosta. Tekoälyavusteisen ratkaisun tavoitteena on hyödyntää toteutunutta ostolasku- ja tiliöintidataa uusien laskujen käsittelyn tukena ja tiliöintiehdotusten muodostamisessa sekä mahdollistaa ostolaskuprosessin automaation lisääminen. Lisäpalvelun tarkemmat vaatimukset ja hinnoittelu määritellään tarjouspyynnön muissa asiakirjoissa.

Tilaaja pyytää vapaaehtoisena optiona talousdokumenttien ja virallisten raporttijulkaisujen hallintaa. Option tarkoituksena on tukea muun muassa tilinpäätöskirjan, talousarviokirjan ja osavuosikatsausten muodostamista ja hallintaa. Option voi tarjota Osa-alueen 1, Osa-alueen 2 tai molempien osa-alueiden tarjouksen yhteydessä. Option tarjoaminen ei edellytä tarjouksen jättämistä molempiin osa-alueisiin.

Tilaaja ei sitoudu option käyttöönottoon tai hankkimiseen. Option tarkemmat vaatimukset ja hinnoittelu määritellään tarjouspyynnön muissa asiakirjoissa.

Lisätietoja

Raportointi on osa Osa-alueen 1 kokonaisuutta. Tavoitteena on mahdollistaa Tilaajan ja asiakasorganisaatioiden käyttäjille laaja taloustiedon itsepalvelukäyttö. Asiakasorganisaatioilla voi kuitenkin olla käytössään myös omia raportointiratkaisuja, joihin tarvittavia tietoja voidaan siirtää tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellyllä tavalla.

Hankinnan kuvaus

Osa-alueen kaksi tulee sisältää vähintään seuraavat toiminnot:

Osa-alue 2 muodostaa Tilaajan taloussuunnittelun ja konsernikonsolidoinnin ratkaisukokonaisuuden. Taloussuunnittelun kokonaisuus sisältää:
• Budjetointi ja ennustaminen
• Käyttötalous- ja investointisuunnittelu
• Suunnitteluprosessit, käsittelyvaiheet ja versioiden hallinta
• Suunnitteluun liittyvät laskentasäännöt ja automaatio
• Budjetointi- ja ennusteprosessiin liittyvä raportointi
• Tietojen tuonti ja vienti

Konsernikonsolidointi on osa Osa-alueen 2 pakollista kokonaisuutta. Sen avulla Tilaajan asiakasorganisaatioiden tulee voida toteuttaa:
• Konsernilaskenta ja konsernitilinpäätös
• Tietojen tuonti muista lähdejärjestelmistä

Tilaaja pyytää vapaaehtoisena optiona talousdokumenttien ja virallisten raporttijulkaisujen hallintaa. Option tarkoituksena on tukea muun muassa tilinpäätöskirjan, talousarviokirjan ja osavuosikatsausten muodostamista ja hallintaa. Option voi tarjota Osa-alueen 1, Osa-alueen 2 tai molempien osa-alueiden tarjouksen yhteydessä. Option tarjoaminen ei edellytä tarjouksen jättämistä molempiin osa-alueisiin.

Tilaaja ei sitoudu option käyttöönottoon tai hankkimiseen. Option tarkemmat vaatimukset ja hinnoittelu määritellään tarjouspyynnön muissa asiakirjoissa.

Lisätietoja

Tilaaja vastaa lähtökohtaisesti asiakasorganisaatioiden käyttäjätuesta. Tavoitteena on palvelumalli, jossa Tilaaja pystyy oman pääkäyttäjäosaamisensa avulla hoitamaan mahdollisimman laajasti ratkaisujen normaalia hallintaa ja asiakasorganisaatioiden tukemista, ja Toimittajan tukea tarvitaan ensisijaisesti ratkaisukohtaista tai teknistä erityisosaamista edellyttävissä tilanteissa. Jatkuvien palveluiden yksityiskohtaiset vaatimukset, palvelutasot, vastuut ja hinnoittelu määritellään tarjouspyynnön muissa asiakirjoissa.