Lyhyt kuvaus
Hankinnan kohteena on sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä on-premise ratkaisuna, sisältäen järjestelmäsovelluksen, tarvittavat käyttöoikeudet, sosiaalihuollon sähköisen asiointipalvelun lomaketoiminnallisuudet, tuen käyttöönoton palveluiden toteuttamiseksi, integraatiototeutukset ATJ:n osalta, raportointi- ja tiedonhallintatoiminnallisuudet, sovelluksen tuen ja ylläpidon sopimuskaudelle sekä muut asiantuntijapalvelut.
Hankittavan sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän tulee tukea kokonaisvaltaisesti myös mm. asiakas- ja potilastietojen lainmukaista käsittelyä ja laskutusta. Sosiaalihuollon ammattilaiselle asiakastietojärjestelmä on yksi tärkeimmistä työvälineistä, joten sen tulee olla käytettävyydeltään korkeatasoinen, tukea ammattilaisia työtehtävien toteuttamisessa sekä mahdollistaa sujuva tiedonkulku toimijoiden välillä. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien käytettävyys, yhteentoimivuus ja tiedon hyödyntäminen on ollut hallituksien strategisena tavoitteena useiden vuosien ajan.
Sähköisessä asioinnissa Tilaajalla on käytössä sähköisen asioinnin alusta, joko kokoaa Asiakkaiden sähköisen asioinnin yhteen paikkaan ”one stop shop” periaatteena Asiakkaalle. Tämän hankinnan kohteena oleva sähköisen asioinnin osuuden tarkoituksena on täydentää tilaajan sähköisen asioinnin alustan palveluja vaatimusmäärittelyssä kuvattujen vaatimusten mukaisesti.
Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän hankinnan sitovana tavoitteena on, että hyvinvointialueella on 1.1.2027 tai viimeistään kuusi kuukautta sopimuksen allekirjoituksesta käytössään järjestelmä, joka täyttää toiminnalliset tarpeet tässä dokumentissa ja vaatimusmäärittelydokumentissa kuvatun mukaisesti.
Optiot
Hankintaan sisältyy mahdollisuus tilata toiminnallisia, teknisiä ja palvelun kattavuuden laajennuksia palvelun käyttöajalla Tilaajan tarpeiden mukaisesti. Hankinnassa optiona pyydetään tarjottavaksi:
• Lisäkoulutuspäivät
• Arkistointi
• Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän laajennettu 24/7 tuki
Toimittaja voi tarjota myös muita optioita hintaliitteellä (liite 8), joita ei sisällytetä hankinnan hintavertailuun.
Hankinnan ulkopuolelle rajataan asiakastietojen konvertoinnin ja migroinnin tekeminen. Toimittajan tulee osallistua konvertointiin ja migrointiin esimerkiksi tietosisältöjen läpikäynnin ja sisäänluvun osalta, mutta muutoin hankintayksikkö vastaa kaikesta konvertointi- ja migrointityöstä. Vanhojen asiakastietojen Kanta-arkistoinnit sekä Kannan ulkopuolelle jäävät paikallisesti säilytettävät arkistointikokonaisuudet suunnitellaan ja priorisoidaan erillisissä arkistointiprojekteissa.
Hankinnalle valitaan yksi kokonaisvaltainen toimittaja. Toimittajaksi valitaan vaatimukset täyttäneistä kokonaistaloudellisesti edullisimman ja hyväksytyn tarjouksen jättänyt tarjoaja.
Sopimuskausi on määräaikainen 48 kk ajan, jatkuen tämän jälkeen toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuskausi pyritään alustavasti aloittamaan syksyllä 2026, heti kun hankintapäätös on saavuttanut lainvoimaisuuden.