Hankinnan kohteena on kokonaispalvelu asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallintaan. Hankintakokonaisuus sisältää tietojärjestelmäpalvelun, järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä järjestelmän ylläpito- ja tuki- ja kehityspalvelut liitteessä 1 ja sen alaliitteissä 1.1–1.3 kuvatun mukaisesti. Tässä hankinnassa haetaan digitaalista ratkaisua koko asiakirjan elinkaaren hallintaan aina laatimisvaiheesta loppuarkistointiin saakka.
Tarjouskilpailun tavoitteena on löytää ammattimainen sopimuskumppani kuvatun kokonaispalvelun toteutukseen. VTT valitsee sopimuskumppaniksi yhden toimittajan.
Kilpailutuksella etsitään palveluiden toimittajaa neljän (4) vuoden kiinteälle sopimuskaudelle, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tavoitteena on, että sopimus tulee voimaan 1.11.2023 ja järjestelmä on käytössä kuusi (6) kuukautta VTT:n toimittaman kirjallisen tilauksen jälkeen.
Palvelussa voidaan hyödyntää VTT:n Microsoft M365 palvelun lisenssejä. VTT:n hankkima lisenssityyppi on Microsoft E5.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-08-30.
Hankinta julkaistiin 2023-07-27.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: SÄHKÖISEN ASIAKIRJAHALLINTAPALVELUN HANKINTA
Ref. nro 7/206/2023
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki📦
Lyhyt kuvaus:
“Hankinnan kohteena on kokonaispalvelu asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallintaan. Hankintakokonaisuus sisältää tietojärjestelmäpalvelun, järjestelmän...”
Lyhyt kuvaus
Hankinnan kohteena on kokonaispalvelu asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallintaan. Hankintakokonaisuus sisältää tietojärjestelmäpalvelun, järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä järjestelmän ylläpito- ja tuki- ja kehityspalvelut liitteessä 1 ja sen alaliitteissä 1.1–1.3 kuvatun mukaisesti. Tässä hankinnassa haetaan digitaalista ratkaisua koko asiakirjan elinkaaren hallintaan aina laatimisvaiheesta loppuarkistointiin saakka.
Tarjouskilpailun tavoitteena on löytää ammattimainen sopimuskumppani kuvatun kokonaispalvelun toteutukseen. VTT valitsee sopimuskumppaniksi yhden toimittajan.
Kilpailutuksella etsitään palveluiden toimittajaa neljän (4) vuoden kiinteälle sopimuskaudelle, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tavoitteena on, että sopimus tulee voimaan 1.11.2023 ja järjestelmä on käytössä kuusi (6) kuukautta VTT:n toimittaman kirjallisen tilauksen jälkeen.
Palvelussa voidaan hyödyntää VTT:n Microsoft M365 palvelun lisenssejä. VTT:n hankkima lisenssityyppi on Microsoft E5.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoissa.
1️⃣
Lisätuotteet/palvelut: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät📦
Suorituspaikka: Suomi/Finland🏙️
Hankinnan kuvaus:
“Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoissa, katso esimerkiksi tarjouspyynnön kohta "Hankinnan taustaa".” Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Kesto
Aloituspäivä: 2023-11-01 📅
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Tämä sopimus voidaan uusia ✅ Kuvaus
Uudistusten kuvaus:
“Varsinaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tavoitteena on, että sopimus tulee voimaan 1.11.2023.” Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Tähän hankintaan liittyy optioina on prem-ratkaisu sekä vaatimusmäärittelyn vähimmäisvaatimukset ylittävät ominaisuudet sekä lisätyö järjestelmän käyttöön...”
Vaihtoehtojen kuvaus
Tähän hankintaan liittyy optioina on prem-ratkaisu sekä vaatimusmäärittelyn vähimmäisvaatimukset ylittävät ominaisuudet sekä lisätyö järjestelmän käyttöön liittyen. Optiot on kuvattu tarkemmin Palvelun kuvauksella (tarjouspyynnön liite 1).
Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista: Hankintaa koskevissa asiakirjoissa esitetyn mukaisesti.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Sopimukseen liittyvät ehdot
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Hankintaa koskevissa asiakirjoissa esitetyn mukaisesti.
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2023-08-30
16:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen on oltava voimassa: 2024-01-31 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2023-08-30
16:15 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (Tiedot valtuutetuista henkilöistä ja avaamismenettelystä):
“Tarjousten avaamisen ajankohta on alustava. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.”
Täydentävät tiedot Alkuperäisen ilmoituksen viite
Ilmoituksen numero EUVL:ssä S: 2023/S 146-465487
Muutokset Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: IV.2.2
Muutettavan tekstin paikka: Tietojen, tarjousten tai osallistumishakemusten määräaika
Vanha arvo
Päivämäärä: 2023-08-30 📅
Uusi arvo
Päivämäärä: 2023-09-05 📅
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: IV.2.7
Muutettavan tekstin paikka: Tarjousten avaamista koskevat ehdot
Vanha arvo
Päivämäärä: 2023-08-30 📅
Uusi arvo
Päivämäärä: 2023-09-05 📅
Muut lisätiedot
Tarjouskilpailuasiakirjoja muutetaan.
Lähde: OJS 2023/S 165-520376 (2023-08-24)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2024-01-11) Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Sähköisen asiakirjahallintapalvelun hankinta
Reference number: Ref. nro 7/206/2023
Lyhyt kuvaus:
“Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoissa.”
Sopimustyyppi: services
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): 1 700 000 EUR 💰
Kuvaus
Hankinnan kuvaus:
“Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoissa.” Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Käyttötapausten arviointi: ratkaisun käytettävyys
Laatukriteeri (painotus): 40
Laatukriteeri (nimi): Vähimmäisvaatimukset ylittävät tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet
Laatukriteeri (painotus): 20
Laatukriteeri (nimi): Alustava käyttöönottosuunnitelma
Laatukriteeri (painotus): 10
Hinta ✅
Hinta (painotus): 30
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Sopimuksen tekeminen
Sopimus/erä myönnetään ✅
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Sopimuksen numero: M-Files Oy:n ja VTT:n välinen sopimus
Sopimuksen tekopäivä: 2023-12-22 📅
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: M-Files Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0686200-7
Postitoimipaikka: Tampere
Alue: Pirkanmaa🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: customerservice@m-files.com📧
Puhelin: +358 3 3138 7500📞
Hankintaviranomainen Nimi ja osoitteet
Alue: Helsinki-Uusimaa🏙️ Hankintaviranomaisen tyyppi
Body governed by public law
Päätoimi
Economic and financial affairs
Täydentävät tiedot Arvostelurunko
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Alue: Helsinki-Uusimaa🏙️
Lähde: OJS 2024/S 009-022670 (2024-01-11)