Perintäpalvelut

Lyhyt kuvaus

HUS-Yhtymä (jäljempänä HUS tai tilaaja tai hankintayksikkö) pyytää tarjouksia perintäpalveluista.

Perintäpalveluihin sisältyy sekä asiakaslaskujen perintä (sis. palkkasaatavien perintä, työterveyden saatavien perintä sekä vahingonkorvausten laskutus) että organisaatiolaskujen perintä.

Palveluun sisältyy:
-Maksuvaatimusten lähettäminen
-Maksusuunnitelmien teko ja eräpäivien siirrot
-Velallisasiakkaiden yhteystietojen tarkistus ja ylläpito
-Maksuhäiriömerkintöjen poiston ilmoittaminen luottotietoyhtiöihin
-Velallisasiakkaan maksukyvyn tarkistus ja oikeudellisen perinnän onnistumisen/tarpeen arviointi
-Tarvittaessa oikeudelliseen perintään siirtäminen ja oikeudellisessa perinnässä teknisenä toimijana toimiminen
-Jälkiperintä
-Velkajärjestelyihin liittyvät toimet
-Lainopillisten palveluiden tarjoaminen

Maksumuistutusten lähettäminen ei sisälly palveluun (tilaaja lähettää maksumuistutukset itse). Palveluntuottajalla tulee olla verkkopalvelu, jonka HUS tilaajana saa käyttöönsä. Verkkopalvelu toimii pääasiallisena perintäpalveluiden seuranta-, raportointi-, yhteydenpito ja hallintovälineenä tilaajan ja palveluntuottajan välillä. Palveluntuottajalla tulee olla valmius vastaanottaa ja lähettää tilaajan määräämässä muodossa perintään liittyviä aineistoja. Palveluntuottajan tulee tarjota asiakaspalvelua sekä tilaajalle että velallisasiakkaille.

Tilaaja korostaa, että palveluntuottajan tulee noudattaa sekä lakia saatavien perinnästä että hyvää perintätapaa perintätoimissaan. Hankinnalla varmistetaan hallinnon toimivuus ja palveluiden järjestäminen.

Kyseessä on kokonaishankinta, eli hankintaa ei ole jaettu osiin. Hankintayksikkö voi jättää hankinnan jakamatta osiin, jos se hankinnan luonteen ja laajuuden tai palvelun toteuttamistavan, hankintakokonaisuuden hallittavuuden ja kokonaisvastuun taikka jakamiseen liittyvien riskien vuoksi ei olisi perustellusta syystä mahdollista. Hankintayksikkö voi jättää hankinnan jakamatta osiin myös, jos tarve koordinoida osien eri sopimuskumppaneita voisi vakavasti vaarantaa sopimuksen asianmukaisen toteuttamisen. Lisäksi osiin jakaminen ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista silloin, kun liian pieniin osiin jakaminen voi johtaa vaikeasti hallittavaan kokonaisarkkitehtuuriin tai kustannusten jatkuvaan kasvuun.

Hankinnan kohteena olevat palvelut muodostavat toiminnallisen ja teknisen kokonaisuuden, jossa palveluntuottaja vastaa kokonaisvaltaisesti perintäprosessin eri vaiheista, raportoinnista, verkkopalvelusta, tietoturvasta ja asiakaspalvelusta. Usean palveluntuottajan käyttö lisäisi vastuunjakoa ja koordinointitarvetta sekä voisi vaarantaa palvelukokonaisuuden tehokkaan ja yhtenäisen toteuttamisen.

Hankinnan ennakoitu arvo on 4 100 000 € neljän (4) vuoden mukaan laskettuna (alv 0%). Hankinnan ennakoidussa arvossa on huomioitu niin tilaajan (HUS) kuin velallisasiakkaankin kulut.

Hankinnan ennakoidussa arvossa sekä tarjousvertailussa huomioidaan sekä tilaajalle aiheutuvia kustannuksia että sellaisia perintäpalvelun hintatekijöitä, jotka jäävät loppujen lopuksi velallisasiakkaan kuluksi. Näin menetellään, jotta tarjousvertailussa voidaan arvioida palvelun kokonaistaloudellista edullisuutta sekä tilaajan että velallisasiakkaan näkökulmasta. Liitteessä "Liite 03 Hintaliite" on eroteltu hintariveittäin kumman osapuolen kuluista loppujen lopuksi on kyse. Loppujen lopuksi velallisasiakkaan maksettaviksi jäävien kulujen huomioiminen tarjousvertailussa perustuu hankintayksikön tavoitteeseen varmistaa, että perintäpalvelu toteutetaan sekä tilaajan että velallisasiakkaiden näkökulmasta kohtuullisin kustannuksin.

Hintaliitteellä (Liite 03) käytettävät arvioidut määrät ja painokertoimet perustuvat hankintayksikön toteutuneisiin toimeksiantomääriin sekä tulevalle sopimuskaudelle arvioituun palvelutarpeeseen. Arvioidut määrät on ilmoitettu yhden (1) vuoden mukaan. Hintaliitteellä käytettävät arvioidut määrät ovat ainoastaan tarjousvertailua varten laadittuja arvioita eivätkä ne muodosta palveluntuottajalle määräostovelvoitetta.

HUS-konserniin kuuluvat tytäryhtiöt voivat halutessaan liittyä hankintaan tekemällä palveluntuottajan kanssa erillisen, tämän hankinnan ehtoihin perustuvan sopimuksen. Liittyminen on tytäryhtiöille vapaaehtoista. Hankintayksikkö arvioi, että liittyminen voi koskea esimerkiksi HUS-Kiinteistöjä. Tytäryhtiöiden mukaan liittyminen on huomioitu hankinnan arvossa.

Suunniteltu sopimuskausi on kolmen (3) vuoden määräaikainen 1.11.2027-31.10.2030, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Käyttöönottoprojektille on varattu aikaa 1.3.2027-31.10.2027. Palveluntuotanto tulee aloittaa 1.11.2027.

Hankintalain 65 §:n mukaisesti hankintayksikkö on ennen hankintailmoituksen julkaisemista kuullut alalla toimivia yrityksiä. Hankinnasta on julkaistu tietopyyntö Hilma-palvelussa 6.6.2025 (Ilmoituksen Hilma-numero 2025-025755). Lisäksi hankintayksikkö on antanut tietopyyntöön ilmoittautuneille markkinatoimijoille mahdollisuuden kommentoida alustavia tarjouspyynnön luonnoksia. Kommentointikierroksia on käyty useita.

Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, ja hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n tarkoittama avoin menettely.

TARJOUSTEN KÄSITTELY
Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:

Hankintayksikkö
1. Avaa tarjoukset
2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuuden
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
4. Vertailee tarjoukset
5. Pyytää ja tarkastaa kilpailun voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset
6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille
7. Solmii sopimuksen valitun tarjoajan kanssa.

Kohdissa 2.-5. hankintayksikkö voi
(i) valita tarjouskilpailun voittajaksi vertailukriteerien perusteella parhaaksi arvioidun tarjoajan, tai
(ii) siirtyä neuvottelumenettelyyn.

Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä, jos:
(i) tarjouskilpailussa ei ole saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta;
(ii) yhtään tarjousta ei voida hyväksyä liian korkean hinnan tai muun syyn vuoksi;
tai
(iii) HUS katsoo tarpeelliseksi neuvotella tarjousten yksityiskohdista.

Neuvotteluun kutsutaan kaikki määräaikaan mennessä tarjouksen jättäneet tarjoajat, jotka täyttävät soveltuvuutta koskevat ehdot. Neuvottelujen tavoitteena on päivittää alkuperäistä tarjouspyyntöä siten, että neuvotteluihin valitut tarjoajat voivat jättää sen perusteella uudet tarjoukset. Neuvotteluja käydään tasapuolisesti kaikkien mukaan kutsuttujen tarjoajien kanssa HUSin määrittelemä aika. Neuvottelujen jälkeen HUS toimittaa kaikille neuvotteluissa mukana olleille tarjoajille päivitetyn tarjouspyynnön, jonka perusteella tarjoajat jättävät uudet tarjoukset. Uudet tarjoukset vertaillaan uudessa tarjouspyynnössä kuvattujen kriteerien mukaisesti ja tarjouskilpailun voittaja valitaan tämän vertailun perusteella. Kun tarjouskilpailun voittaja on valittu, HUS tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille.

TARJOUSKILPAILUSSA KÄYTETTÄVÄ KIELI
Hankinta-asiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Mikäli tarjoaja tarvitsee dokumentit muulla kielellä, tarjoaja vastaa itse käännättämisestä ja sen kustannuksista. Tarjoukset on laadittava muilta osin suomen kielellä, paitsi esimerkiksi palveluun liittyvät kuvaukset, tuote-esitteet, sertifikaatit, todistukset ja vastaavat hyväksytään myös englanninkielisinä.

OSATARJOUKSET
Osatarjouksia ei hyväksytä.

RINNAKKAISET TARJOUKSET
Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja.