Palkanlaskentapalveluiden ulkoistaminen (ml. liikkeenluovutus) ja HR-järjestelmän hankinta

Kauniaisten kaupunki

Kauniaisten kaupunki kilpailuttaa palkanlaskentapalvelun kokonaisulkoistuksen ja HR-järjestelmän. Hankinta sisältää palkanlaskentapalvelun tuottamisen sekä HR-järjestelmän käyttöönoton, järjestelmään liittyvien järjestelmäintegraatioiden toteutuksen ja järjestelmän ylläpidon SaaS-palveluna. Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, joka kytketään osaksi hankintaa. HR-järjestelmän osalta kaupungin tahtotilana on hankkia SaaS-pohjainen HR-järjestelmä, joka vastaa kaupungin tarpeita, tarjoaa kattavan ja monipuolisen raportoinnin sekä integroituu saumattomasti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, toimien HR-tiedon master-järjestelmänä. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä tukee kaupungin strategisia tavoitteita, vahvistaa HR-toiminnon kykyä palvella organisaatiota kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaa modernin, kustannustehokkaan sekä käyttäjäystävällisen henkilöstöhallinnon toimintamallin. Tarkoituksena on löytää kaupungin tarpeisiin sopiva, ketterä ja käyttäjäystävällinen HR-järjestelmä, joka on joustava käyttää ja hallinnoida niin HR-asiantuntijoiden, esihenkilöiden kuin työntekijöidenkin näkökulmista. Palkanlaskentapalvelulle ja HR-järjestelmälle asetetut vaatimukset on kuvattu tarkemmin hankintailmoitukseen liitetyssä tarjouspyyntöaineistossa.

Määräaika

Deadline 2026-08-24

Kuka? Mitä? Missä?
Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2026-06-03 hankintailmoitus
hankintailmoitus (2026-06-03)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Palkanlaskentapalveluiden ulkoistaminen (ml. liikkeenluovutus) ja HR-järjestelmän hankinta
Viitenumero: 591210/30/02.08.00.00.00/2026
Lyhyt kuvaus:
Kauniaisten kaupunki kilpailuttaa palkanlaskentapalvelun kokonaisulkoistuksen ja HR-järjestelmän. Hankinta sisältää palkanlaskentapalvelun tuottamisen sekä HR-järjestelmän käyttöönoton, järjestelmään liittyvien järjestelmäintegraatioiden toteutuksen ja järjestelmän ylläpidon SaaS-palveluna. Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, joka kytketään osaksi hankintaa. HR-järjestelmän osalta kaupungin tahtotilana on hankkia SaaS-pohjainen HR-järjestelmä, joka vastaa kaupungin tarpeita, tarjoaa kattavan ja monipuolisen raportoinnin sekä integroituu saumattomasti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, toimien HR-tiedon master-järjestelmänä. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä tukee kaupungin strategisia tavoitteita, vahvistaa HR-toiminnon kykyä palvella organisaatiota kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaa modernin, kustannustehokkaan sekä käyttäjäystävällisen henkilöstöhallinnon toimintamallin. Tarkoituksena on löytää kaupungin tarpeisiin sopiva, ketterä ja käyttäjäystävällinen HR-järjestelmä, joka on joustava käyttää ja hallinnoida niin HR-asiantuntijoiden, esihenkilöiden kuin työntekijöidenkin näkökulmista. Palkanlaskentapalvelulle ja HR-järjestelmälle asetetut vaatimukset on kuvattu tarkemmin hankintailmoitukseen liitetyssä tarjouspyyntöaineistossa.
Näytä lisää
Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut 📦
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 1 000 000 EUR 💰
Suorituspaikkaa koskevat rajoitukset: Missä tahansa Euroopan talousalueella
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 591210/30/02.08.00.00.00/2026
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) ✅
Lisätietoja:
Hankintaa ei jaeta osiin hankinnan luonteen ja siihen liittyvien riskien vuoksi. Palkanlaskentaan tarvittavien henkilöstön ja palvelussuhteiden tietojen hallintaan käytetään HR-järjestelmää, jonka vuoksi HR-järjestelmän ja palveluntuottajalla käytössä olevan palkanlaskentajärjestelmän välisellä integraatiolla on keskeinen merkitys. Mikäli hankinta jaettaisiin osiin, olisi riskinä, että järjestelmät eivät olisi yhteensopivia ja tämän vuoksi palkanlaskennan oikeellisuus vaarantuisi.
Näytä lisää
Lisätuotteet/palvelut:
Kesto: 36 kuukautta
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:
Sopimus on voimassa kolme (3) vuotta määräaikaisena ja sen jälkeen toistaiseksi. Hankinta sisältää pakollisia optioita, joiden käytöstä hankintayksikkö tekee päätöksen kolmen (3) vuoden sisällä Sopimuksen allekirjoittamisesta.
Tietoa sähköisistä luetteloista
Tarjoukset on esitettävä sähköisinä luetteloina tai niihin on sisällyttävä sähköinen luettelo
Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 40
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 60
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Menettelyn tärkeimmät piirteet:
Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon. Hankinta julkaistaan tarjouspalvelu.fi palvelussa. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus myös HILMA:ssa internet-osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista ja keskeyttää hankintamenettelyn tai hankinnan todellisesta ja perustellusta syystä. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa vain suomeksi. Tarjoukset on laadittava suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen, eikä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia hyväksytä. Tarjouspyyntöaineistoon liittyy julkisena julkaistun aineiston lisäksi salassa pidettävä aineisto (mm. liite ”Liikkeenluovutussopimus Liite 3 Siirtyvä henkilöstö” täydennettynä henkilöstön tiedoin), jossa on kuvattu liikkeenluovutuksessa luovutettavan henkilöstön tietoja. Salassa pidettävä aineisto luovutetaan vain tarjoajalle, joka on toimittanut tarjouspyynnön liitteenä 3 olevan salassapitositoumuksen allekirjoitettuna viimeistään 10.8.2026 klo 12.00 mennessä hankintayksikölle, osoitteeseen kirjaamo@kauniainen.fi . Salassa pidettävä aineisto toimitetaan tarjoajalle turvallisella menettelyllä tarjoajan salassapitositoumuksessa ilmoittamalle yhteyshenkilölle (Huom! ei kuitenkaan aikavälillä 19.6.-24.7. kesälomien vuoksi). Huom! Mikäli tarjoaja esittää lisätietokysymyksiä koskien salassa pidettävää aineistoa, näihin kysymyksiin vastataan vain niille tarjoajille, jotka ovat antaneet salassapitositoumuksen. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla luovuttamatta salassa pidettävää aineistoa, mikäli hankintayksikkö perustellusti katsoo, että kyseessä oleva tarjoaja ei ole palkanlaskentapalvelua vakiintuneesti tuottava yritys ja potentiaalinen tarjoaja. Tässä tilanteessa tarjoajalta pyydetään lisäselvitys ennen päätöstä jättää aineisto toimittamatta. Salassapitositoumuksen lähettäminen ja Siirtyvä henkilöstö -liitteeseen tutustuminen on pakollinen osa tarjousprosessia. Tarjoajan tulee tarjousta tehdessään tutustua Siirtyvä henkilöstö -liitteeseen ja tarjouksellaan sitoutua Siirtyvä henkilöstö -liitteessä kuvatun henkilöstön vastaanottamiseen liikkeenluovutuksella. Mikäli tarjoaja ei ole tutustunut liitteeseen ja anna tarjouksellaan sitoumusta liikkeenluovutuksen vastaanottoon tarjouspyynnön mukaisin ehdoin, tarjous hylätään. Tarjoajalle ei makseta korvausta tarjouksen tekemisestä tai muusta tarjouskilpailuun kuuluvaan menettelyyn, kuten käytettävyysarvioinnin tai tarjousten muiden arvioitavien vertailukriteerien käytännön järjestelyistä.
Näytä lisää
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2026-08-24 09:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2026-08-24 09:15:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2026-08-24 09:15:00 📅
Sähköinen luettelo: Sallittu
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2026-08-10 09:00:00 📅
Myöntämisperusteet
Painotustyyppi: Painotus (prosentteina, tarkka)
Tarjouspyynnön ehdot
Salassapitosopimus on pakollinen ✅

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Poissulkemisperuste:
Ammatin harjoittamiseen liittyvä vakava virhe
Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset
Järjestelyt velkojien kanssa
+ 21 lisää
Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne
Konkurssi
Korruptio
Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot
Liiketoiminta on keskeytetty
Maksukyvyttömyys
Petos
Puhtaasti kansallisten poissulkemisperusteiden nojalla asetettujen velvoitteiden rikkominen
Rahanpesu tai terrorismin rahoitus
Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen
Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen
Sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyvän velvoitteen rikkominen
Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat
Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset
Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset
Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen
Varat selvitysmiehen hallinnassa
Verojen maksamiseen liittyvän velvoitteen rikkominen
Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun
Väärien tietojen antaminen, tietojen salaaminen, vaadittujen asiakirjojen toimittamatta jättäminen tai tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen saaminen
Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen
Kuvaus poissulkemisperusteista:
Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen…
… jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
… jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Näytä lisää
Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Näytä lisää
Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa,…
… annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
… on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.
Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.
Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.
Näytä lisää
Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.
Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.
Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.
Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.
Näytä lisää
Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.
Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.
Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.
Tarjoaja on konkurssissa.
Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.
Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.
Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.
Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Kauniaisten kaupunki
Kansallinen rekisterinumero: 0203026-2
Postiosoite: Kauniaistentie 10
Postinumero: 02700
Postitoimipaikka: Kauniainen
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Kirjaamo
Sähköposti: kirjaamo@kauniainen.fi 📧
Puhelin: +358 950561 📞
URL: http://www.kauniainen.fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Yleinen julkishallinto
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kauniainen?id=614261&tpk=72031874-3b21-483b-82b1-3cc570316444 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kauniainen?id=614261&tpk=72031874-3b21-483b-82b1-3cc570316444 🌏
Edellisen ilmoituksen tunniste: 215109-2026
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Lisätietoja
Hankintaa ei jaeta osiin hankinnan luonteen ja siihen liittyvien riskien vuoksi. Palkanlaskentaan tarvittavien henkilöstön ja palvelussuhteiden tietojen hallintaan käytetään HR-järjestelmää, jonka vuoksi HR-järjestelmän ja palveluntuottajalla käytössä olevan palkanlaskentajärjestelmän välisellä integraatiolla on keskeinen merkitys. Mikäli hankinta jaettaisiin osiin, olisi riskinä, että järjestelmät eivät olisi yhteensopivia ja tämän vuoksi palkanlaskennan oikeellisuus vaarantuisi.
Näytä lisää
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: https://www.markkinaoikeus.fi 🌏
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Sama kuin: Nimi ja osoitteet
Uudelleentarkastelumenettely
Tarkat tiedot uudelleentarkastelumenettelyjen määräajasta (määräajoista):
Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen. : Tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan valitusaikaan. Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.
Näytä lisää
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2026/S 106-385220 (2026-06-03)
Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕
Aiheeseen liittyvät haut 🔍
Alue:
Suomi/Finland Manner-Suomi Helsinki-Uusimaa Helsinki-Uusimaa
Tuotteet/palvelut:
Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät Liiketoimien ja henkilökohtaisen... Ajanseuranta- tai... Tietotekniset palvelut: neuvonta,... Liike-elämän palvelut: laki,... Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut Kirjanpito Kirjanpitopalvelut Palkkahallinto