HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Lyhyt kuvaus

Espoon kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia HRM- ja palkkajärjestelmästä.

Hankinnan kohteena on järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS), joka sisältää Henkilöstöhallinnon päärekisterin (ns. HRM-kokonaisuus) toiminnallisuudet sekä palkanlaskennan toiminnallisuudet.
Ratkaisun tulee tukea Espoon kaupungin työntekijöitä koskevia eri työaikamuotoja, kuten toimisto-, jakso- ja yleistyöaikaa, työn eri järjestämistapoja, eli kiinteää ja liukuvaa työaikaa sekä kunnissa käytettyjä työehtosopimuksia ja paikallisia sopimuksia.

Hankinnan kohteena ovat seuraavat palvelukokonaisuudet:
- Järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS)
- Palvelun käyttöönotto ja sovitus Espoolle
- Sovellusylläpitopalvelut
- Järjestelmän jatkokehitys- ja asiantuntijapalvelut

Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus".

Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi toimittaja ja yksi varatoimittaja. Sopimus tulee voimaan allekirjoittamisesta ja on voimassa toistaiseksi. Arvioitu sopimuskauden alkamispäivämäärä on joulukuussa 2026.


HANKINNAN VALMISTELU

Hankintayksikkö on valmistellut hankintaa arvioimalla markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja kilpailuolosuhteita sekä hankinnan toteuttamistapoja.
Markkinakartoituksessa on kuultu laajasti alan toimijoita kirjallisesti ja markkinavuoropuhelun kautta, hyödynnetty asiantuntijanäkemyksiä, arvioitu hankinnan jakamista osiin sekä eri toteutusmalleja.


MARKKINAVUOROPUHELUJEN ETENEMINEN 2025

Vuonna 2025 markkinavuoropuheluja käytiin kolmen tunnistetun potentiaalisen toimittajan kanssa.

1) Järjestelmien demoaminen
Viikoilla 12 - 15 / 2025 toimittajia pyydettiin esittelemään heillä tarjolla olevia järjestelmiä.

2) Tarjouspyyntöluonnoksen kommentointi
Tarjouspyyntöluonnos lähetettiin toimittajille kommentoitavaksi kahdessa osassa (A1 ja A2).
- A1 kommentointikierros: sisälsi muut asiakirjat lukuunottamatta keskeisiä prosessikuvauksia, koostetta raporttitarpeista, opettajatietojen ilmoituksen tietosisältöjä sekä vaatimuslomaketta järjestelmän toiminnallisten vaatimukset osalta.
Kommentointiaikaa oli 5.5.2025 – 14.5.2025 ja kommentteja käytiin toimittajien kanssa läpi toimittajatapaamisissa viikoilla 21
- A2 kommentointikierros: sisälsi tarjouspyyntöluonnoksen liitteet 1.3, 1.8, 1.9 sekä liitteen 5, vaatimuslomake välilehden Toiminnalliset vaatimukset. Kommentointiaikaa oli 19.5 – 2.6.2025 ja kommentteja käytiin toimittajien kanssa läpi toimittajatapaamisissa viikoilla 24.

3) Lähetetyt tarkentavat kysymykset
Toimittajilta pyydettiin myös tarkentavia tietoja liittyen järjestelmien palkka-ajoihin, pääkäyttäjäpalveluihin ja ulkoiseen HRM-ratkaisuun, tarjolla olevien järjestelmien teknologioiden elinkaareen sekä arvioita käyttöoikeuksien ja lisenssien sekä käyttöönottoprojektin hinnoista hankinta-arvon sekä budjetin määrittelyn tueksi.


MARKKINAVUOROPUHELUJEN ETENEMINEN 2026

Alkuvuodesta 2026 markkinoilta kartoitettiin myös neljäs potentiaalinen toimittaja, jonka kanssa pidettiin toimittajatapaaminen viikolla 7 tarjouspyyntöluonnoksen esittelemiseksi. Toimittajalle lähetettiin sama tarjouspyyntöluonnos tapaamisen jälkeen kommentoitavaksi kuin mitä muillekin potentiaalisille toimittajille oli lähetetty ja tähän saatiin kommentteja 5.3.2026.
Kaikilta neljältä toimittajalta pyydettiin vielä lisäksi kirjallisesti kommentteja päivitettyyn tarjouspyyntöluonnokseen 17.3-1.4.2026.


Markkinakartoitus on toteutettu siten, ettei yksittäistä toimittajaa ole suosittu ja kartoituksessa on toimittu tasapuolisesti ja avoimesti.


MARKKINAKARTOITUKSEN HAVAINNOT

Kartoituksessa saatuja havaintoja on hyödynnetty hankinnan kohteen määrittelyssä, soveltuvuusvaatimusten asettamisessa, tarjousten vertailuperusteiden määrittelyssä.

Kartoituksen keskeisiä havaintoja oli myös se, että markkinoita rajaa mahdollisesti Espoon kaupungin käytössä olevien työehtosopimusten (kuten KVTES ja OVTES) vaatimukset HRM- ja palkkajärjestelmälle. Lisäksi rajaavia tekijöitä saattavat olla Espoon tarpeet liittyen palkka-ajojen jatkuviin palveluihin, järjestelmän kahdennettuun ympäristöön sekä integraatioille.
Hankinnan valmistelussa on huomioitu hankintalain 65 §:n mukaiset markkinakartoitusta koskevat periaatteet ja hankintayksikkö katsoo valmistelun tukevan kilpailun toteutumista.

HANKINNAN OSIIN JAKAMINEN

Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan jakamista osiin. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohteena oleva järjestelmä ja siihen liittyvä palvelu muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden, jota ei ole tarkoituksenmukaista jakaa pienempiin kokonaisuuksiin.
Lisäksi hankinnan jakaminen osiin lisäisi merkittävästi integraatioihin, vastuunjakoon, käyttöönottoon ja tietojen yhtenäiseen hallintaan liittyviä riskejä.

Hankintayksikkö katsoo, että jakamatta jättäminen on hankinnan luonne, toteutustapa ja tarkoituksenmukainen toteutus huomioon ottaen perusteltua.

Tarkat tiedot uudelleentarkastelumenettelyjen määräajasta (määräajoista)

Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.

Mikäli hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti, katsotaan asianosaisen saaneen tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin.

Mikäli hankintapäätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei asianosainen näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta muutoksenhakuaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.