Henkilöstöetujen sähköinen maksuvälinepalvelu

Lyhyt kuvaus

Sopimuksen kohteena on Lohjan kaupungin (jäljempänä "Hankintayksikkö" tai "Tilaaja") työntekijöille henkilöstöetuna myönnettävän liikunta- ja kulttuuriedun sekä lounasedun sähköinen maksuvälinepalvelu, jolla työntekijät voivat valintansa mukaisesti hankkia liikunta- ja kulttuuripalveluita sekä hyödyntää lounasetua Palveluntuottajan palveluvalikoimaan kuuluvissa käyttöpaikoissa.

Lohjan kaupungin palveluksessa työskentelee noin 2100 henkeä.

Mobiilisovelluksella tarkoitetaan ohjelmistoa, joka on suunniteltu toimimaan mobiililaitteilla (vaatimuksena ei ole ns. älypuhelin). Ohjelmisto tarjoaa työntekijälle mahdollisuuden maksaa henkilöstöedun ilman sidonnaisuutta fyysisiin maksuvälineisiin. Molempien etujen on oltava käytettävissä samalla mobiilisovelluksella.

Palveluntarjoajan tulee tarjota ratkaisu, jonka avulla työntekijäetuuksien myöntäminen, muuttaminen ja päättäminen voidaan automatisoida tilaajan henkilöstötietojen perusteella (ns. hr-integraatio tai vastaava). Ratkaisun tulee huomioida vakituiset, määräaikaiset ja osa-aikaiset palvelussuhteet sekä niiden kesto ja muutokset siten, että etuudet vastaavat kulloinkin voimassa olevaa palvelussuhdetta. Ratkaisun tulee tarkistaa palvelussuhteen voimassaolo kerran vuorokaudessa.

Palvelun tulee mahdollistaa liikunta- ja kulttuuriedun hyödyntäminen siten, että etu täyttää kulloinkin voimassa olevan lainsäädännössä ja Verohallinnon ohjeistuksessa verovapaalle liikunta- ja kulttuuriedulle asetetut edellytykset.

Liikunta- ja kulttuurietu myönnetään työntekijöille kustannuksitta, ts. henkilöstöllä ei ole edun käyttämisessä omavastuuosuutta. Palveluntuottaja ei voi periä henkilöstöltä mitään kuluja edun käyttämisestä tai siihen liittyvistä tukipalveluista.

Palvelun tulee mahdollistaa lounasedun tarjoaminen siten, että etu täyttää kulloinkin voimassa olevassa lainsäädännössä ja Verohallinnon päätöksissä sekä ohjeistuksessa lounasedulle asetetut edellytykset, kuten edun arvostamista ja omavastuuta koskevat vaatimukset.

Hankintayksikkö ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin. Henkilöstömäärät sekä myönnettävän edun suuruus voivat vaihdella sopimuskauden aikana.

Hankittavien palveluiden yksityiskohtaisemmat kuvaukset ja vaatimukset on esitetty tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Hankintayksikkö valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Hankintasopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Sopijapuoli voi irtisanoa sopimuksen sopimusmallin mukaisin irtisanomisajoin.

Toimittajien valinta on kuvattu tarkemmin jäljempänä kohdassa 4. Tarjouksien vertailu sekä tarjouspyynnössä.

Henkilöstöetuuksien tulee olla Tilaajan henkilöstön käytettävissä vuoden 2027 ensimmäisestä arkipäivästä lukien.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnassa on kyse julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, 'hankintalaki') 26 §:n 1 momentin mukaisen EU-kynnysarvon ylittävästä palveluhankinnasta.

Hankintamenettelynä on hankintalain 32§:n mukainen avoin menettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintailmoituksen julkaisemisen ja tarjouspyynnön saataville asettamisen jälkeen hankintayksikkö voi lähettää tarjouspyynnön soveliaiksi katsomilleen toimittajille.

Hankintamenettelyn vaiheet ovat tarjousten vastaanottamisen jälkeen pääpiirteittäin seuraavat:

Hankintayksikkö
1. avaa tarjoukset avaamistilaisuudessa, joka ei ole julkinen;
2. tarkastaa tarjoajien soveltuvuuden;
3. tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden;
4. vertailee tarjoukset;
5. tekee hankintapäätöksen ja antaa sen tiedoksi tarjoajille;
6. pyytää ja tarkastaa valitun tarjoajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset; sekä
7. solmii sopimuksen valitun/valittujen tarjoajien kanssa laissa säädetyn valitus- ja odotusajan (14 päivää) kuluttua.

Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset.

Hankintasopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä tiedottamalla, vaan vasta, kun odotusaika ja valitusaika (14 päivää) ovat kuluneet, ja kun Hankintayksikkö ja hankintapäätöksellä valittu tarjoaja ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Tarkat tiedot uudelleentarkastelumenettelyjen määräajasta (määräajoista)

Hankintaoikaisua koskeva vaatimus on esitettävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Valitus markkinaoikeudelle on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.