Henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelu

Helsingin kaupunki

Hankinnan kohteena on henkilöstöetujen sähköinen maksu- ja hallinnointipalvelu, palvelun integroiminen tilaajan palkanlaskentajärjestelmään ja palvelun käyttöönottoprojekti sekä palvelun ylläpito ja kehittäminen.
Maksu- ja hallinnointipalvelun on oltava Verohallinnon antaman ohjeen Luontois- ja henkilökuntaetujen hankkiminen kohdennetuilla maksuvälineillä -mukainen. Palvelun on kaikilta osin täytettävä veroviranomaisen asettamat reunaehdot ja vaatimukset mukaan lukien valmiuden tietojen toimittamiselle tulorekisteriin, niiltä osin kuin edut edellyttävät ilmoittamista tulorekisteriin.
Tarkempi kuvaus hankinnan kohteesta löytyy tarjouspyynnön liitteestä 1 Hankinnan kohteen kuvaus sekä tarjouspyynnön muista liitteistä.
Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on 2 600 000 euroa (ALV 0%) 48 kuukaudelle.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-08-31. Hankinta julkaistiin 2023-06-20.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• ePassi Finland Oy

Kuka?

• Helsingin kaupunki

Mitä?

• Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2023-06-20	hankintailmoitus
2023-12-01	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2023-06-20)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut
Viitenumero: H020-23 / HEL 2023-002072
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on henkilöstöetujen sähköinen maksu- ja hallinnointipalvelu, palvelun integroiminen tilaajan palkanlaskentajärjestelmään ja palvelun käyttöönottoprojekti sekä palvelun ylläpito ja kehittäminen. Maksu- ja hallinnointipalvelun on oltava Verohallinnon antaman ohjeen Luontois- ja henkilökuntaetujen hankkiminen kohdennetuilla maksuvälineillä -mukainen. Palvelun on kaikilta osin täytettävä veroviranomaisen asettamat reunaehdot ja vaatimukset mukaan lukien valmiuden tietojen toimittamiselle tulorekisteriin, niiltä osin kuin edut edellyttävät ilmoittamista tulorekisteriin. Tarkempi kuvaus hankinnan kohteesta löytyy tarjouspyynnön liitteestä 1 Hankinnan kohteen kuvaus sekä tarjouspyynnön muista liitteistä. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on 2 600 000 euroa (ALV 0%) 48 kuukaudelle.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Helsingin kaupunki
Postiosoite: PL 1
Postinumero: 00099
Postitoimipaikka: Helsingin kaupunki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.hel.fi 🌏
Sähköposti: tarja.v.pitkanen@hel.fi 📧
Puhelin: +358 931038134 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=459191&tpk=0422e287-69ec-42ca-a1d6-8a916f3b519d 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=459191&tpk=0422e287-69ec-42ca-a1d6-8a916f3b519d 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-06-20 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-08-31 📅
Julkaisupäivä: 2023-06-22 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 119-374264
EUVL-S-numero: 119

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Maksu- ja hallinnointipalvelun on oltava Verohallinnon antaman ohjeen Luontois- ja henkilökuntaetujen hankkiminen kohdennetuilla maksuvälineillä -mukainen. Palvelun on kaikilta osin täytettävä veroviranomaisen asettamat reunaehdot ja vaatimukset mukaan lukien valmiuden tietojen toimittamiselle tulorekisteriin, niiltä osin kuin edut edellyttävät ilmoittamista tulorekisteriin.

Tarkempi kuvaus hankinnan kohteesta löytyy tarjouspyynnön liitteestä 1 Hankinnan kohteen kuvaus sekä tarjouspyynnön muista liitteistä.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on 2 600 000 euroa (ALV 0%) 48 kuukaudelle.

Arvioitu kokonaisarvo: 2 600 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Helsingin kaupungin (jatkossa ”tilaaja”) on tarkoituksena tarjota etuudet pääsääntöisesti koko henkilöstölle tietyin kriteerein (esim. kriteerinä tietyt työsuhteeseen liittyvät tekijät, joten tilaajalla tulisi olla mahdollista rajata tarpeen mukaan henkilöstöetujen käyttöä ja määrää työntekijäkohtaisesti). Tilaajan tulee voida tarpeen mukaan laajentaa henkilöstöetujen määrää ja/ tai ottaa uusia etuja käyttöön palveluntuottajan tuottamista palveluista samassa maksu- ja hallinnointipalvelussa.

Nyt kilpailutettavaan maksu- ja hallinnointipalvelun tulee sisältää käyttöönotettavina henkilöstöetuina työsuhdematkalippuetu, liikuntaetu, kulttuurietu, lounasetu, terveys- ja lääkäripalveluiden hierontapalvelut sekä henkilöstöetujen yhdistäminen siten, että työntekijä voi itse valita käyttämiensä etujen välillä.

Lisäksi hankinta sisältää mahdollisuuden lisäpalveluiden ostoon sopimuskauden aikana. Lisäetuja ovat terveys- ja lääkäripalvelut Toimittajan tarjoamassa laajuudessa (esim. silmä-, hammas- ja muut erikoislääkärit ja fysikaaliset hoitopalvelut).

Henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelu hankitaan kokonaispalveluna, jonka hinnoittelu perustuu käyttöön eli toteutuneisiin ostoihin. Hankinta ei sisällä mitään määräostovelvoitetta.

Tämä tarjouspyyntö ei sido tilaajaa tilattavan palvelun laajuuteen, vaan tilaaja tekee tarjouksen perusteella päätöksen tilata sopivaksi katsomallaan laajuudella sähköisen henkilöstöetujen maksamis- ja hallinnointipalvelun sopimuskauden aikana.

Palvelujärjestelmä tulee integroida Tilaajan palkanlaskentajärjestelmään. Palvelujärjestelmän käyttöönotto ja ylläpito sisältyy kokonaisuuteen.

Palvelu peruskäyttäjälle tulee olla käytettävissä vähintään suomen, ruotsin ja englannin kielellä.

Tilaajalla on tällä hetkellä käytössään työsuhdematkalippuetu, liikunta- ja kulttuurietu, lounasetu (osittain tuettu ateriointimahdollisuus työnantajan maksamana subventiona sopimuslounasravintoloissa, lounassetelit sekä laitos- ja valvonta-ateriat).

Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Hankintasopimus on voimassa kaksi (2) vuotta sen allekirjoituksesta, jonka jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi irtisanomisehdoin.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankinta sisältää mahdollisuuden lisäpalveluiden ostoon. Lisäpalveluita ovat hyvinvointietu (esim. sisältää terveys- ja lääkäripalvelut esim. silmä-, hammas- ja muut erikoislääkärit) ja polkupyöräetu.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja / tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja / tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Tekninen ja ammatillinen pätevyys: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja / tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Ehdot esitetään sopimusliitteessä.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 10 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2023-08-31 📅
Tarjousten avausaika: 12:15

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Tarja Pitkänen
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=459191&tpk=0422e287-69ec-42ca-a1d6-8a916f3b519d 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Tiedot muutoksenhakumenettelyjen määräajoista: Esitetään hankintapäätöksen muutoksenhakuliitteessä.
Lähde: OJS 2023/S 119-374264 (2023-06-20)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2023-12-01)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelu
Viitenumero: H020-23 / HEL 2023-002072
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on henkilöstöetujen sähköinen maksu- ja hallinnointipalvelu, palvelun integroiminen tilaajan palkanlaskentajärjestelmään ja palvelun käyttöönottoprojekti sekä palvelun ylläpito ja kehittäminen. Helsingin kaupungin (jatkossa ”tilaaja”) on tarkoituksena tarjota etuudet pääsääntöisesti koko henkilöstölle tietyin kriteerein (esim. kriteerinä tietyt työsuhteeseen liittyvät tekijät, joten tilaajalla tulisi olla mahdollista rajata tarpeen mukaan henkilöstöetujen käyttöä ja määrää työntekijäkohtaisesti). Tilaajan tulee voida tarpeen mukaan laajentaa henkilöstöetujen määrää ja/ tai ottaa uusia etuja käyttöön palveluntuottajan tuottamista palveluista samassa maksu- ja hallinnointipalvelussa. Nyt kilpailutettavaan maksu- ja hallinnointipalvelun tulee sisältää käyttöönotettavina henkilöstöetuina työsuhdematkalippuetu, liikuntaetu, kulttuurietu, lounasetu, terveys- ja lääkäripalveluiden hierontapalvelut sekä henkilöstöetujen yhdistäminen siten, että työntekijä voi itse valita käyttämiensä etujen välillä. Lisäksi hankinta sisältää mahdollisuuden lisäpalveluiden ostoon sopimuskauden aikana. Lisäetuja ovat terveys- ja lääkäripalvelut Toimittajan tarjoamassa laajuudessa (esim. silmä-, hammas- ja muut erikoislääkärit ja fysikaaliset hoitopalvelut). Henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelu hankitaan kokonaispalveluna, jonka hinnoittelu perustuu käyttöön eli toteutuneisiin ostoihin. Hankinta ei sisällä mitään määräostovelvoitetta. Tämä tarjouspyyntö ei sido tilaajaa tilattavan palvelun laajuuteen, vaan tilaaja tekee tarjouksen perusteella päätöksen tilata sopivaksi katsomallaan laajuudella sähköisen henkilöstöetujen maksamis- ja hallinnointipalvelun sopimuskauden aikana. Palvelujärjestelmä tulee integroida Tilaajan palkanlaskentajärjestelmään. Palvelujärjestelmän käyttöönotto ja ylläpito sisältyy kokonaisuuteen. Palvelu peruskäyttäjälle tulee olla käytettävissä vähintään suomen, ruotsin ja englannin kielellä. Tilaajalla on tällä hetkellä käytössään työsuhdematkalippuetu, liikunta- ja kulttuurietu, lounasetu (osittain tuettu ateriointimahdollisuus työnantajan maksamana subventiona sopimuslounasravintoloissa, lounassetelit sekä laitos- ja valvonta-ateriat).

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on henkilöstöetujen sähköinen maksu- ja hallinnointipalvelu, palvelun integroiminen tilaajan palkanlaskentajärjestelmään ja palvelun käyttöönottoprojekti sekä palvelun ylläpito ja kehittäminen.

Helsingin kaupungin (jatkossa ”tilaaja”) on tarkoituksena tarjota etuudet pääsääntöisesti koko henkilöstölle tietyin kriteerein (esim. kriteerinä tietyt työsuhteeseen liittyvät tekijät, joten tilaajalla tulisi olla mahdollista rajata tarpeen mukaan henkilöstöetujen käyttöä ja määrää työntekijäkohtaisesti). Tilaajan tulee voida tarpeen mukaan laajentaa henkilöstöetujen määrää ja/ tai ottaa uusia etuja käyttöön palveluntuottajan tuottamista palveluista samassa maksu- ja hallinnointipalvelussa.

Nyt kilpailutettavaan maksu- ja hallinnointipalvelun tulee sisältää käyttöönotettavina henkilöstöetuina työsuhdematkalippuetu, liikuntaetu, kulttuurietu, lounasetu, terveys- ja lääkäripalveluiden hierontapalvelut sekä henkilöstöetujen yhdistäminen siten, että työntekijä voi itse valita käyttämiensä etujen välillä.

Lisäksi hankinta sisältää mahdollisuuden lisäpalveluiden ostoon sopimuskauden aikana. Lisäetuja ovat terveys- ja lääkäripalvelut Toimittajan tarjoamassa laajuudessa (esim. silmä-, hammas- ja muut erikoislääkärit ja fysikaaliset hoitopalvelut).

Henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelu hankitaan kokonaispalveluna, jonka hinnoittelu perustuu käyttöön eli toteutuneisiin ostoihin. Hankinta ei sisällä mitään määräostovelvoitetta.

Tämä tarjouspyyntö ei sido tilaajaa tilattavan palvelun laajuuteen, vaan tilaaja tekee tarjouksen perusteella päätöksen tilata sopivaksi katsomallaan laajuudella sähköisen henkilöstöetujen maksamis- ja hallinnointipalvelun sopimuskauden aikana.

Palvelujärjestelmä tulee integroida Tilaajan palkanlaskentajärjestelmään. Palvelujärjestelmän käyttöönotto ja ylläpito sisältyy kokonaisuuteen.

Palvelu peruskäyttäjälle tulee olla käytettävissä vähintään suomen, ruotsin ja englannin kielellä.

Tilaajalla on tällä hetkellä käytössään työsuhdematkalippuetu, liikunta- ja kulttuurietu, lounasetu (osittain tuettu ateriointimahdollisuus työnantajan maksamana subventiona sopimuslounasravintoloissa, lounassetelit sekä laitos- ja valvonta-ateriat).

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut 📦
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): 2 500 000 EUR 💰
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 687218
Edistettävä sosiaalinen tavoite: Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa
Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 100
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Myöntämisperusteet
Kiintolukutyyppi: Kiinteä arvo (yhteensä)

Sopimuksen tekeminen
Sopimus/erä myönnetään ✅
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Sopimuksen numero: H020-23 / HEL 2023-002072
Sopimuksen tekopäivä: 2023-11-22 📅
Otsikko: Henkilöstöetujen maksu- ja hallinnointipalvelu
Tarjouksen tunniste: Epassi
Osan tai osien ryhmän tunniste: LOT-0000
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: Epassi Finland Oy
Kansallinen rekisterinumero: 3220764-7
Postitoimipaikka: Espoo
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: info@epassi.fi 📧
Puhelin: 020069000 📞

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Helsingin kaupunki
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Postiosoite: PL 1
Postinumero: 00099
Postitoimipaikka: Helsingin kaupunki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Kauppinen Suvi
Sähköposti: suvi.kauppinen@hel.fi 📧
Puhelin: +358 406700643 📞
URL: http://www.hel.fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Yleinen julkishallinto
Tietoa yhteishankinnoista
Hankintasopimuksen tekee keskitetty hankintaelin ✅

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2023/S 233-734159 (2023-12-01)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut (5 uudet hankinnat)