Asiankäsittelyjärjestelmä

Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön tuleva asianhallintajärjestelmä, joka hankitaan järjestelmän toimittajan tarjoamana kokonaispalveluna (Saas). Hankittavan ratkaisun tulee olla nopeasti käyttöön otettavissa oleva eli ilman merkittäviä räätälöintejä. Tavoittelemme suomalaiselle julkishallinnolle soveltuvaa perinteistä asiankäsittelyjärjestelmää moderneilla toiminnallisuuksilla ja teknologialla. Asiankäsittelyratkaisua käytetään mm. asioiden, niiden käsittelyvaiheiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen tallentamiseen, käsittelyyn ja seurantaan. Kokonaisuuteen liittyy myös asian ja asiakirjan elinkaarta ohjaava tiedonohjausratkaisu sekä sähköinen allekirjoitustoiminnallisuus nk. järjestelmäallekirjoituksena. Kokonaisuuteen kuuluu myös sähköinen arkistointi ennen aineistojen siirtämistä varsinaiseen pitkäaikaissäilytykseen, sekä yhteystietorekisteri ja julkaisun hallinta. Lisäksi kokonaisratkaisussa tulee huomioida tietoturvallisuus, turvallisuusluokitellun aineiston (TL IV-tasoa vastaavat ominaisuudet) käsittelyn vaatimukset osana kokonaisuutta sekä tietosuoja ja sitä koskevat vaatimukset. Osana sähköisen asioinnin sujuvoittamista toteutetaan Suomi.fi-integraatio. Tämä mahdollistaa asiakkaan vahvan tunnistamisen sähköisessä asiointikanavassa (Suomi.fi-tunnistautuminen), viranomaisviestinnän ja todisteellisen tiedoksiannon ensisijaisesti sähköisesti (Suomi.fi-viestit; tarvittaessa paperilla TKJ-palvelun välityksellä), sekä mahdollisesti valtuutetun asioinnin valtuuttajan puolesta (Suomi.fi-valtuudet). (TKJ-palvelu tarkoittaa Postin tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua) Asiankäsittelyjärjestelmäkokonaisuus on yhtenäinen ohjelmistoratkaisu toimialan pääasiassa hallinnollisiin tehtäviin, poikkeuksena tietopyyntöjen käsittely, joka sisältää merkittävän määrän asiakas- ja potilastietoa. Palvelu sisältää ohjelmiston käyttöönoton ja sovellustukipalvelut. SaaS- palveluna toimitettu ratkaisu kattaa alustat, palvelimet, järjestelmien ja integraatioiden ylläpidon, varmistukset, valvonnan, versiopäivitykset sekä GDPR:n, lakien ja pääsopimuksen tietosuojavaatimusten mukaiset tietosuoja-asetukset. Tarkemmin hankinnan kohde ja vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2026-05-18. Hankinta julkaistiin 2026-04-15.

Kuka?

• Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Mitä?

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2026-04-15	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2026-04-15)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Asiankäsittelyjärjestelmä
Viitenumero: HEL 2026-003244
Lyhyt kuvaus:

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön tuleva asianhallintajärjestelmä, joka hankitaan järjestelmän toimittajan tarjoamana kokonaispalveluna (Saas). Hankittavan ratkaisun tulee olla nopeasti käyttöön otettavissa oleva eli ilman merkittäviä räätälöintejä. Tavoittelemme suomalaiselle julkishallinnolle soveltuvaa perinteistä asiankäsittelyjärjestelmää moderneilla toiminnallisuuksilla ja teknologialla.

Asiankäsittelyratkaisua käytetään mm. asioiden, niiden käsittelyvaiheiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen tallentamiseen, käsittelyyn ja seurantaan. Kokonaisuuteen liittyy myös asian ja asiakirjan elinkaarta ohjaava tiedonohjausratkaisu sekä sähköinen allekirjoitustoiminnallisuus nk. järjestelmäallekirjoituksena. Kokonaisuuteen kuuluu myös sähköinen arkistointi ennen aineistojen siirtämistä varsinaiseen pitkäaikaissäilytykseen, sekä yhteystietorekisteri ja julkaisun hallinta. Lisäksi kokonaisratkaisussa tulee huomioida tietoturvallisuus, turvallisuusluokitellun aineiston (TL IV-tasoa vastaavat ominaisuudet) käsittelyn vaatimukset osana kokonaisuutta sekä tietosuoja ja sitä koskevat vaatimukset.

Osana sähköisen asioinnin sujuvoittamista toteutetaan Suomi.fi-integraatio. Tämä mahdollistaa asiakkaan vahvan tunnistamisen sähköisessä asiointikanavassa (Suomi.fi-tunnistautuminen), viranomaisviestinnän ja todisteellisen tiedoksiannon ensisijaisesti sähköisesti (Suomi.fi-viestit; tarvittaessa paperilla TKJ-palvelun välityksellä), sekä mahdollisesti valtuutetun asioinnin valtuuttajan puolesta (Suomi.fi-valtuudet).

(TKJ-palvelu tarkoittaa Postin tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua)

Asiankäsittelyjärjestelmäkokonaisuus on yhtenäinen ohjelmistoratkaisu toimialan pääasiassa hallinnollisiin tehtäviin, poikkeuksena tietopyyntöjen käsittely, joka sisältää merkittävän määrän asiakas- ja potilastietoa. Palvelu sisältää ohjelmiston käyttöönoton ja sovellustukipalvelut. SaaS- palveluna toimitettu ratkaisu kattaa alustat, palvelimet, järjestelmien ja integraatioiden ylläpidon, varmistukset, valvonnan, versiopäivitykset sekä GDPR:n, lakien ja pääsopimuksen tietosuojavaatimusten mukaiset tietosuoja-asetukset.

Tarkemmin hankinnan kohde ja vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä.

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 1 500 000 EUR 💰
Suorituspaikkaa koskevat rajoitukset: Missä tahansa
Kuvaus
Sisäinen tunniste: HEL 2026-003244
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) ✅
Lisätuotteet/palvelut: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Innovaatiohankinnat: Hankitut urakat, tavarat tai palvelut ovat uusia tai huomattavia parannuksia verrattuna jo markkinoilla oleviin urakoihin, tavaroihin tai palveluihin.
Kesto: 24 kuukautta
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:

Sopimuksen jatkaminen Sopimus on voimassa määräaikaisesti 24 kuukautta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään Tilaajan puolelta kuuden (6) kuukauden ja Toimittajan puolelta kahdentoista (12) kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 40
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 60
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2026-05-18 09:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2026-05-18 09:05:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (paikka): Helsinki
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 9 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Hankintasopimuksen toteuttamiseen osoitetun henkilöstön nimet ja ammatillinen pätevyys on ilmoitettava
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2026-05-18 09:05:00 📅
Paikka: Helsinki
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä tilaamista käytetään ✅
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2026-05-03 13:00:00 📅
Turvallisuusselvitys vaaditaan ✅
Kuvaus:

Valittavan toimittajan asiantuntijoista voidaan tehdä henkilön suostumuksella perusmuotoinen henkilöturvallisuusselvitys (turvallisuusselvityslaki 726/2014). Menettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista löytyy tarkempia tietoja osoitteessa www.supo.fi. Turvallisuusselvitys sisältää myös ulkomaansidonnaisuuksien selvittämisen.

Myöntämisperusteet
Painotustyyppi: Painotus (pisteinä, tarkka)
Tarjouspyynnön ehdot
Salassapitosopimus on pakollinen ✅

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Postiosoite: Toinen linja 4 A
Postinumero: 00530
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Sotepe Hankintapalvelut
Sähköposti: sotepe.hankinnat@hel.fi 📧
Puhelin: +358 401580492 📞
URL: https://www.hel.fi/fi/sosiaali-ja-terveyspalvelut 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Terveys
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=599977&tpk=cb1ae401-c094-4e49-8fb0-7dee17d50d3c 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=599977&tpk=cb1ae401-c094-4e49-8fb0-7dee17d50d3c 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Sama kuin: Arvostelurunko
Uudelleentarkastelumenettely
Tarkat tiedot uudelleentarkastelumenettelyjen määräajasta (määräajoista): 14 päivää hankintapäätöksen tiedoksiannosta.
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2026/S 074-259880 (2026-04-15)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)