www-sivujen ylläpito ja kehittäminen

Lyhyt kuvaus

Wordpress-alustalla toimivan Sipoo.fi verkkosivuston tekninen ylläpito palveluna (kokonaisvastuu sivuston toimivuudesta) sekä asiantuntijatyötä erillisveloitettavana sivuston kehittämiseen.

Hankinta sisältää olemassa olevan verkkosivuston siirtämisen tarjoajan ylläpitoon.

Kilpailutuksessa on kolme (3) osakokonaisuutta.

Osakokonaisuus 1. Verkkosivuston siirtoprojekti Tarjoajan palvelinympäristöön

Tilaajan arvio siirrosta ja käyttöönotosta on, että projekti pitää sisällään esimerkiksi seuraavia tehtäviä:
- Olemassa olevan verkkosivuston varmuuskopiointi
- Uuden palvelinympäristön valmistelu (web, PHP, tietokanta)
- Tiedostojen siirto uuteen palvelinympäristöön
- Tietokannan siirto uuteen palvelinympäristöön
- Sivuston osoitteiden ja polkujen päivittäminen
- Sivuston testaaminen (linkit, lomakkeet, fontit, laajennukset, custom-blokit, muut esille tulevat asiat)
- Tarjoajan edellytetään käyttävän nykyaikaisia testaustyökaluja
- Verkkosivuston toimivuuden varmistuttua, käyttöönotto
- Tuotannon jälkeinen vakautusjakso 1–2 viikkoa
- Virhelokien tarkistus
- Käyttäjäkirjautumisen varmistus
- Integraatioiden toimivuuden testaaminen ja tarvittaessa korjaus

Siirtoprojektin yhteydessä Wordpress-versio päivitetään uusimpaan versioon (nykyinen versio 6.8.3).

Tilaaja edellyttää palvelinympäristön sijaitsevan EU-alueella. Palvelinympäristön tulee kattaa tuotantoympäristö ja QA-ympäristö. Nykyisen tuotantoympäristön mitoitus on 16 GB RAM ja 75 GB levytila, mutta sen on arvioitu olevan suorituskyvyltään riittämätön.

Tilaaja toivoo, että sivustolla hyödynnetään välimuistiominaisuutta tai vastaavaa teknologiaa. Palvelinympäristö voi olla pilvipohjainen tai virtualisoitu, kunhan kuormanhallinta on joustavaa. Kapasiteettia tulee kuitenkin olla riittävästi, eikä muiden asiakkaiden kuormituspiikit saa vaikuttaa Sipoo.fi verkkosivuston käyttökokemukseen.

Verkkosivuston tulee olla teknisesti saavutettava WCAG 2.1 AA-tason mukaisesti.

Verkkosivustolla on neljä integraatiota, ja nämä tulee siirtää uuteen palveluun:
- PTV OUT (Suomi.fi)
- Microsoft EntraID (kirjautuminen) ja käyttäjähallinta. Käyttäjiä on noin 90
- Häiriötilannekartta
- Asiointijärjestelmä (asiointi.sipoo.fi)

Tilaaja on tunnistanut tarpeita pienimuotoiselle kehitystyölle käytettävyyden parantamiseksi ja linkkien päivittämiseksi navigaation. Kehitystyö toteutetaan siirtoprojektin yhteydessä. Tilaaja on arvioinut parannustoimien vaativan 10 tuntia kehitystyötä, joka on osa siirtoprojektin kokonaishintaa.

Tarjoaja antaa siirtoprojektille kokonaishinnan (€/projekti).

Tarjoaja täyttää Liite 2 – Hintalomakkeen ja liittää se tarjoukseensa.

Palvelun laskutus alkaa, kun Tilaaja on hyväksynyt siirtoprojektin toimitetuksi vakautusjakson jälkeen.

Osakokonaisuus 2. Verkkosivuston ylläpito kokonaispalveluna

Tilaaja hankkii sivuston ylläpidon palveluna eli toimittajalla on vastuu sivuston teknisestä toimivuudesta. Tilaaja ei hanki yksittäisiä tehtäviä tai toimenpiteitä toimittajalta.

Ylläpito palveluna sisältää tilaajan mielestä esimerkiksi seuraavia tehtäviä:
- Tietoturvapäivitysten pitäminen ajan tasalla ja haavoittuvuuksien korjaaminen
- Wordpress- alustan ja sen lisäosien versioiden päivitykset uusimpiin saatavilla oleviin versioihin
- Palvelunestohyökkäysten torjuminen ja niiden vaikutusten minimointi
- Palvelun turvaamisen toimenpiteet: palvelusta otettava päivittäiset varmuuskopiot, joista neljä viimeisintä versiota on aina palautettavissa. Vaatinee varmuuskopioiden säilyttämisen erillään tuotantoversiosta
- Integraatioiden ylläpito ja toimivuuden varmistaminen
- 24/365 teknisen suorituskyvyn automaattinen monitorointi
- Automaattinen ja reaktiivinen puuttuminen vikatilanteisiin (esimerkiksi integraation kaatuminen, palvelunestohyökkäys)
- Saavutettavuus AA-tason ylläpito ja varmistaminen
- Kirjautuminen Wordpressiin EntraID:n SSO:ta hyödyntäen
- Käyttäjien käyttöoikeuksien automatisoitu hallinta EntraID:n avulla
- Verkkopalvelun SSL-varmenteiden ylläpito
- Säännöllinen raportointi

Selvyyden vuoksi todetaan, että häiriönhallinta on kokonaisuudessaan osa Tarjoajan tarjoamaa kokonaispalvelua.

Tilaajan vaatimukset häiriönhallinnan ja palveluhallinnan palvelutasolle on määritetty Liitteessä 4 – Palvelutasoliite.

Lisäksi todetaan, että Tilaaja ei hyväksy erillistä veloitusta laajennuksista ja komponenteista, jotka edesauttavat Tarjoajan kykyä tuottaa palvelua, mutta joita Tilaaja ei ole etukäteen hyväksynyt, vaan näiden tulee sisältyä tarjottavan palvelun kokonaishintaan.

Ylläpidon kokonaisuus ja palvelutaso arvioidaan kerran vuodessa. Arvioinnissa käsitellään ylläpitoa lisääviä verkkosivustolle tehtyjä ja tehtäviä laajennuksia, esimerkiksi uusia lisäosia.

Tarjoaja antaa tarjottavan palvelun yksikköhinnan (€/kk).

Tarjoaja täyttää Liite 2 – Hintalomakkeen ja liittää se tarjoukseensa.

Osakokonaisuus 3. Erikseen tilattava kehitystyö

Verkkosivuston jatkuvia kehitystarpeita, joita toteutetaan Tilaajan palvelupyyntöjen mukaisesti. Kehitystarpeet ovat esimerkiksi seuraavanlaista kehitystyötä:
- Wordpress-moduulin käyttöönotto
- Integraation toteutus
- Upotusten, laajennusten ja liitännäisten toteutus, esimerkiksi 3D-karttasovellus tai havainnekuva, jossa 3D-malli sijaitsee palvelinympäristössä
- Käytettävyyden parantaminen (navigaatio, tyylikirjastot, teemat ym.)

Mainittakoon, että PTV-integraatioon on tulossa päivitys seuraavan vuoden aikana, joka vaatii kehitystyötä. Kehitystyö toteutetaan Tilaajan käytössä olevan palvelujen kehitysmallin mukaisesti, jossa Tilaaja edellyttää palvelupyynnöille palvelutason. Palvelutaso on määritetty Liitteessä 4 – Palvelutasoliite.

Kehitystyö noudattaa ylläpidon kokonaispalvelun sopimuskautta. Tilaaja arvioi asiantuntijatyönä ostettavan kehitystyön olevan vuositasolla 15 henkilötyöpäivää (7,5 h/htp).

Tarjoaja antaa henkilötyöpäivän hinnan (€/htp) ja tuntihinnan (€/h) kehitystyölle. Tarjoaja täyttää Liite 2 – Hintalomakkeen ja liittää se tarjoukseensa.

Lisätietoja

Palveluista laaditaan erillinen sopimus valituksi tulleen toimittajan kanssa tämän tarjouspyynnön sekä toimittajan tarjouksen mukaan. Valitun toimittajan ja Sipoon kunnan välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan sopimuksen.

Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin.

Sopimuksen hinnat ovat kiinteitä kaksi (2) vuotta sopimuksen alkamisesta. Tämän jälkeen Toimittaja voi muuttaa yksikköhintoja elinkustannusindeksiä vastaavasti, jos elinkustannusindeksi nousee enemmän kuin 4 % kumulatiivisesti. Indeksinä käytetään tilastokeskuksen elinkustannusindeksiä Tilastokeskus - (stat.fi). Peruslukuna käytetään tammikuun 2026 indeksiä. Korotus voi olla kuitenkin enintään 4 % per vuosi. Mikäli elinkustannusindeksi laskee enemmän kuin 2 % vuodessa, tarkistetaan hintoja vastaavasti alaspäin. Hinta ei kuitenkaan voi laskea alhaisemmaksi kuin se tarjoushetkellä on. Ensimmäinen hinnantarkistus voidaan tehdä aikaisintaan toukokuussa 2028 ja sen jälkeen enintään kerran vuodessa.

Sopimusrakenne ja tulkintajärjestys tulee olemaan seuraava:

Käyttöönotto ja Toimitus sovitaan palvelusopimuksilla.
1) Pääsopimus, jonka toimittaja tekee. Siinä sovitaan mm. osapuolet, sopimuksen tarkoitus, sopimusaika ym. asiat tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Sopimukseen kirjataan tässä lueteltu asiakirjojen tulkintajärjestys.
2) Tarjouspyyntö -asiakirja ja Toimittajan hyväksytyn tarjouksen mukana palautetut täytetyt liitteet
3) Dpa_henkilotietojen_kasittelyn_ehdot
4) OHJE Henkilötietojen käsittelyohje Sipoon kunta
5) Turvallisuussopimus_pohja
6) Palvelutasoliitteet
7) JIT 2025 (3kpl): Palvelut, Asiantuntijatyö ja Yleiset sopimusehdot)
8) Toimittajan tarjous liitteineen

Palvelusopimukset tulee olla irtisanottavissa erikseen ja eriaikaisesti. Palvelusopimukset ovat voimassa Pääsopimuksen määräaikaisuuden loppuun asti, jonka jälkeen ne jatkuvat toistaiseksi voimassa olevina. Palvelusopimuksiin noudatetaan Pääsopimuksen irtisanomisehtoja. Palvelusopimukset noudattavat Pääsopimuksen ehtoja ja ovat Pääsopimukselle alisteisia. Sopimuskauden aikana hankittavat uudet palvelut ovat voimassa Pääsopimuksen voimassaoloajan päättymiseen saakka, ellei toisin sovita. Toimittajan omia sopimusehtoja ei hyväksytä tarjouksen tai sopimuksen liitteeksi, eikä niitä tulkita tai sovelleta mitenkään edes niissä tapauksessa, että toimittajan yleisissä hinnastoissa tai palvelunkuvauksissa olisi viittauksia toimittajan yleisiin sopimusehtoihin. Sopimuskauden aikana mahdollisesti tapahtuvista organisaatiomuutoksista johtuen, sopimus tulee voida siirtää tai jakaa tulevien toimittaja- tai käyttäjätahojen kesken alkuperäisillä sopimusehdoilla. Sopimus ei anna toimittajalle yksinoikeutta kaikkien tilaajan tarvitsemien palveluiden toimittamiseen, vaan tilaajalla on perustellusti oikeus hankkia yksittäisiä palveluita muiltakin toimittajilta. Konkreettisin tilanne voi olla esimerkiksi tarvittavan palvelun toimituksen merkittävä haastavuus tai korkea hinta. Toimituksen viivästyminen ja palvelun virhe Palvelut tulee voida ottaa sopimuksen teon jälkeen käyttöön siten, että mahdollisista muutoksista ei aiheudu tarpeetonta haittaa palveluiden käyttäjille eikä hankintayksikön asiakkaille. Mikäli palveluiden käyttöönotto toimittajasta johtuen viivästyy tilauksen yhteydessä sovittavasta toimitusaikataulusta,

Tilaajalla on oikeus toimittajan maksamaan viivästyssakkoon ”JIT 2025 Palvelut” -sopimusliitteen, kohdan Viivästyminen mukaisesti. Mikäli tarjotut palvelut eivät täytä sopimusaikana niille tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, Tilaajalla on oikeus toimittajan maksamaan, Tilaajan esittämään ja perustelemaan korvaukseen palvelun virheestä. Korvauksen määrittelyyn sovelletaan ”JIT 2025 yleiset sopimusehdot” -sopimusliitteen kohtaa Vahingonkorvaus.

Käyttöönotto Toimittaja sitoutuu toimittamaan palvelut Tilaajan kanssa erikseen sopimuksessa määriteltävän käyttöönottoaikataulun mukaisesti.

Tavoiteaikataulu olemassa olevan verkkosivuston siirtoprojektin Tilaajan hyväksymälle läpiviennille on kesäkuun 2026 loppuun mennessä, jolloin teknisen ylläpidon kokonaispalvelu alkaa 1.7.2026.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston julkisia hankintoja ja käyttöoikeussopimuksia koskevaa direktiiviä 2014/23-25/EU. Hankinta voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä.

Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousmenettelyn kieli on suomi. Tarjous tulee laatia tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapunut tarjous jätetään huomiotta. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous on saapunut täydellisenä ja ajoissa. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten jättämisen jälkeen menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
1) Tarjoajan soveltuvuuden täyttymisen tarkastaminen
2) Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
3) Tarjousten vertailu ilmoitettua perustetta soveltaen
4) Parhaan tarjouksen valinta ilmoitetun valintaperusteen mukaisesti
5) Soveltuvuuteen liittyen selvitysten pyytäminen voittajalta ja soveltuvuusvaatimusten täyttämisen tarkastaminen
6) Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekeminen

Luettelo ja lyhyt kuvaus säännöistä ja kriteereistä

Tarjoajalla on yksi julkisen hankintalain alla olevalle organisaatiolle kokonaispalveluna toimitettu verkkosivuston referenssi. Referenssin tulee olla hankintaa vastaavassa kokoluokassa (hankinnan minimiarvo yli 50 k€) ja siinä on käytetty Wordpress-teknologiaa. Verkkosivusto on WCAG 2.1 tason A tai AA tason auditoinnin vaatimukset täyttävä. Mikäli referenssinä käytettävä kokonaispalvelun toimitus edelleen jatkuu, on tästä oltava toimitettuna yli hankinnan minimiarvo. Kokonaispalvelun toimituksen aloitusajankohta tulee olla 1.1.2021 tai myöhemmin. Referenssin kuvaus toimitetaan Liitteellä 2 – Referenssiliite.

Sopimuksen täytäntöönpanoehdot

Määräaikainen sopimuskausi on neljä (4) vuotta. Mikäli Tilaaja tai toimittaja ei ole irtisanonut sopimusta päättymään kuusi (6) kuukautta ennen määräaikaisen kauden loppua, tulee sen jatkua toistaiseksi voimassa olevana.

Tilaaja voi irtisanoa sopimuksen sen ollessa toistaiseksi voimassa kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla ja Toimittaja voi irtisanoa sopimuksen sen ollessa toistaiseksi voimassa kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla.

Edellä olevasta poiketen Tilaajalla on oikeus irtisanoa Tilaajalle tarpeettomaksi jäävät yksittäiset palvelut koska tahansa sopimuskauden aikana 1 kuukauden irtisanomisajalla, irtisanottavien palveluiden maksuvelvoite lakkaa irtisanomisajan päätyttyä.

Sopimuksen voimassa ollessa Tilaaja voi irtisanoa sopimuksen perustellusta syystä JIT 2025 YSE, kohdan 12 mukaisesti.

Kuvaus poissulkemisperusteista

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Lisätietoja

Tarjouspyynnön kuvaus:
Hankintayksikkö pyytää tarjousta seuraavasta palvelukokonaisuudesta:
- Osakokonaisuus 1. Verkkosivuston siirtoprojekti Tarjoajan palvelinympäristöön
- Osakokonaisuus 2. Verkkosivuston ylläpito kokonaispalveluna
- Osakokonaisuus 3. Erikseen tilattava kehitystyö

Toimittajan tulee tarjota kokonaisuutta. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä, ellei vaihtoehtoa ole erikseen tarjouspyynnössä pyydetty. Hankinnassa noudatetaan hankintalakia. Hankinnan kokonaisarvon ylittäviä tarjouksia ei hyväksytä. Hankintailmoitus on julkaistu Hilmassa ja tarjousasiakirjat on asetettu sähköisesti saataville ilmoituksen yhteyteen. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat suomen kielellä ja tarjous tulee antaa suomen kielellä.

Sitovat tarjoukset tulee toimittaa Cloudian Toimittajaportaalissa. Tarjoajan tulee rekisteröityä ko. portaaliin käyttäjäksi. Hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan tarjoajan sähköinen yhteystieto. Hankintayksikkö pidättää itselleen oikeuden olla perustellusta syystä hyväksymättä tarjousta. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot.

Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Asiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia tarjouskilpailun asianosaisille hankintalain 138 §:n mukaisesti. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:n 1 momentin 6 kohdan mukaan tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on kuitenkin aina annettava. Mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia sisältävät kohdat/tiedot tulee merkitä tarjoukseen selkeästi. Jos tarjouksessa on tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia tai muuten salassa pidettävää tietoa, pyydetään tällainen tieto merkitsemään luottamukselliseksi (liikesalaisuus) tarjousasiakirjoihin ja Tarjouspalveluun. Pyydettäessä tarjouksesta on oltava saatavilla myös julkinen versio.