Tiede- ja kulttuuri-instituuttien kiinteistöjen managerointi

Lyhyt kuvaus

Suomen valtion omistamien ulkomailla sijaitsevien tiede- ja kulttuuri-instituuttien kiinteistöjen managerointi.

Hankittava palvelu koskee kiinteistöjen managerointia Suomen valtion ulkomailla olevissa ulkoministeriön hallinnoimissa instituuteissa sekä näyttelykäytössä olevissa kiinteistöissä ja huoneistoissa. Option osalta myös muita Suomen hallinnoimia ulkomailla sijaitsevia kohteita.

Kohteet ovat:
A) Suomen tiedeinstituutti Roomassa, Villa Lante sekä asuntola os. via Falda 18, Rooma
B) Suomen tiedeinstituutti Ateenassa, os. Zitrou 16, Ateena
C) Suomen instituutin asuntola os. Ioannou Soutsou 25, Ateena
D) Suomen kulttuuri-instituutti Pariisissa, os. 65 Rue des Ecoles, Pariisi
E) Yhteispohjoismainen näyttelypaviljonki, Venetsian Biennaali, Venetsia
F) Aalto Paviljonki, Venetsian Biennaali, Venetsia
G) Optiona olevat kohteet määritetään erikseen, mikäli tilaaja päättää ottaa option käyttöön

Hankinnan kuvaus

Suomen valtion omistamien ulkomailla sijaitsevien tiede- ja kulttuuri-instituuttien kiinteistöjen managerointi.

Hankittava palvelu koskee kiinteistöjen managerointia Suomen valtion ulkomailla olevissa ulkoministeriön hallinnoimissa instituuteissa sekä näyttelykäytössä olevissa kiinteistöissä ja huoneistoissa. Option osalta myös muita Suomen hallinnoimia ulkomailla sijaitsevia kohteita.

Kohteet ovat:
A) Suomen tiedeinstituutti Roomassa, Villa Lante sekä asuntola os. via Falda 18, Rooma
B) Suomen tiedeinstituutti Ateenassa, os. Zitrou 16, Ateena
C) Suomen instituutin asuntola os. Ioannou Soutsou 25, Ateena
D) Suomen kulttuuri-instituutti Pariisissa, os. 65 Rue des Ecoles, Pariisi
E) Yhteispohjoismainen näyttelypaviljonki, Venetsian Biennaali, Venetsia
F) Aalto Paviljonki, Venetsian Biennaali, Venetsia
G) Optiona olevat kohteet määritetään erikseen, mikäli tilaaja päättää ottaa option käyttöön

Lisätietoja

Kiinteistöjen manageroinnilla tarkoitetaan korjaus-, ylläpito-, ja muutostöiden teettämistä ja johtamista sekä niiden ohjelmointia ja suunnittelun valvontaa sekä kiinteistönhoidon ja käytön sekä kiinteistön kunnon seurantaa.

Manageroinnilla ei tarkoiteta peruskorjaus- tai perusparannushankkeen rakennuttamistehtäviä.

Noudatettava kiinteistöjen manageroinnin tehtäväluettelo koskee kaikkia edellä mainittuja kohteita ja on pääpiirteissään seuraava:
- kiinteistön hoidon, kiinteistön teknisten laitteiden ja huoltotoimenpiteiden seuranta ja ohjeistus
- kiinteistön ja tilojen toiminnallisuuden, teknisen ja esteettisen kunnon seuranta
- elinkaaren aikaisen kiinteistönpidon suunnitelmallinen toteuttaminen (PTS, huoltokirjojen ylläpito)
- tehdä esitykset tilaajalle tarvittavien kiinteistön kuntokartoitusten sekä kuntotutkimusten ja kuntoselvitysten teettämisestä (korjaus RYL -esiselvitykset)
- kiinteistön korjaustöiden ohjelmointi ja kiinteistön käytön muutosten vaikutusten ennakoiminen pidemmällä aikavälillä sekä muutostöiden hankesuunnittelu
- 5-vuotistoiminta- ja taloussuunnitelmien laatiminen ja hyväksyttäminen tilaajalle- kohdekiinteistön seuraavan vuoden korjauksien kustannusarvion laadinta
- tarvittavat neuvottelut ja yhteydenpito käyttäjän, suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden kanssa- korjaustöiden ohjelmointi alkavalle vuodelle
- ohjelman hyväksyttäminen tilaajalla
- hyväksytyn ohjelman toteuttaminen- korjaustarpeiden havaintojen keruu ja ohjelman täydentäminen
- yhteistyö konsultoivien suunnittelijoiden kanssa ja suunnittelun ohjaus
- ennalta sovittujen töiden suunnitelmien hyväksyttäminen tilaajalla
- tarvittavien tutkimusten tilaaminen ja analysointi (valtuuksien puitteissa)
- tarvittavan työmaavalvonnan tilaaminen (valtuuksien puitteissa)
- korjaustöiden seuranta saatavien raporttien pohjalta
- korjaustöiden suorittajien ja konsulttien laskujen tarkastus
- tilaajan edunvalvonta urakoinneissa
- tehtyjen korjaustöiden tarkastaminen, hyväksyminen ja dokumentointi- kustannus- ja muiden raporttien laatiminen tilaajalle
- takuutarkastusten suoritus edellisen vuoden töistä
- palautetiedon kerääminen ja käsittely edellisen vuoden korjaustöistä

Muut laajemmat esim. peruskorjausluonteisten korjaustöiden edellyttämät rakennuttajatehtävät eivät sisälly kiinteistön manageroinnin tehtäviin, vaan niistä sovitaan erikseen osapuolten kesken hyvissä ajoin. Hankinnoissa noudatetaan Ulkoministeriön hankintaohjeita ja julkisen hankinnan lainsäädäntöä.

RT -kortti
RT 103778 KIINTEISTÖNPITONIMIKKEISTÖ 2025

1 OPERATIIVINEN KIINTEISTÖJOHTAMINEN
1.2 Toimitilakiinteistöt
1.2 Toimitilakiinteistöt

1.2.1 Kiinteistöstrategia (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.2 Hallinto
1.2.2.1 Päätöksenteko
1.2.2.1.1 Strateginen päätöksenteko (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.2.1.2 Operatiivinen päätöksenteko
1.2.2.2 Sopimukset
1.2.2.2.1 Kiinteistöjohtamispalvelusopimukset
1.2.2.2.2 Kiinteistöpalvelusopimukset
1.2.2.2.3 Liittymis- ja toimitussopimukset
1.2.2.3 Vuokraustoiminta (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.2.4 Riskienhallinta
1.2.2.4.1 Pelastustoiminta
1.2.2.4.3 Vakuutusasiat (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.2.5 Viestintä
1.2.2.5.1 Viestintä ja raportointi omistajalle
1.2.2.5.2 Viestintä kiinteistön käyttäjille
1.2.2.6 Viranomaisyhteydet
1.2.2.6.1 Ilmoitusten tekeminen
1.2.2.6.2 Lainsäädännön ja kunnallisten suunnitelmien seuraaminen
1.2.2.7 Asiakirjahallinta
1.2.2.7.1 Asiakirjojen ja arvopaperien arkistointi ja säilyttäminen
1.2.2.7.2 Osakeluettelon ylläpito
1.2.2.8 Asiakaspalvelu

1.2.3 Talous
1.2.3.1 Talous- ja toimintasuunnittelu (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.3.2 Talousarvio ja sen seuranta
1.2.3.3 Rahaliikenne (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.3.4 Kirjanpito ja tilinpäätös (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)

1.2.4 Kiinteistönhoito
1.2.4.1 Kiinteistönhoito ja sen ohjaus
1.2.4.2 Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje (Kiinteistönpitokirja)
1.2.4.3 Energia ja vesi
1.2.4.3.1 Kulutustavoitteet ja niiden seuranta
1.2.4.3.2 Energiatodistus (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.4.4 Viranomaismääräysten mukaiset tarkastukset
1.2.4.4.1 Sähköturvallisuus
1.2.4.4.2 Hissiturvallisuus
1.2.4.4.3 Rakennuksen palo- ja poistumisturvallisuus

1.2.5 Kunnossapito
1.2.5.1 Kiinteistön kunnon hallinta
1.2.5.1.1 Kuntoarviot (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.5.2 Kunnossapitosuunnitelma
1.2.5.3 Korjausohjelma
1.2.5.4 Vuosikorjaukset
1.2.5.5 Tilamuutokset (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.5.7 Ennakoimaton kunnossapito

Pääkohde tai suorituspaikka

Hankittava palvelu koskee kiinteistöjen managerointia Suomen valtion ulkomailla olevissa ulkoministeriön hallinnoimissa instituuteissa sekä näyttelykäytössä olevissa kiinteistöissä ja huoneistoissa. Option osalta myös muita Suomen hallinnoimia ulkomailla sijaitsevia kohteita.

Vaihtoehtojen kuvaus

Optiona olevat kohteet määritetään erikseen, mikäli tilaaja päättää ottaa option käyttöön. Optiokohteiden manageroinnin ennakoitu arvo on noin 150.000.00-300.000,00 euroa ilman arvonlisäveroa. Optiokohteita tulisivat olemaan vielä määrittelemättömät Suomen edustustot ulkomailla.

Kiinteistöjen manageroinnilla tarkoitetaan korjaus-, ylläpito-, ja muutostöiden teettämistä ja johtamista sekä niiden ohjelmointia ja suunnittelun valvontaa sekä kiinteistönhoidon ja käytön sekä kiinteistön kunnon seurantaa.

Manageroinnilla ei tarkoiteta peruskorjaus- tai perusparannushankkeen rakennuttamistehtäviä.

Noudatettava kiinteistöjen manageroinnin tehtäväluettelo koskee kaikkia edellä mainittuja kohteita ja on pääpiirteissään seuraava:
- kiinteistön hoidon, kiinteistön teknisten laitteiden ja huoltotoimenpiteiden seuranta ja ohjeistus
- kiinteistön ja tilojen toiminnallisuuden, teknisen ja esteettisen kunnon seuranta
- elinkaaren aikaisen kiinteistönpidon suunnitelmallinen toteuttaminen (PTS, huoltokirjojen ylläpito)
- tehdä esitykset tilaajalle tarvittavien kiinteistön kuntokartoitusten sekä kuntotutkimusten ja kuntoselvitysten teettämisestä (korjaus RYL -esiselvitykset)
- kiinteistön korjaustöiden ohjelmointi ja kiinteistön käytön muutosten vaikutusten ennakoiminen pidemmällä aikavälillä sekä muutostöiden hankesuunnittelu
- 5-vuotistoiminta- ja taloussuunnitelmien laatiminen ja hyväksyttäminen tilaajalle- kohdekiinteistön seuraavan vuoden korjauksien kustannusarvion laadinta
- tarvittavat neuvottelut ja yhteydenpito käyttäjän, suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden kanssa- korjaustöiden ohjelmointi alkavalle vuodelle
- ohjelman hyväksyttäminen tilaajalla
- hyväksytyn ohjelman toteuttaminen- korjaustarpeiden havaintojen keruu ja ohjelman täydentäminen
- yhteistyö konsultoivien suunnittelijoiden kanssa ja suunnittelun ohjaus
- ennalta sovittujen töiden suunnitelmien hyväksyttäminen tilaajalla
- tarvittavien tutkimusten tilaaminen ja analysointi (valtuuksien puitteissa)
- tarvittavan työmaavalvonnan tilaaminen (valtuuksien puitteissa)
- korjaustöiden seuranta saatavien raporttien pohjalta
- korjaustöiden suorittajien ja konsulttien laskujen tarkastus
- tilaajan edunvalvonta urakoinneissa
- tehtyjen korjaustöiden tarkastaminen, hyväksyminen ja dokumentointi- kustannus- ja muiden raporttien laatiminen tilaajalle
- takuutarkastusten suoritus edellisen vuoden töistä
- palautetiedon kerääminen ja käsittely edellisen vuoden korjaustöistä

Muut laajemmat esim. peruskorjausluonteisten korjaustöiden edellyttämät rakennuttajatehtävät eivät sisälly kiinteistön manageroinnin tehtäviin, vaan niistä sovitaan erikseen osapuolten kesken hyvissä ajoin. Hankinnoissa noudatetaan Ulkoministeriön hankintaohjeita ja julkisen hankinnan lainsäädäntöä.

RT -kortti
RT 103778 KIINTEISTÖNPITONIMIKKEISTÖ 2025

1 OPERATIIVINEN KIINTEISTÖJOHTAMINEN
1.2 Toimitilakiinteistöt
1.2 Toimitilakiinteistöt

1.2.1 Kiinteistöstrategia (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.2 Hallinto
1.2.2.1 Päätöksenteko
1.2.2.1.1 Strateginen päätöksenteko (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.2.1.2 Operatiivinen päätöksenteko
1.2.2.2 Sopimukset
1.2.2.2.1 Kiinteistöjohtamispalvelusopimukset
1.2.2.2.2 Kiinteistöpalvelusopimukset
1.2.2.2.3 Liittymis- ja toimitussopimukset
1.2.2.3 Vuokraustoiminta (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.2.4 Riskienhallinta
1.2.2.4.1 Pelastustoiminta
1.2.2.4.3 Vakuutusasiat (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.2.5 Viestintä
1.2.2.5.1 Viestintä ja raportointi omistajalle
1.2.2.5.2 Viestintä kiinteistön käyttäjille
1.2.2.6 Viranomaisyhteydet
1.2.2.6.1 Ilmoitusten tekeminen
1.2.2.6.2 Lainsäädännön ja kunnallisten suunnitelmien seuraaminen
1.2.2.7 Asiakirjahallinta
1.2.2.7.1 Asiakirjojen ja arvopaperien arkistointi ja säilyttäminen
1.2.2.7.2 Osakeluettelon ylläpito
1.2.2.8 Asiakaspalvelu

1.2.3 Talous
1.2.3.1 Talous- ja toimintasuunnittelu (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.3.2 Talousarvio ja sen seuranta
1.2.3.3 Rahaliikenne (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.3.4 Kirjanpito ja tilinpäätös (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)

1.2.4 Kiinteistönhoito
1.2.4.1 Kiinteistönhoito ja sen ohjaus
1.2.4.2 Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje (Kiinteistönpitokirja)
1.2.4.3 Energia ja vesi
1.2.4.3.1 Kulutustavoitteet ja niiden seuranta
1.2.4.3.2 Energiatodistus (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.4.4 Viranomaismääräysten mukaiset tarkastukset
1.2.4.4.1 Sähköturvallisuus
1.2.4.4.2 Hissiturvallisuus
1.2.4.4.3 Rakennuksen palo- ja poistumisturvallisuus

1.2.5 Kunnossapito
1.2.5.1 Kiinteistön kunnon hallinta
1.2.5.1.1 Kuntoarviot (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.5.2 Kunnossapitosuunnitelma
1.2.5.3 Korjausohjelma
1.2.5.4 Vuosikorjaukset
1.2.5.5 Tilamuutokset (Kuuluu osittain esim. Toteutus tilaajan ohjeistuksen ja lähtötietojen jälkeen)
1.2.5.7 Ennakoimaton kunnossapito

Tarkat tiedot uudelleentarkastelumenettelyjen määräajasta (määräajoista)

Oikaisuvaatimus ja valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.